چگونگی تعریف سند الکترونیکی

تعریف اسناد الکترونیکی دولتی که شامل همه نوع اطلاعات صرف نظر از فرمت ایجادی یا کاربردی در مرحله ای از کارکرد فعالیت دولتی یا تراکنش دولتی است.

باید به گونه ای باشد که بوسیله آن موارد زیر مستثنی شود:

·        مواد موزه ای و کتابخانه ای که ساخته شده یا بوجود آمده و منحصرا برای ارجاع یا نمایشگاه نگهداری می شوند.

·        کپی های اضافه اسناد که فقط برای راحتی در ارجاع نگهداری می شوند.

·        پرونده های پردازش شده و انتشارات انبار شده

·        نوارها و کپن ها یا دیگر اوراق قرضه یا مدرکی از بدهکاری ، موارد امحایی که بوسیله قوانین خاص و مربوط به خود اداره می شوند

پس یک سند الکترونیکی که به روش الکترونیکی ایجاد، گسترش، ارسال، مرتبط، دریافت یا ذخیره سازی می شود، مثل سند کاغذی،  به خط مشی مدیریت اسناد در درازمدت نیازمندست.