سیستمهای نگهداری اسناد که بر پایه شناخت از فعالیتهای سازمانی ، احتیاجات قانونی ونیز لوازم سازمانی بنا شده باشد فواید مهم و اساسی زیر را فراهم می سازد.
سیستمهای نگهداری اسناد:
- سطح کارآیی بهتر فعالیتها و تصمیم گیریهای درست تر را در سازمانها تقویت می کند
- سازمانها را در تطابق با لوازم قانونی و مقررات توانمند می نماید
- علایق و گرایشات سازمانها و حقوق کارمندانشان ، مشتریان و شهروندان را تضمین می نماید
- علاوه بر تقویت و پشتیبانی حقوقی ، شامل مدیریت بهتر احتمالات نیز می باشد احتمالاتی که بر پایه موجودیت مدارک کاری و یا فقدان مدارک از فعالیتهای سازمانی است.
- سازگاری، تداوم، کارآیی و بهره وری در خدمات، مدیریت برنامه ها و امور اداری را تقویت می کند.
- اطلاعات ارزشمند و پویایی که بتوان به فرآیندهای کاری بازخورد دهد و دائما نیز اصلاح شوند را ایجادکرده و فرآیندها را آسان و خودکار می نماید.
- از ذخیره سازی و درهم ریختگی مدارک زودگذر (ephemeral record) و یا گم شدن و یا انهدام سهوی مدارک خاص، جلوگیری به عمل می آورد.
- به جای اینکه فقط مسئول جمع آوری اسناد قلمداد شود ، توانایی مدیریت آنها را به عنوان یک دارایی و منابع اطلاعاتی دارد .
Ø MAD: Manual of Archival Description
(Description standards projects in Great Britain)
Ø RAD: Rules for Archival Description
(Descriptive standards projects in Canada)
Ø SAD: Standards for Archival Description
(Descriptive standards handbook in U.S.A)
APPM: Archives, Personal Papers, and Manuscripts Published by the Library of Congress in 1983
Ø DACS: Describing Archives: a Content Standard
It is the U.S. implementation of international standards (i.e., ISAD(G) and ISAAR(CPF)) for the description of archival materials and their creators
Ø EAD: Encoded Archival Description
A project initiated by the University of California, Berkeley, Library in 1993
Ø EAC: Encoded Archival Context
1993 Bentley (Historical Library at the University of Michigan ) Fellowship
ISAF- International Standard For Activities/Functions of Corporate bodies
وظیفه و ماموریت اغلب از یک سازمان به سازمان دیگری انتقال پیدا می کند.برای این که بتوانیم بافت و شکل ایجادی سند را بازشناسی نماییم، لازم است توصیف جداگانه ای از فعالیت ها داشته باشیم زیرا اگر اسناد سازمان انتقال دهنده ، تنها با همان وظیفه مشخص ، در توصیف آورده شود و ارتباط آن با مبدا جریان منقطع گردد (البته در صورتی که وجود داشته باشد) مسلما برای استفاده کننده سخت خواهد بود که بافت و شکل(Context) ایجادی سند را از ابتدا بازشناسی کند. در حالیکه این امر در فهم حقیقت بسیار موثر و کار ساز است.
بنا بر این توصیف جداگانه ولی مرتبط از فعالیت، می تواند درک از زمینه و بافت تشکیل سند را بهتر کند و می تواند در حلقه ارتباطی که با اصول ایسادی تطابق دارد نقش آفرین باشد. از ایسار به عنوان ابزاری کارآمد برای بازیابی موثر آرشیوی و همچنین بازیابی اطلاعات ایجاد کنندگان سند در سیستم توصیف آرشیوی استفاده می شود، و همین کارآیی در این نوع بازیابی ها از اهداف اولیه ایجاد استاندارد بین المللی ایسار بشمار می رود .
جدول نواحی چهار گانه توصیف در
ISDF
نواحی چهار گانه توصیف در ISDF | 1 - - ناحیه شناسایی (Identity Area) | الف- نوع (Type) ب- اشکال معتبر نام 1.2 Authorized form(s) of name 1.3 Parallel form(s) of name 1.4 Other form(s) of 1.5 Classification |
2 - ناحیه سابقه (Context Area) | 2.1 Dates 2.2 Description 2.3 History 2.4 Legislation | |
3 - ناحیه ارتباط (Relationships Area ) | 3.1 Authorized form of name/Identifier of the related function 3.2 Category of 3.3 Description of 3.4 Dates of relationship | |
4 - ناحیه کنترل Control Area)) | 4.1 Function description identifier 4.2 Institution identifiers 4.3 Rules and/or conventions 4.4 Status 4.5 Level of detail 4.6 Dates of creation, revision or deletion 4.7 Language(s) and script(s) 4.8 Sources 4.9 Maintenance notes |
قبل از بوجود آمدن موسسه و مراکز آرشیوی غالبا کتابخانه ها تولیت و محافظت از اسناد را بر عهده داشتند بطوری که برجسته ترین مدافعان تاسیس آرشیو معتقدند بسیاری از سازمانهای آرشیوی از میان اتاقهای اسناد دست نویس کتابخانه ها رشد ونمو کرده اند و به تعبیری می توان تولد آنها را از همان آغاز جداسازی دست نوشته ها در مراکز کتابخانه ای دانست. زمانی که هنوز آرشیو بوجود نیامده بود ، کتابخانه به جمع آوری و آماده سازی اسناد عمومی می پرداخت اما پس از این که دولتها هر دو موسسه را تاسیس کردند رقابت بین آرشیو و کتابخانه در بدست آوردن اسناد عمومی کاملا بی معنا خواهد بود زیراکتابخانه در چنین سیستمی نباید به هیچ وجه اقدام به جمع آوری مطالب آرشیوی نماید زیرا هر یک از این دو مرکز در حوزه اختیارات خود به قدر کافی کار برای انجام دارد، بدون این که نیازی به دست اندازی بر وظایف دیگری باشد چون انتهایی برای هیچکدام نیست.
تنظیم و توصیف(سازماندهی) رکن اصلی در بازیابی دقیقِ اطلاعات است، و همچنین با دریافت این حقیقت که نیازهای اطلاعاتی در بازیابی منابع، سیاستگذار روش های ذخیره سازی و سازماندهی اطلاعات هستند، می توان با اطمینان بیشتری استدلال کرد که نحوه بازیابی اطلاعات ، در سیستم سازمان دهی اطلاعات نقش بسیار مؤثری داشته و چگونگی سازماندهی و سطح توصیف، در نوع بازیابی تاثیر بسزایی دارد.
پس هدف و نگرش به مقوله بازیابی در هر آرشیو از جمله مواردی هستند که از سویی به برنامه ها و فرآیندهای تنظیم و توصیف جهت و شکل می دهند و از سویی دیگر به تصحیح روشهای تنظیم و توصیف کمک بسیار مهم و قابل توجهی می نمایند
به موجب اثر فزاینده دو فرآیند سازماندهی و بازیابی بر یکدیگر ، برای ایجاد راهنماهای بازیابی ناگزیر از رعایت برخی استانداردهای بین المللی هستیم. در بررسی استانداردهای بین المللی به چهار استاندارد که توسط شورای جهانی آرشیو توصیه شده است ، برمی خوریم. آنها عبارتند از :
ISAAR(CPF) – International Standard Authority Records for Corporate bodies, Persons, Families
هدف اصلی از تنظیم و توصیف آرشیوی حمایت از ساختار اصلی و بافت و شکل تولید اسناد است که از این طریق ارزش استنادی و اصالت آنها حفظ و نگهداری شود. اسناد که در توصیف آنها از استاندارد ایسار هم بهره جویی شده است، امکان جمع آوری اطلاعات مهمی از تولید کنندگان سند سازمانها و خاندان و اشخاص را می یابند. این دلیلی است که بطور جداگانه اما با پیوستگی توصیفی با اسناد و تولید کنندگانشان این استاندارد تولید شده است این استاندارد آرشیویست را قادر خواهد کرد تا سیستم توصیفی چند وجهی و دینامیکی را پدید آورد.
جدول نواحی سه گانه توصیف در ایسار
ISSAR
نواحی سه گانه توصیف در ISSAR | 1- ناحیه کنترل مجاز (Authority Control Area ) | الف- کد رهگیری (Identity Code) ب- نوع سند آرشیوی Type of Archival Authority Record) ) ج- مدخل معتبر (Authority Entry) د- مداخل/ مدخل موازی (Parallel Entry/Entries) ه- اصطلاح(های) غیر مرجح (Non-preferred Term (s)) د- مداخل/ مدخل مرتبط (Related Authority Entry/Entries) |
- ناحیه اطلاعات (Information Area) | الف- سازمانها ((Corporate Bodies ب- اشخاص (Persons) ج – خاندان (Families) | |
- ناحیه یادداشت (Note Area) | الف- یادداشت آرشیویست (Archivist's Note) ب- قوانین یا عرف های حرفه ای Rules or Conventions ج- تاریخ (Date) |
• توصیف، مرحله چهارم چرخه مدیریت سوابق است. سیستم نگهداری اسناد، عمدتا بطور خودکار این کار را انجام می دهد در حقیقت همه اطلاعات اساسی یک سابقه هنگامی که توسط سیستم دریافت می شود، شناسایی می گردد.بنابراین توصیف، نه تنها در برگیرنده اطلاعات متنی است بلکه شامل ابرداده های مربوطه نیز خواهد بود. اطلاعات متنی عبارت از داده هایی نظیر فرستنده، آدرس، روند کاری، قابلیتهای اجرایی واحدهای سازمانی و غیره است. ابرداده نیز داده تکنیکی از رایانه و سیستمهای ارتباطی است که اسناد را تولید و به ترتیب توزیع می کنند. ابرداده ها، اگرچه ممکن است نقش اختصاصی در یک سیستم نداشته باشند اما وظیفه اساسی بر عهده دارند. توصیف اسناد در پایین ترین سطح خود یعنی زمانی که اطلاعات دریافت می شوند و یا ارتباط کاری برقرار می گردد، می تواند بطور خودکار توسط سیستم انجام پذیرد. اما هنوز در محیط الکترونیکی، توصیف اسناد در سطح ردیف(سری) و یا دیگر سطوح بالاتر مثل توصیف مجموعه ای، توسط آرشیویستها انجام می شود.
• مرحله پنجم: ارزشیابی اسناد، یعنی تعیین مدت زمانی که سیستم باید برای نگهداری سوابق منظور دارد، می باشد. ارزشیابی به عنوان روند ادامه فعالیت تلقی می شود. در حقیقت ارزشیابی از همان ابتدای دریافت سابقه - یعنی وقتی که تصمیم گیری میشود اطلاعات رسیده را به عنوان سند دریافت کنند و یا به عنوان دیگری غیر از سند بایگانی نمایند - آغاز شده است. ارزشیابی مورد توجه آرشیوهای الکترونیکی نیز هست البته تئوری ایجاد فضاهای فیزیکی با حذف اوراق زاید نقش مهمی را در محیط های الکترونیکی بازی نمی کند اما هزینه ذخیره سازی و نگهداری و مرمت و حتی هزینه ای که صرف مرمت اسناد نامربوط و بی فایده میشود، مورد توجه است زیرا می توان این هزینه ها را در جای بهتر دیگری صرف کرد. چرخه ارزشیابی تمام مواردی که اسناد برای حفظ آنها تولید می شوند را - از جمله امور اداری ، مسئولیت پذیری و حافظه تاریخی- تحت پوشش قرار می دهد.
نیاز به اطلاعات و دانشِ چگونه به کار گرفتن اطلاعات از جمله ضرورت هائی است که هر مدیری، در هر سطحی، برای بهتر انجام دادن وظایف اجرائی خود به آن محتاج است. خوشبختانه فن آوران اطلاعات با اجرا و اداره سیستمهائی با ضریب امنیتی بالا، تلاش قابل قبولی را برای مدیریت خوب این اطلاعات آغاز کرده اند. چرا که مدیریت اطلاعات ، ابزار شایسته ای برای انواع تصمیم گیری های مدیران سازمانی است. اما نکته حایز اهمیت در مدیریت اطلاعات و طراحی مدل ها و یا سیستم های قابل قبول برای آن، دارای سه پیش شرط است:
1- این مدل ها باید دارای ظرفیت پذیرش منابع اسنادی که در سیستم های رایانه ای سازمان های مختلف، مستقر و پراکنده شده اند، باشد
2- قادر به برقراری ارتباط معنا دار با سایر سیستم هایی که حاوی اطلاعات ارزشمند هستند، باشد.
3- در تعریف چرخه های مرتبط با مدیریت اسناد الکترونیکی به چرخه نگهداری اسناد و تولید فراداده های استاندارد در همه فرآیندهای مدیریت اسناد بالخصوص در فرآیند نگهداری و تعیین تکلیف وضعیت سوابق دقت و توجه خاص گردد.
و نیز هدف اصلی در تمام تصمیم گیری هائی که برای طراحی یک سیستم انجام می گیرد، حول محور سرعت و سهولت در دستیابی به منابع اطلاعات در گردش باشد.
- اولین مرحله از چرخه مدیریت اسناد ، در یافت سابقه است که موجب می شود سوابق در درون سیستم قرار گیرند با کمی دقت "دریافت" در حقیقت همان ثبت نام در سیستم دستی است که گاهی اوقات به عنوان " اکتساب کردن " نیز ارجاع داده می شود. چرخه شامل گزینه ای است که می تواند سوابق را گزینش کند.
نکته: در مرحله دریافت سوابق، اطلاعات متنی و ابرداده(های) مربوطه نیز تحصیل خواهد شد.
• مرحله دوم ذخیره سازی سابقه ها در رسانه مناسبی است که به عنوان یک یا چند فایل رایانه ای محسوب می شوند. این مرحله مستقیما پس از دریافت انجام می گیرد. ذخیره سازی باید به نحوی صورت پذیرد که هیچکس قادر به دخل و تصرف در آن نباشد. قابل اعتماد بودن ذخیره سازی، اولین قدم مؤثر و ضروری برای حفظ اصالت و قابلیت استنادی سابقه هاست.
• در محیط های الکترونیکی در یافت و ثبت سوابق به تنهایی کافی نیست زیرا در چنین محیط هائی به راحتی می توان سابقه ای را تغییر داد.
نکته: هرگاه سابقه ای نیاز به اصلاح داشته باشد، باید اصلاحیه، همانند یک سابقه جدید، از ابتدا ایجاد گردد و به سابقه قبلی ضمیمه شود تا به این ترتیب از هرگونه دخل و تصرفی در اصل سابقه جلوگیری به عمل آید.
• مرحله سوم تنظیم سابقه های تولید شده است برای مثال ایجاد رابطه بین سوابق، نوعی تنظیم محسوب می شود که قبلا به عنوان اتصال آرشیوی[i] شناخته می شد. این رابطه می تواند به شکل فایل و یا صورت های دیگری مانند ایجاد ردیف(ها) و یا تنظیم برحسب فعالیت (ها) که از انواع ایجاد رابطه بین سوابق قلمداد می شود، بوجود آید. یکی از ظرفیت های خوب اسناد الکترونیکی این است که امکان تنظیم آنها به چندین شکل و صورت وجود دارد. اتصال بین سابقه و چرخه ای که منجر به تولید آن شده است در کلیه موارد، بنیادی و ضروری شمرده می گردد. بطور کلی در یک سیستم نگهداری الکترونیکی به تنظیم و توصیف تواما و در کنار هم پرداخته می شود. سیستم عامل برای تنظیم های فیزیکی به صورت یکپارچه عمل می کند و تنظیم های منطقی در طرح طبقه بندی[ii] ، در خلال توصیف اسنادی برنامه ریزی می شود .
•
[i] - Archival bond
• [ii] - classification scheme