تبیین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی

می توان از سوالات زیر به عنوان خط مشی تدوین مدیریت بهره جست. بررسی دقیق این سوالات کمک خواهد کرد تا مطمئن شدکه:

·        همه بایگان ها با این پردازش موافقند و حاضر به استفاده از روند کار در این خط مشیی که تبیین شده هستند.

·        خط مشی ملاحظات قانونی مثل مسئولیت پذیری عمومی، جداول زمانی تعیین تکلیف اسناد و قابل قبول بودن اسناد را رعایت کرده است.

·        ایجاد حداکثر تاثیر از طریق همکاری با سازمانهای دیگر و تقویت تجربیات آنان فراهم می شود.

سوالات قابل بحث

·        سازمان با چه موضوع قانونی روبروست؟ چه کسی نیاز به دسترسی به اسناد سازمان دارد(عموم، سازمان های دولتی دیگر)؟ آیا اطلاعاتی وجود دارد که باید قابل دسترسی عموم باشد؟ آیا اطلاعاتی هست که نباید عمومی باشد و طبق طبقه بندی خاص نباید برای عموم باز باشد( مثل شماره های امنیتی اجتماعی، اسناد طبقه بندی شده)؟

·        آیا فقط یک جدول زمانی عمومی تعیین تکلیف وجود دارد یا به تعیین یا ایجاد جدول های  زمانی متنوع برای سازمانهای مشخص نیازست که باید از قسمت توصیف اسناد جویا شد؟

·        نقش گروه ها و افراد در سازمان برای اطمینان از مشارکت در چرخه ها چیست؟ چطور می توان طرح مناسب، ارتباطات و مشارکت را در میان افرادی که اسناد الکترونیکی ایجاد و استفاده می کنند ایجاد کرد؟ چه سطح کنترلی را افراد و گروه ها باید داشته باشند؟

·        آیا  می توان با سازمان های دولتی دیگر برای صرفه جویی در وقت و هزینه و ساده و موثر کردن روند همکاری کرد؟

·        چه کاری را می توان معین و در موقعیت خود بکار بست؟

·        چرخه حیات برای داده های یک سازمان چیست؟کی باید اسناد دریافت شوند؟ چطور می توان زنجیره اسنادمان را توصیف کنیم؟ در کدام مرحله از زنجیره نیاز است اسناد بطور فعال مدیریت شوند؟آیا سودی در تدوین یک مدل از کارکرد چرخه برای کمک در این بحث وجود دارد؟

·        چطور از دسترس پذیری و حفاظت بلند مدت اطمینان حاصل می شود؟

·        انتخاب، برای نگهداری بلند مدت چه خواهد بود؟منافع هر انتخاب چیست؟ چطور هر یک از انتخاب ها در موقعیت خاص،کار خواهند کرد؟ بودجه سازمان چقدر است؟

·        سازمان چه منابع فنی دارد؟ چه مقدار از چرخه انتخابی ، می تواند خودکار باشد یا باید خودکار باشد؟

·        چه نوع از چرخه ارزشیابی برای تعیین اینکه چه اسنادی برای نگهداری هستند مورد استفاده قرار خواهد گرفت؟ چطور اطمینان حاصل می شود که این چرخه همه اسنادی را که توسط قانون معین شده اند را مشخص می کند؟

·        چه آموزشی برای کارمندان لازم است تا مطمئن شد که همه با سیاست و چرخه های جدید موافق شده اند؟

·        چه عناصری از اسناد الکترونیکی لازم است که حفظ شوند ( مثل محتوای متن فقط، ظاهر گرافیکی، تعاملی بودن)؟

·        چه فراداده هایی برای جمع آوری و حفظ لازم داریم؟