از آنجایی که توصیف و تنظیم اسناد به عنوان کلیدی راه گشا در ساماندهی و مدیریت اسناد ایفای نقش می کند و هدف اصلی آن حمایت از ساختار اصلی و بافت و شکل تولید اسناد است تا از این طریق ارزش استنادی و اصالت آنها حفظ و نگهداری شود، لذا شورای جهانی آرشیو(ایکا) اقدام به تدوین استاندارد ایساد نمود که هدف آن ایجاد شالوده اصولی بود که برای توسعه استانداردهای توصیف آرشیوی در سطح بین المللی قابل استفاده باشد. بنابر ایکا؛ چهار هدف برای استاندارد توصیف آرشیوی تعیین کرد؛ آنها عبارتند از:
1- اطمینان از ایجاد توصیفی سازگار، یکدست، مناسب و واضح یعنی بدون نیاز به شرح و توضیح
2- فراهم کننده بازیابی و تبادل اطلاعات در مورد مواد آرشیوی
3- قابلیت به اشتراک گذاردن داده های مجاز
4- ایجاد ائتلاف بین توصیف آرشیوی در مخازن مختلف که در یک نظام اطلاع رسانی واحد قرار می گیرد.
کارگروه توصیف آرشیوی ایکا بنابر اصول تدوین شده، مجموعه ای کلی از قواعد توصیف آرشیوی را که اکنون به عنوان پیش نویس استاندارد کلی بین المللی توصیف آرشیوی نام دارد، منتشر ساخت. این پیش نویس بیست و پنج عنصر متداول برای توصیف آرشیوی در دنیا را مشخص می کند و بر طبق مدل ISBD(G)[i] طرح ریزی شده است.
اولین قدم که کارگروه ملتزم به انجام آن برای ایجاد ایساد شد بررسی مقایسه ای از سه استاندارد اصلی مربوط به استاندارد داده های محتوایی [ii]شد. این استانداردها عبارت بودند از:
استاندارد داده های محتوایی انگلو امریکن، آ پی پی ام[iii] امریکا، قواعد توصیف آرشیوی[iv]کانادا و راهنمای توصیف آرشیوی[v] انگلیس.
بررسی ها نشان داد که آرشیوداران در کانادا و انگلستان در دهه اخیر پیگیر استانداردهای توصیف اسناد بوده اند اما اهداف و تئوری هایشان، آنها را به سمتی کاملا مخالف با آنچه در آمریکاست کشاند.
تعریف اسناد الکترونیکی دولتی که شامل همه نوع اطلاعات صرف نظر از فرمت ایجادی یا کاربردی در مرحله ای از کارکرد فعالیت دولتی یا تراکنش دولتی است.
باید به گونه ای باشد که بوسیله آن موارد زیر مستثنی شود:
· مواد موزه ای و کتابخانه ای که ساخته شده یا بوجود آمده و منحصرا برای ارجاع یا نمایشگاه نگهداری می شوند.
· کپی های اضافه اسناد که فقط برای راحتی در ارجاع نگهداری می شوند.
· پرونده های پردازش شده و انتشارات انبار شده
· نوارها و کپن ها یا دیگر اوراق قرضه یا مدرکی از بدهکاری ، موارد امحایی که بوسیله قوانین خاص و مربوط به خود اداره می شوند
پس یک سند الکترونیکی که به روش الکترونیکی ایجاد، گسترش، ارسال، مرتبط، دریافت یا ذخیره سازی می شود، مثل سند کاغذی، به خط مشی مدیریت اسناد در درازمدت نیازمندست.
در تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی به طراحی ، ارتباط و آموزش نیاز است و زمانی که به تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی پرداخته می شود باید در سیاست خود، آمیزه ای از موارد زیر را در نظر داشت:
· چارچوب قانونی که در سازمان بکار می رود
· تمام مواردی که بایگانان نیاز داشته و در نظر دارند (منظور از بایگان: ایجاد کنندگان سند، کارمندان تکنولوژی اطلاعات، کارمندان مدیریت اسناد)
· تمام وجوه مرتبط از اسناد الکترونیکی
· مدیریت مطلوب چرخه ها و تکنولوژی
· نیازهای دسترسی و ذخیره سازی طولانی مدت ( هردو جنبه قانونی و عملکردی)
آنطور که به نظر می رسد یکپارچگی خط مشی به ارتباط بین مدیریت اسناد و عملکرد آن بستگی دارد و نیز از طریق خط مشی باید نسبت به روش اجرای مدیریت اسناد اطمینان حاصل آید به نحوی که بتواند کارهای روزانه را پشتیبانی نموده و نیازهای عملکردی بلندمدت را تامین کند و در عین حال مقتضیات قانونی را رعایت نماید.
می توان از سوالات زیر به عنوان خط مشی تدوین مدیریت بهره جست. بررسی دقیق این سوالات کمک خواهد کرد تا مطمئن شدکه:
· همه بایگان ها با این پردازش موافقند و حاضر به استفاده از روند کار در این خط مشیی که تبیین شده هستند.
· خط مشی ملاحظات قانونی مثل مسئولیت پذیری عمومی، جداول زمانی تعیین تکلیف اسناد و قابل قبول بودن اسناد را رعایت کرده است.
· ایجاد حداکثر تاثیر از طریق همکاری با سازمانهای دیگر و تقویت تجربیات آنان فراهم می شود.
سوالات قابل بحث
· سازمان با چه موضوع قانونی روبروست؟ چه کسی نیاز به دسترسی به اسناد سازمان دارد(عموم، سازمان های دولتی دیگر)؟ آیا اطلاعاتی وجود دارد که باید قابل دسترسی عموم باشد؟ آیا اطلاعاتی هست که نباید عمومی باشد و طبق طبقه بندی خاص نباید برای عموم باز باشد( مثل شماره های امنیتی اجتماعی، اسناد طبقه بندی شده)؟
· آیا فقط یک جدول زمانی عمومی تعیین تکلیف وجود دارد یا به تعیین یا ایجاد جدول های زمانی متنوع برای سازمانهای مشخص نیازست که باید از قسمت توصیف اسناد جویا شد؟
· نقش گروه ها و افراد در سازمان برای اطمینان از مشارکت در چرخه ها چیست؟ چطور می توان طرح مناسب، ارتباطات و مشارکت را در میان افرادی که اسناد الکترونیکی ایجاد و استفاده می کنند ایجاد کرد؟ چه سطح کنترلی را افراد و گروه ها باید داشته باشند؟
· آیا می توان با سازمان های دولتی دیگر برای صرفه جویی در وقت و هزینه و ساده و موثر کردن روند همکاری کرد؟
· چه کاری را می توان معین و در موقعیت خود بکار بست؟
· چرخه حیات برای داده های یک سازمان چیست؟کی باید اسناد دریافت شوند؟ چطور می توان زنجیره اسنادمان را توصیف کنیم؟ در کدام مرحله از زنجیره نیاز است اسناد بطور فعال مدیریت شوند؟آیا سودی در تدوین یک مدل از کارکرد چرخه برای کمک در این بحث وجود دارد؟
· چطور از دسترس پذیری و حفاظت بلند مدت اطمینان حاصل می شود؟
· انتخاب، برای نگهداری بلند مدت چه خواهد بود؟منافع هر انتخاب چیست؟ چطور هر یک از انتخاب ها در موقعیت خاص،کار خواهند کرد؟ بودجه سازمان چقدر است؟
· سازمان چه منابع فنی دارد؟ چه مقدار از چرخه انتخابی ، می تواند خودکار باشد یا باید خودکار باشد؟
· چه نوع از چرخه ارزشیابی برای تعیین اینکه چه اسنادی برای نگهداری هستند مورد استفاده قرار خواهد گرفت؟ چطور اطمینان حاصل می شود که این چرخه همه اسنادی را که توسط قانون معین شده اند را مشخص می کند؟
· چه آموزشی برای کارمندان لازم است تا مطمئن شد که همه با سیاست و چرخه های جدید موافق شده اند؟
· چه عناصری از اسناد الکترونیکی لازم است که حفظ شوند ( مثل محتوای متن فقط، ظاهر گرافیکی، تعاملی بودن)؟
· چه فراداده هایی برای جمع آوری و حفظ لازم داریم؟
در مدیریت اسناد؛خط مشی معینی که سازمان تدوین و اجرا می کند منحصر بفرد خواهد بود اما همه خط مشی ها در اهداف کلی مشترکند. فرقی نمی کندخط مشی نهایی چیست، اسنادی که در خط مشی مدیریت وجود دارند باید دارای خصوصیات زیر باشند:
· موثوق بودن: اسناد قابل وثوق، دارای اطلاعاتی هستند که می توان به آنها اعتماد کرد و اصالت دارند. یکی از نکات کلیدی در مورد موثوق بودن، مقبولیت قانونی است به این معنا که آیا اسناد به عنوان مدرک در دادگاه قابل قبول هست یا خیر؟
· تمامیت: اسناد باید همه اطلاعات ضروری را داشته باشند تا از مفید بودنشان در طولانی مدت، اطمینان حاصل آید. همچنین نیاز است فراداده های ضروری اسناد دریافت و نگهداری شود. فراداده، داده برای داده ای است که ارتباط بین اسناد و فعالیت سازمان و نیز ارتباط با اسناد دیگر را ثبت و ضبط می کند. فراداده شامل اجزایی نظیر ایجادگر سند، تاریخ ایجاد و ردیف اسنادی که اسناد به آنها تعلق دارند، می باشد.
· دسترسی: می توان اسناد سازمان را به روشی دسته بندی و در محلی قرار داد تا برای همه اشخاصی که به آن ها نیاز دارند، دسترس پذیر گردد. بعضی از اسناد باید فورا دسترس پذیر باشند در حالی که برخی اینگونه نیستند. درکل اسناد باید برای عموم دسترس پذیر باشند مگر اینکه بر اساس قانون، غیر عمومی رده بندی شده باشند.
خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی[i]
ورود به عصر اطلاعات به معنی آن است که اکنون اغلب تاریخ ما در شکل الکترونیکی ثبت و ضبط می شود . فعالیت سازمانی دوایر دولتی و نیمه دولتی نیز از جمله این موارد است. به همین دلیل تدوین یک خط مشی کلی برای مدیریت اسناد الکترونیکی نه تنها لازم، بلکه از ضروریات اولیه است. خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان های دولتی و نیمه دولتی همانطور که منعکس کننده عملکرد مدیریتی مطلوب و انتخاب های تکنولوژیکی آن هاست ، باید با مقررات قانونی نیز تطابق داشته باشد .
در شروع تدوین خط مشی برای مدیریت اسناد الکترونیکی سوالات زیادی وجود دارد که باید به آن ها پاسخ گفت. برای نمونه سوال هایی نظیر سوال های زیر وجود دارد:
· چه قانونی در اسناد الکترونیکی کاربرد دارد و به عبارتی قوانین حاکم بر اسناد الکترونیکی کدامند؟
· چطور می توان از اسناد الکترونیکی استفاده کرد و چطور می توان در عین حالی که از دسترس پذیری اسناد عموم مطمئن بود ، از اسناد غیر عمومی حمایت کرد و از امنیت آن ها مطمئن شد؟
· چه کسی مسئول تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی ماست؟
· چطور پرونده های الکترونیکی را امحا کنیم آیا در اسناد الکترونیکی روند امحایی جایی دارد؟
· آیا ما باید اسناد الکترونیکی خود را متفاوت با اسناد کاغذی مدیریت کنیم؟
· چگونه بدانیم چه اطلاعاتی در اسناد الکترونیکی موجودست؟
· آیا کپی اسناد الکترونیکی به جای اصل ، قابل قبول است؟
آیا اسناد الکترونیکی دارای همان مشخصه های قانونی اسناد کاغذیست؟
متادیتا چیست؟
اغلب متادیتا را "داده برای داده" تعریف کرده اند. تعریف بهتر این است که بگوییم اطلاعات ساخته شده ای از یک منبع. مثلا فهرست راهنمای فروش اجناس خانگی اطلاعاتی در مورد متادیتای آن اجناس می دهد مثل : قیمت، عنوان تجاری، رنگ و ظرفیت. یا فهرست راهنمای یک کتابخانه شامل متادیتای مرتبط با کتابها است مثل : عنوان کتاب، نویسنده ، ناشر و غیره. متادیتا منابع را قابل بازیابی می کنند به این صورت که تعیین می کنند منابع در مورد چه هستند و یا چطور با ساختار توصیف شده در سریها قابل بازیابی هستند.
در بهترین حالت، متا دیتا می تواند برای شرح ساختارهای اطلاعاتی مثل استانداردهای تکنیکی و سیاستهای ارتباطی (میانجی) که بر ارتباطات تفوق دارند، بکار گرفته شوند. e-GIF به متادیتاهای خاصی که به یافتن منابع و مدیریت اسناد اهمیت می دهد و آن تعداد از عناصری که برای مدیریت اداری اطلاعات و بازیابی موفق نیاز است
متا دیتای نگهداری اسناد چیست؟
متادیتای نگهداری اسناد داده ای است که استفاده و مدیریت اسناد را تسهیل می کند. مخصوصا در کاربردهای الکترونیکی متا دیتا می تواند مفهومی از بهبود سیستم باشد و کمک کند تا لوازم نگهداری اسناد دیده شده و آنها را پوشش می دهد.
چرا متادیتای نگهداری اسناد مهم است؟
علت تهیه متادیای نگهداری اسناد و ایجاد استاندارد برای آن» این است که:
- دولت مدرن برای استفاده بهتر از اطلاعات اداری ، سیستمها و سیاستها و همچنین سرویسهایی که برای رفع نیاز شهروندان طراحی شده است را بهم پیوند دهد.
- استاندارد کردن سیستمهای اطلاعاتی دولتی به نحوی که از پرتال مرکزی به راحتی قابل دسترسی باشند.
- سیستمهای جدید برای کنترل و بررسی اسناد الکترونیکی درست شده اند. اسناد اداری در قالبهای کاغذی ذخیره سازی نخواهند شد.
- متادیتا مدیریت و یافتن اطلاعات را تسهیل می کند( اطلاعات در اشکال صفحات وب، اسناد الکترونیکی، فایلهای کاغذی و یا صفحه گستر)
فراداده ( متادیتا) در ایجاد داده مؤثر است لذا بنحوی ساخته می شود که سازگار با کلیت سازمان باشد
سیستمهای نگهداری اسناد نرم افزارهای معمولی و ساده ای نیستند که برای مدیریت اسناد طراحی شده باشند. آنها یک مجموعه منظمی از: