جدول نواحی هفت گانه توصیف
نواحی هفت گانه توصیف | 1 - ناحیه شرح شناسایی (Identity Statement Area) | الف- کدهای ارجاعی (Reference code(s)) ب – عنوان (Title) ج – تاریخ ( و یا تاریخ ها) (Date(s)) د – سطح توصیف (Level of description) ه - کمیت و نوع رسانه واحد توصیف( اعم از حجم، وسعت، اندازه و مقدار و......) (Extent and medium of the unit of description(quantity, bulk, or size) |
2 - ناحیه سابقه (Context Area) | الف - نام تولید کننده Name of creator(s))) ب- تاریخچه اداری (Administrative/Biographical history) ج - سابقه آرشیوی (Archival history) د - منبع بی واسطه دریافت و یا انتقال (Immediate source of acquisition or transfer) | |
3 - ناحیه محتوا و ساختار (Content and Structure Area) | الف - گستره و محتوا (Scope and content) ب - ارزشیابی ، امحا و برنامه های زمان بندی تعیین تکلیف (Appraisal, destruction and scheduling infprmation) ج – احتمال افزایش (Accruals) د – سیستم تنظیم (System of arrangement) | |
4 - ناحیه شرایط دسترسی و استفاده (Condition of Access and Use Area) | الف – شرایط دسترسی(Conditions governing accss) ب – شرایط تولید دوباره ( کپی، اسکن و......) (Conditions governing reproduction) ج - زبان و یا خط متن سند (Language/scripts of material) د - خصوصیات فیزیکی و نیازمندیهای تکنیکی (Physical characteristics and technical requirements) ه – راهنماهای بازیابی (Finding aids) | |
5 - ناحیه اسناد پیوسته (Allied Materials Area) | الف - وجود و محل اصل اسناد (Existence and location of original) ب - وجود و محل کپی اسناد(Existence and location of copies) ج – واحدهای مرتبط توصیفی(Related units of description) د – تذکر انتشار(Publication note) | |
6 - ناحیه تذکرات (Notes Area) | الف – نکته(Note) | |
7 - ناحیه کنترل توصیف (Description Control Area) | الف – تذکرات آرشیویست(Archivist's note) ب – قوانین و یا قراردادها(Rules or Conventions) ج - تاریخ توصیف و یا تاریخ های توصیف(Date(s) of descriptions) |
قوانین توصیفی رهنمودهای کلی ای هستند که مسیر توصیف مواد آرشیوی را مشخص می کنند اما برای اینکه توصیف مواد از یک طرح و نقشه واحد پیروی نماید لازم است اجزا و عناصر مؤثر در توصیف معلوم و دسته بندی شوند زیرا با دسته بندی و ایجاد نواحی مشخص توأم با تعیین مؤلفه ها و زیرشاخه های لازم در هر ناحیه، نه تنها می توان ذخیره سازی را بهتر و دقیق تر انجام داد و از هیچ عنصر اطلاعاتی غافل نشد، بلکه برای تبادل و یا انتقال اطلاعات پردازش شده، راحتر برنامه ریزی کرد. عناصر توصیف مطابق با آنچه در "ایساد (جی)ISAD " آمده است به هفت ناحیه تقسیم می شود و هر یک نیز زیر شاخه های مناسب خود را دربردارند. البته ذکر این نواحی تنها برای آشنایی است و هر یک از کشورها بنا بر مقتضیات بومی خود می توانند قسمتی و یا تمام آنها را بکار گیرند. استفاده از این نواحی به منظور تسهیل در تبادلات کشوری و نیز بین المللی، بسیار مهم است و هر مرکز آرشیوی برای استاندارد سازی شیوه های تنظیم و پردازش خود ناگزیر از تبعیت خواهد بود ناگفته نماند استاندارد کلی ای که شورای جهانی آرشیو برای توصیف مواد آرشیوی ارائه می کند دارای قوانین و عناصری است که بدون در نظر گرفتن شکل و یا نوع رسانه ماده آرشیوی، به بیان دستورات و راهکارها می پردازد و بصورت عام کاربرد شایسته دارند.
پاسخ به این سوال که چه اطلاعاتی را باید حفظ کرد؟ وابستگی تام و تمام به کوشش آرشیویست در ثبت کلیه موضوعات یک پدیده دارد و تعیین این که چه میزان از یک پدیده را باید ثبت نمود نیز وابسته به اهمیت و اعتباری است که برای آن پدیده قائل می شویم. مثلا در آرشیو اسناد دولتی سه معیار در ارزشیابی و حفظ اسناد لحاظ می کنند این سه معیار از آن نظر که سازمان تولید کننده سند برای اسناد خود اهمیت قایل است تدارک دیده شده اند آنها عبارتند از:
· حفظ اسنادی که وظایف و عملکرد سازمان و یا اداره مربوطه را مشخص و بیان می کنند.
· حفظ اسنادی که به تاریخچه ایجاد اداره و یا سازمان مربوط است.
· حفظ اسنادی که نیاز پژوهشگران حوزه سازمانی و دیگر حوزه ها را مرتفع می سازد.
به خوبی معلوم است که بسته به نوع آرشیو و تعریفی که نسبت به سند دارند نوع معیارهای حفظ اطلاعات متفاوت خواهد بود.
با سلام خدمت دوستان همکار و هم وبلاگی عزیز و همه علاقمندان به آرشیو و اسناد:
بدینوسیله به اطلاع دوستان و همراهانی که موفق به ارسال چکیده مقاله شان نشده اند می رساند، مهلت ارسال چکیده مقاله تا هشتم آذر ماه 1388 تمدید شده است.
محورهای همایش عبارت است از:
آرشیو در ایران: گذشته، حال و آینده
مدیریت اسناد (الکترونیک- غیر الکترونیک)
بررسی امکان تدوین نظام ملی آرشیوی
همکاری آرشیوها در عصر الکترونیک
فرایندهای آرشیو ( گردآوری و ارزشیابی / پردازش و توصیف / حفظ و نگهداری / اطلاع رسانی و اشاعه)
آموزش آرشیوداری
آرشیو: پژوهش، سند پژوهی
وب و آرشیو
آرشیو و جامعه
معماری ساختمان‌های آرشیو
از همة متخصصان علوم آرشیوی و کتابداری و پژوهشگران برای شرکت و ارائة سخنرانی در همایش دعوت به عمل می‌آید. سخنرانی‌ها باید بر اساس محورهای همایش و ارائة تجربه‌های ایرانی باشد.
لطفا چکیده مقاله‌ها در قالب فایل word 2003 به نشانی الکترونیکی:
a2a@nlai.ir ارسال شود. مشخصات نویسنده/نویسندگان، وضعیت شغلی/سمت، پست الکترونیکی و شماره تلفن، همراه چکیده ارسال شود.
روند شناسایی ، اطلاعات مهمی درباره گستردگیِ فرآیندِ جمع آوری می دهد که می بایست با یک سیستم "کنترل فرآیند" ادغام شود تا برای اقدامات دیگر نظیر سازماندهی، حفاظت و آماربرداری و یا تبیین سیاست گذاریهای گوناگون از این اطلاعات بهره برد. با ارائه رهنمودهای اساسی در جهت شناخت مراکز و منابع، می توان امیدوار بود که مجموعه های آرشیوی با نظم و ترتیب قابل قبولی گردآوری می شوند و از این رهگذر، در مرحله پردازش و تنظیم مجموعه ها از پراکندگی و سردرگمی جلوگیری به عمل می آید. طبیعتا فایده دیگر داشتن رهنمود، در ورود آرشیویستهای جدید به حوزه کاری، تجلی خواهد کرد زیرا تصمیمات متخذه بر اساس سیاستهای اعلام شده، برای کارشناسان و آرشیویستهایی که بعدا به آرشیو می پیوندند آشکارا قابل درک و فهم خواهد بود. داشتن چارچوب به آرشیویست می فهماند که باید در محدوده تعیین شده عمل کند . تحت عوامل گوناگون مثل علایق و سلایق خود ویا دیگری قرار نگیرد. آرشیویست با در دست داشتن قواعد و چهارچوبهای مشخص، تا حدود زیادی نسبت به ماهیت انواع اسنادی که آرشیو تمایل به شناسایی و جمع آوری آنها دارد، آگاهی می یابد و متوجه می شود چرا تاکنون چنین اسنادی گردآوری شده اند و یا اینکه چرا تا به امروز تلاشی بی وقفه برای گردآوری این نوع از اسناد ، صورت گرفته است از این روی نسبت به موجودی مجموعه های آرشیو دیگر دچار شک و تردید نشده و فعالیت گذشتگان را که منطبق با این سیاستها بوده است، موجه خواهد شمرد. قواعد می توانند در راستای مجموعه گستری ویا ارزیابی و سنجشِ منابع نیز بکار بسته شوند با استخدام معیار اعتبار سنجی مراکز( اعتبار مرکز در تولید اسناد تا به چه حدی است)، ژرف سنجی(آیا به اندازه لازم و کافی اسناد مورد نظر در آن مرکز یافت می شوند) و وسعت سنجی (تا چه اندازه گستره موضوعی و جنبه های مهم موضوعی در آن مرکز پوشش داده شده است) می توان مراکز مورد شناسایی را سنجید و محک زد.
توصیف مواد آرشیوی، اولین قدم و نیز مهمترین مرحله در پردازش اسناد است و توجه به چگونگی انجام آن از حساسیت ویژه ای برخوردارست، زیرا نحوه برآورد و تولید فراداده های توصیفی در انواع مواد آرشیوی می تواند بیانگر سیاستگذاریهای یک مرکز آرشیوی در ایجاد تسهیلات برای بازیابی اطلاعات باشد. آنچه توسط شورای جهانی آرشیو برای توصیف مواد آرشیوی توصیه می شود آنست که اگر مجموعه ای از اسناد به عنوان یک کل در نظر گرفته می شود و برای بازیابی اجزای تشکیل دهنده آن نیازی به شرح و توضیح جداگانه نیست، تنها توصیف مجموعه براساس فراداده های تعیین شده کافی است. اما چناچه اجزای تشکیل دهنده مجموعه ای، برای بازیابی دقیق تر نیاز به توصیف و شرح بیشتری داشتند آنگاه برای توصیف آن مجموعه، باید سطوح مختلفی را در نظر گرفت که هر سطح مطابق با مقتضیات خاص خود، توصیف خواهد شد و رابطه بین این سطوح نیز سلسله مراتبی و از کل به جز تعیین می گردد و سطح اول که سطح عالی و یا همان مجموعه است با توصیفات کلی و اطلاعات اجمالی از مجموعه، شرح و توصیف می شود و سطوح بعدی با توصیفات خاصِ همان سطح همراه خواهند بود.
مهمترین هدف در شناسایی منابع آرشیوی و خاستگاه آنها،
در واقع دستیابی به با ارزش ترین اطلاعات ازکوتاه ترین مسیر ممکن است. انتخاب و ارزیابی مواد آرشیوی در انواع متنوع آن که توسط افراد حقیقی و یا حقوقی ( اعم از دولتی و یا غیر دولتی) تولید شده اند ، رسیدن به موارد مجزا و جزئی نیست بلکه رسیدن به یک تصویر کلی ای است که منعکس کننده مبدا روند و اصل پیوند معنایی-کاری و رابطه منطقی بین پرونده ها و مدارک است بنحوی که محتوای اطلاعاتی آنها گویای نقاط قوت و ضعف، پیشرفتها و یا نقایص، برنامه های مختلف کوتاه مدت و دراز مدت، سیاست گذاری ها در ابعاد گوناگون و نیز بیانگر تولیدات افراد حقیقی و یا حقوقی در محدوده زمانی مشخص است . خلاصه کلام می توان چنین گفت" : هدف از شناسایی، انعکاس شرح مطولی از وجود اطلاعات و مدارکی است که گویای انجام مقاصد و یا وظایف محوله به افراد (حقیقی و حقوقی) در دوره ای معین است و ویژگی این دسته اطلاعات به نحوی است که می توانند برای مطالعات اقتصادی، سیاسی، اجتماعی، علمی، فرهنگی و تحقیق های تاریخی و جامعه شناسی بسیار مفید قرار گیرند."با توجه به نقش فرآیندهای تنظیم و توصیف در رهگیری اطلاعات، می توان بی تردید گواهی داد که جلوه بیرونی سازماندهی اسناد در شکل راهنماهای بازیابی ارائه می شوند. این راهنماها می توانند الکترونیکی و یا چاپی باشند. البته با آنچه از کارکرد راهنماهای بازیابی بدست می آید و با توجه به شکل گیری و روند روبه تکامل آنها بخوبی می توان دریافت که مبنای نظری وتئوریک در راهنماهای بازیابی در آرشیو بسیار ساده است. زیرا مواد اولیه آرشیو - مخصوصا مواد آرشیوی انتقال یافته از سازمانهای دولتی(حکومتی) و غیر دولتی(غیر حکومتی) که از سیستم های بایگانی خاص استفاده می کنند- خودشان بر طبق نظم خاص فیزیکی مرتب شده اند و این نظم، بطور طبیعی نشانگر سیستمی است که به صورت ارگانیک و در اثر عملکرد اجرایی خود ، چنین پرونده هایی تولید نموده و با نظمی از پیش تعیین شده و هدفمند در کنار هم نگهداری کرده است. با دقت به جایگیری پرونده ها در بایگانی و همچنین چیدمان اجزای یک پرونده در یک فایل که براساس روشها و یا پیش فرضهایی نظیر تقدم زمانی، نیاز کاری، کاربری و روزمرگی اطلاعات انجام گرفته و سپس بایگانی شده اند، می توان نظم موجود را درک کرد.
با سلام خدمت دوستان همکار و هم وبلاگی عزیز و همه علاقمندان به آرشیو و اسناد
یادآوری: ارسال چکیده مقاله برای همایش آرشیو برای همه فراموش نشود
ادامه مطلب ...