وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران

مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیوی

وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران

مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیوی

تبیین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی

می توان از سوالات زیر به عنوان خط مشی تدوین مدیریت بهره جست. بررسی دقیق این سوالات کمک خواهد کرد تا مطمئن شدکه:

·        همه بایگان ها با این پردازش موافقند و حاضر به استفاده از روند کار در این خط مشیی که تبیین شده هستند.

·        خط مشی ملاحظات قانونی مثل مسئولیت پذیری عمومی، جداول زمانی تعیین تکلیف اسناد و قابل قبول بودن اسناد را رعایت کرده است.

·        ایجاد حداکثر تاثیر از طریق همکاری با سازمانهای دیگر و تقویت تجربیات آنان فراهم می شود.

سوالات قابل بحث

·        سازمان با چه موضوع قانونی روبروست؟ چه کسی نیاز به دسترسی به اسناد سازمان دارد(عموم، سازمان های دولتی دیگر)؟ آیا اطلاعاتی وجود دارد که باید قابل دسترسی عموم باشد؟ آیا اطلاعاتی هست که نباید عمومی باشد و طبق طبقه بندی خاص نباید برای عموم باز باشد( مثل شماره های امنیتی اجتماعی، اسناد طبقه بندی شده)؟

·        آیا فقط یک جدول زمانی عمومی تعیین تکلیف وجود دارد یا به تعیین یا ایجاد جدول های  زمانی متنوع برای سازمانهای مشخص نیازست که باید از قسمت توصیف اسناد جویا شد؟

·        نقش گروه ها و افراد در سازمان برای اطمینان از مشارکت در چرخه ها چیست؟ چطور می توان طرح مناسب، ارتباطات و مشارکت را در میان افرادی که اسناد الکترونیکی ایجاد و استفاده می کنند ایجاد کرد؟ چه سطح کنترلی را افراد و گروه ها باید داشته باشند؟

·        آیا  می توان با سازمان های دولتی دیگر برای صرفه جویی در وقت و هزینه و ساده و موثر کردن روند همکاری کرد؟

·        چه کاری را می توان معین و در موقعیت خود بکار بست؟

·        چرخه حیات برای داده های یک سازمان چیست؟کی باید اسناد دریافت شوند؟ چطور می توان زنجیره اسنادمان را توصیف کنیم؟ در کدام مرحله از زنجیره نیاز است اسناد بطور فعال مدیریت شوند؟آیا سودی در تدوین یک مدل از کارکرد چرخه برای کمک در این بحث وجود دارد؟

·        چطور از دسترس پذیری و حفاظت بلند مدت اطمینان حاصل می شود؟

·        انتخاب، برای نگهداری بلند مدت چه خواهد بود؟منافع هر انتخاب چیست؟ چطور هر یک از انتخاب ها در موقعیت خاص،کار خواهند کرد؟ بودجه سازمان چقدر است؟

·        سازمان چه منابع فنی دارد؟ چه مقدار از چرخه انتخابی ، می تواند خودکار باشد یا باید خودکار باشد؟

·        چه نوع از چرخه ارزشیابی برای تعیین اینکه چه اسنادی برای نگهداری هستند مورد استفاده قرار خواهد گرفت؟ چطور اطمینان حاصل می شود که این چرخه همه اسنادی را که توسط قانون معین شده اند را مشخص می کند؟

·        چه آموزشی برای کارمندان لازم است تا مطمئن شد که همه با سیاست و چرخه های جدید موافق شده اند؟

·        چه عناصری از اسناد الکترونیکی لازم است که حفظ شوند ( مثل محتوای متن فقط، ظاهر گرافیکی، تعاملی بودن)؟

·        چه فراداده هایی برای جمع آوری و حفظ لازم داریم؟

اهداف مدیریت اسناد

در مدیریت اسناد؛خط مشی معینی که سازمان تدوین و اجرا می کند منحصر بفرد خواهد بود اما همه خط مشی ها در اهداف کلی مشترکند. فرقی نمی کندخط مشی نهایی چیست، اسنادی که در خط مشی مدیریت وجود دارند باید دارای خصوصیات زیر باشند:

·        موثوق بودن: اسناد قابل وثوق، دارای اطلاعاتی هستند که می توان به آنها اعتماد کرد و اصالت دارند. یکی از نکات کلیدی در مورد موثوق بودن، مقبولیت قانونی است به این معنا که آیا اسناد به عنوان مدرک در دادگاه قابل قبول هست یا خیر؟

·        تمامیت: اسناد باید همه اطلاعات ضروری را داشته باشند تا از مفید بودنشان در طولانی مدت، اطمینان حاصل آید. همچنین نیاز است فراداده های ضروری اسناد دریافت و نگهداری شود. فراداده، داده برای داده ای  است که ارتباط بین اسناد و فعالیت سازمان و نیز ارتباط با اسناد دیگر را ثبت و ضبط می کند. فراداده شامل اجزایی نظیر ایجادگر سند، تاریخ ایجاد و ردیف اسنادی که اسناد به آنها تعلق دارند، می باشد.

·        دسترسی: می توان اسناد سازمان را به روشی دسته بندی و در محلی قرار داد تا برای همه اشخاصی که به آن ها نیاز دارند، دسترس پذیر گردد. بعضی از اسناد باید فورا دسترس پذیر باشند در حالی که برخی اینگونه نیستند. درکل اسناد باید برای عموم دسترس پذیر باشند مگر اینکه بر اساس قانون، غیر عمومی رده بندی شده باشند.

  • تداوم و دوام: سازمان ها می خواهند که اسنادشان داوم داشته و به عبارتی در تعیین تکلیف دوره ای اسناد، همه آن ها دسترس پذیر باشند و به نحو شایسته ای بر روی رسانه های فیزیکی  که دارای کیفیت خوب برای ذخیره سازی دائمی هستند، ذخیره شوند.

خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی

خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی[i]

ورود به عصر اطلاعات به معنی آن است که اکنون اغلب تاریخ ما در شکل الکترونیکی ثبت و ضبط می شود . فعالیت سازمانی دوایر دولتی و نیمه دولتی نیز از جمله این موارد است. به همین دلیل تدوین یک خط مشی کلی برای مدیریت اسناد الکترونیکی نه تنها لازم، بلکه از ضروریات اولیه است. خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان های دولتی و نیمه دولتی همانطور که منعکس کننده عملکرد مدیریتی مطلوب و انتخاب های تکنولوژیکی آن هاست ، باید با مقررات قانونی نیز تطابق داشته باشد .



[i]- Electronic Records Management Strategy

تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی

در شروع تدوین خط مشی برای مدیریت اسناد الکترونیکی سوالات زیادی وجود دارد که باید به آن ها پاسخ گفت. برای نمونه سوال هایی نظیر سوال های زیر وجود دارد:

·        چه قانونی در اسناد الکترونیکی کاربرد دارد و به عبارتی قوانین حاکم بر اسناد الکترونیکی کدامند؟

·        چطور می توان از اسناد الکترونیکی استفاده کرد و چطور می توان در عین حالی که از دسترس پذیری اسناد عموم مطمئن بود ، از اسناد غیر عمومی حمایت کرد و از امنیت آن ها مطمئن شد؟

·        چه کسی مسئول تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی ماست؟

·        چطور پرونده های الکترونیکی را امحا کنیم آیا در اسناد الکترونیکی روند امحایی جایی دارد؟

·        آیا ما باید اسناد الکترونیکی خود را متفاوت با اسناد کاغذی مدیریت کنیم؟

·        چگونه بدانیم چه اطلاعاتی در اسناد الکترونیکی موجودست؟

·        آیا کپی اسناد الکترونیکی به جای اصل ،  قابل قبول است؟

آیا اسناد الکترونیکی دارای همان مشخصه های قانونی اسناد کاغذیست؟

فراخوان و ثبت نام برای دومین همایش تاریخ شفاهی ایران

 پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، در نظر دارد همزمان با سی‌امین سالگرد دفاع مقدس، دومین همایش تخصصی تاریخ شفاهی را با محوریت تاریخ شفاهی دفاع مقدس با همکاری پژوهشگاه علوم و معارف دفاع مقدس، حوزه هنری سازمان تبلیغات اسلامی، سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، کتابخانه، موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی، مرکز اسناد انقلاب اسلامی، موسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران، مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه ، سازمان حفظ و نشر ارزشهای دفاع مقدس سپاه و بسیج ،سازمان حفظ و نشر ارزشهای دفاع مقدس ارتش ،مجمع هماهنگی کانونهای اسنادی و تاریخ پژوهی کشور (مهتاب)، گروه تاریخ دانشگاه اصفهان و انجمن تاریخ شفاهی ایران (در حال تاسیس) در روزهای هفتم و هشتم مهر ماه سال 1389 برگزار کند. هدف از برگزاری این همایش، دانش افزائی در حوزه تاریخ شفاهی و همکاری هر چه بیش‌تر مراکر فعال در این حوزه و تجلیل از حماسه آفرینان دفاع مقدس است.

برای مشاهده محورهای همایش و ثبت نام، روی لینکهای زیر کلیک کنید:

فراخوان همایش      کلیک کنید 

ثبت نام همایش      کلیک کنید

دفاعیه کارشناسی ارشد

دانشگاه الزهرا 

دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی

گروه کتابداری و اطلاع­رسانی

دفاعیه کارشناسی ارشد

بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی درمعاونت سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران (آرشیو ملی ایران) از آغاز تاکنون

 و ارائه راهکارهایی در جهت بهبود آن

دانشجو: معصومه عادلی

استاد راهنما: دکتر سعید رضائی شریف­آبادی

استاد مشاور:  دکتر فریبرز خسروی

تاریخ برگزاری:29/6/1389

ساعت10:00

محل برگزاری: سالن دکتر سیف، طبقه هفتم خوارزمی

تهران- ونک- دانشگاه الزهرا(س)

تبریک عید فطر

حافظ منشین بی می و معشوق زمانی

                                        کایام گل و یاسمن و عید صیام است

...صدای پای عید می آید و دل مومن بر سر دو راهی آمدن عید رمضان و رفتن ماه رمضان بلا تکلیف است.. از آمدن آن یک دل شاد باشد یا از رفتن این یک محزون؟ عید فطر پاک ترین و عیدترین عیدهاست چرا که پاداش یک ماه عبادت و شست و شوی جان در نهر پاک رمضان است.  

 « فرا رسیدن این عید بزرگ را به شما همکاران وبازدید کنندگان عزیز تبریک میگویم. » 

 روابط عمومی مرکز اسناد وکتابخانه ملی فارس

فراخوان مسابقه عکاسی

فراخوان مسابقه عکاسی با موضوع ( قاب عکس رمضان )

 

http://ir-archivistphoto.blogsky.com/1389/06/02/post-33/