راهکاری برای تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی

در تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی به طراحی ، ارتباط و آموزش نیاز است و زمانی که به تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی پرداخته می شود باید در سیاست خود، آمیزه ای از موارد زیر را در نظر داشت:

·        چارچوب قانونی که در سازمان بکار می رود

·        تمام مواردی که بایگانان نیاز داشته و در نظر دارند (منظور از بایگان: ایجاد کنندگان سند، کارمندان تکنولوژی اطلاعات، کارمندان مدیریت اسناد)

·        تمام وجوه مرتبط از اسناد الکترونیکی

·        مدیریت مطلوب چرخه ها و تکنولوژی

·        نیازهای دسترسی و ذخیره سازی طولانی مدت ( هردو جنبه قانونی و عملکردی)

آنطور که به نظر می رسد یکپارچگی خط مشی به ارتباط بین مدیریت اسناد و عملکرد آن بستگی دارد و نیز از طریق خط مشی باید نسبت به روش اجرای مدیریت اسناد اطمینان حاصل آید به نحوی که بتواند کارهای روزانه را پشتیبانی نموده و نیازهای عملکردی بلندمدت را تامین کند و در عین حال مقتضیات قانونی را رعایت نماید.