وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران

مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیوی

وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران

مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیوی

مرحله چهارم و پنجم مدیریت سوابق

    توصیف، مرحله چهارم چرخه مدیریت سوابق است. سیستم نگهداری اسناد، عمدتا بطور خودکار این کار را انجام می دهد در حقیقت همه اطلاعات اساسی یک سابقه هنگامی که توسط سیستم دریافت می شود، شناسایی می گردد.بنابراین توصیف، نه تنها در برگیرنده اطلاعات متنی است بلکه شامل ابرداده های مربوطه نیز خواهد بود. اطلاعات متنی عبارت از داده هایی نظیر فرستنده، آدرس، روند کاری، قابلیتهای اجرایی واحدهای سازمانی و غیره است. ابرداده نیز داده تکنیکی از رایانه و سیستمهای ارتباطی است که اسناد را تولید و به ترتیب توزیع می کنند. ابرداده ها، اگرچه ممکن است نقش اختصاصی در یک سیستم نداشته باشند اما وظیفه اساسی بر عهده دارند. توصیف اسناد در  پایین ترین سطح خود یعنی زمانی که اطلاعات دریافت می شوند و یا ارتباط کاری برقرار می گردد، می تواند بطور خودکار توسط سیستم انجام پذیرد. اما هنوز در محیط الکترونیکی، توصیف اسناد در سطح ردیف(سری) و یا دیگر سطوح بالاتر مثل توصیف مجموعه ای، توسط آرشیویستها انجام می شود.

    مرحله پنجم: ارزشیابی اسناد، یعنی تعیین مدت زمانی که سیستم باید برای نگهداری سوابق منظور دارد، می باشد. ارزشیابی به عنوان روند ادامه فعالیت تلقی می شود. در حقیقت ارزشیابی از همان ابتدای دریافت سابقه - یعنی وقتی که تصمیم گیری میشود اطلاعات رسیده را به عنوان سند دریافت کنند و یا به عنوان دیگری غیر از سند بایگانی نمایند - آغاز شده است. ارزشیابی مورد توجه آرشیوهای الکترونیکی نیز هست البته تئوری ایجاد فضاهای فیزیکی با حذف اوراق زاید نقش مهمی را در محیط های الکترونیکی بازی نمی کند اما هزینه ذخیره سازی و نگهداری و مرمت و حتی هزینه ای که صرف مرمت اسناد نامربوط و بی فایده میشود، مورد توجه است زیرا می توان این هزینه ها را در جای بهتر دیگری صرف کرد. چرخه ارزشیابی تمام مواردی که اسناد برای حفظ آنها تولید می شوند را -  از جمله امور اداری ، مسئولیت پذیری و حافظه تاریخی-  تحت پوشش قرار می دهد.

اطلاعات و سیستم های مدیریت اطلاعات

نیاز به اطلاعات و دانشِ چگونه به کار گرفتن اطلاعات از جمله ضرورت هائی است که هر مدیری، در هر سطحی، برای بهتر انجام دادن وظایف اجرائی خود به آن محتاج است. خوشبختانه فن آوران اطلاعات با اجرا  و اداره سیستمهائی با ضریب امنیتی بالا، تلاش قابل قبولی را برای مدیریت خوب این اطلاعات آغاز کرده اند. چرا که مدیریت اطلاعات ، ابزار شایسته ای برای انواع تصمیم گیری های مدیران سازمانی است.  اما نکته حایز اهمیت در  مدیریت اطلاعات و طراحی مدل ها و یا سیستم های قابل قبول برای آن، دارای سه پیش شرط است:

 1-  این مدل ها باید  دارای ظرفیت پذیرش منابع اسنادی که در سیستم های رایانه ای سازمان های مختلف، مستقر و پراکنده شده اند، باشد

 2-  قادر به برقراری ارتباط معنا دار با سایر سیستم هایی که حاوی اطلاعات ارزشمند هستند، باشد.

3- در تعریف چرخه های مرتبط با مدیریت اسناد الکترونیکی به چرخه نگهداری اسناد و تولید فراداده های استاندارد در همه  فرآیندهای مدیریت اسناد بالخصوص در فرآیند نگهداری و تعیین تکلیف وضعیت سوابق دقت و توجه خاص گردد.

و نیز هدف اصلی در تمام تصمیم گیری هائی که برای طراحی یک سیستم انجام می گیرد، حول محور سرعت و سهولت در دستیابی به منابع اطلاعات در گردش باشد.

-    اولین مرحله از چرخه مدیریت اسناد ، در یافت سابقه  است که موجب می شود سوابق در درون سیستم قرار گیرند با کمی دقت "دریافت" در حقیقت همان ثبت نام در سیستم دستی است که گاهی اوقات به عنوان " اکتساب کردن " نیز ارجاع داده می شود. چرخه شامل گزینه ای است که می تواند سوابق را گزینش کند.

نکته: در مرحله دریافت سوابق، اطلاعات متنی و ابرداده(های) مربوطه نیز تحصیل خواهد شد.

    مرحله دوم ذخیره سازی سابقه ها در رسانه مناسبی است که به عنوان یک یا چند فایل رایانه ای محسوب می شوند. این مرحله مستقیما پس از دریافت انجام می گیرد. ذخیره سازی باید به نحوی صورت پذیرد که هیچکس قادر به دخل و تصرف در آن نباشد. قابل اعتماد بودن ذخیره سازی، اولین قدم مؤثر و ضروری برای حفظ اصالت و قابلیت استنادی سابقه هاست.

    در محیط های الکترونیکی در یافت و ثبت سوابق به تنهایی کافی نیست زیرا در چنین محیط هائی به راحتی می توان سابقه ای را تغییر داد.

نکته: هرگاه سابقه ای نیاز به اصلاح داشته باشد، باید اصلاحیه، همانند یک سابقه جدید، از ابتدا ایجاد گردد و به سابقه قبلی ضمیمه شود تا به این ترتیب از هرگونه دخل و تصرفی در اصل سابقه جلوگیری به عمل آید.

    مرحله سوم تنظیم سابقه های تولید شده است برای مثال ایجاد رابطه بین سوابق، نوعی تنظیم محسوب می شود که قبلا به عنوان اتصال آرشیوی[i] شناخته می شد. این رابطه می تواند به شکل فایل و یا صورت های دیگری مانند ایجاد ردیف(ها) و یا تنظیم برحسب فعالیت (ها) که از انواع ایجاد رابطه بین سوابق قلمداد می شود، بوجود آید. یکی از ظرفیت های خوب اسناد الکترونیکی این است که امکان تنظیم آنها به چندین شکل و صورت وجود دارد. اتصال بین سابقه و چرخه ای که منجر به تولید آن شده است در کلیه موارد، بنیادی و ضروری شمرده می گردد. بطور کلی در یک سیستم نگهداری الکترونیکی به تنظیم و توصیف تواما و در کنار هم پرداخته می شود. سیستم عامل برای تنظیم های فیزیکی به صورت یکپارچه عمل می کند و تنظیم های منطقی در طرح طبقه بندی[ii] ، در خلال توصیف اسنادی برنامه ریزی می شود .

        
[i]  - Archival bond

         [ii]  - classification scheme

سیستم نگهداری سوابق (Record keeping-system)

این سیستم تنها یک بسته نرم افزاری نیست که از بازار خریداری شده و سپس مورد استفاده قرار گیرد. بلکه "سیستم نگهداری سوابق"، در درجه اول تفسیری از فعالیتهای اداری یک سازمان است و باید قابلیت کنترل و نگهداری سوابق و راه و روشهایی که در خلق و نگهداری سوابق سازمانی مورد نیاز قرار می گیرد را دارا باشد. بنابر این لازم است نرم افزار "سیستم نگهداری سوابق" هر سازمان، تحت شرایط و روابط سازمانی و چرخه کاری همان سازمان طراحی و بوجود آید.

در هر حال بکار گیری اجزای جدید یک مفهوم در طراحی روشها و تحلیل سیستم می تواند نقش تعیین کننده ای داشته و همچنین ارائه مشخصات واضح و روشن اجزای سیستم کاری در یک سازمان می تواند در تشخیص ساختار سیستم نگهداری سوابق، کمک قابل توجهی نماید زیرا از این ساختار، وسیله ای بوجود خواهد آمد که بتواند تغییرات لازم برای مدیریت شایسته سوابق الکترونیکی را پدید آورد.

شورای جهانی آرشیو (ایکا)[i]سیستم نگهداری سوابق را به عنوان " یک سیستم اطلاعاتی که برای مقاصدی نظیر ذخیره سازی و بازیابی سوابق، طراحی شده و برای کنترل عملیات مشخصی نظیر ایجاد، ذخیره سازی و دسترسی به سوابق با حفظ اصالت و قابلیت استنادی آنها، ساماندهی گردیده است[ii]" معرفی می نماید که مرتبط با برداشت جهانی آن و بسیار کلی بنظر می آید.

[i]  - International Council of Archives

[ii]  - "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating , storing , and accessing records , to safeguard their authenticity and reliability ", International Council of Archives , Committee on Electronic Records ,Guide for Managing Electronic Records from an Archival perspective. Paris , 1997.

توضیح مختصری در مورد نواحی هفت گانه توصیف ایساد(جی)ISAD(G

1 ناحیه شرح شناسایی :(Identity Statement Area)

در این ناحیه تلاش می گردد برای سند یک شناسنامه منحصر بفرد تولید شود تا بوسیله آن، واحد توصیفی مورد نظر بطور خاص و ویژه با توصیف خود ارتباط برقرار کند. به همین منظور باید مؤلفه ها بگونه ای انتخاب شوند که تأمین کننده مقصود باشند.

2-   ناحیه سابقه: (Context Area)

در این قسمت به سوابق اداری و آرشیوی اسناد و همچنین مشخصات ایجاد کننده سند پرداخته می شود.

3 – ناحیه محتوا و ساختار :(Content and Structure Area)

وظیفه این ناحیه شناسایی محتوا و ارائه اطلاعات مختصر و کافی از چگونگی ساختار واحد توصیف است تا با این اطلاعات کاربر بتواند با کلیات محتوایی و ساختاری واحد توصیف آشنا شده و روند تحقیقات خود را تخمین بزند.

4 – ناحیه شرایط دسترسی و استفاده: 

 (Condition of Access and Use Area)

در این ناحیه به شرایط دسترسی اسناد و همچنین به آن دسته از خصوصیات ساختاری سند پرداخته می شود که در بدو امر تسهیلات استفاده و دست یابی به اسناد را تسریع می کند.

5 – ناحیه اسناد پیوسته و متحد :(Allied Materials Area)  

در این ناحیه به وجود و یا عدم وجود نسخه های اصلی و کپی ، ضمایم و پیوستها، نحوه انتشار پرداخته می شود و عناصر توصیف در این ناحیه موقعیتهای فوق را معلوم می کنند.

6 - ناحیه تذکرات: (Notes Area)   

وظیفه این ناحیه اطلاع رسانی از مواردی است که در هیچ یک از نواحی دیگر بیان نشده است.

7 – ناحیه کنترل توصیف: (Description Control Area)  

این ناحیه فعالیتهای آرشیویست را در فرآیند توصیف کنترل کرده و یادآور قوانین و مقررات و تاریخ استخراج اطلاعات توصیفی است که بوسیله آرشیویست تولید شده اند.

پانزدهمین نمایشگاه بین‌المللی الکامپ برگزار می‌شود

پانزدهمین نمایشگاه بین‌المللی الکترونیک، کامپیوتر و تجارت الکترونیکی( ایران الکامپ) از سوم تا هفتم آذرماه در محل دایمی نمایشگاه‌های بین‌المللی جمهوری اسلامی ایران برگزار می‌شود.    

برای مشاهده مشروح خبر روی تصویر زیر کلیک کنید