اهداف مدیریت اسناد

در مدیریت اسناد؛خط مشی معینی که سازمان تدوین و اجرا می کند منحصر بفرد خواهد بود اما همه خط مشی ها در اهداف کلی مشترکند. فرقی نمی کندخط مشی نهایی چیست، اسنادی که در خط مشی مدیریت وجود دارند باید دارای خصوصیات زیر باشند:

·        موثوق بودن: اسناد قابل وثوق، دارای اطلاعاتی هستند که می توان به آنها اعتماد کرد و اصالت دارند. یکی از نکات کلیدی در مورد موثوق بودن، مقبولیت قانونی است به این معنا که آیا اسناد به عنوان مدرک در دادگاه قابل قبول هست یا خیر؟

·        تمامیت: اسناد باید همه اطلاعات ضروری را داشته باشند تا از مفید بودنشان در طولانی مدت، اطمینان حاصل آید. همچنین نیاز است فراداده های ضروری اسناد دریافت و نگهداری شود. فراداده، داده برای داده ای  است که ارتباط بین اسناد و فعالیت سازمان و نیز ارتباط با اسناد دیگر را ثبت و ضبط می کند. فراداده شامل اجزایی نظیر ایجادگر سند، تاریخ ایجاد و ردیف اسنادی که اسناد به آنها تعلق دارند، می باشد.

·        دسترسی: می توان اسناد سازمان را به روشی دسته بندی و در محلی قرار داد تا برای همه اشخاصی که به آن ها نیاز دارند، دسترس پذیر گردد. بعضی از اسناد باید فورا دسترس پذیر باشند در حالی که برخی اینگونه نیستند. درکل اسناد باید برای عموم دسترس پذیر باشند مگر اینکه بر اساس قانون، غیر عمومی رده بندی شده باشند.

• تداوم و دوام: سازمان ها می خواهند که اسنادشان داوم داشته و به عبارتی در تعیین تکلیف دوره ای اسناد، همه آن ها دسترس پذیر باشند و به نحو شایسته ای بر روی رسانه های فیزیکی  که دارای کیفیت خوب برای ذخیره سازی دائمی هستند، ذخیره شوند.