ثبت و حفظ اطلاعات

 پاسخ به این سوال که چه اطلاعاتی را باید حفظ کرد؟ وابستگی تام و تمام به کوشش آرشیویست در ثبت کلیه موضوعات یک پدیده دارد و تعیین این که چه میزان از یک پدیده را باید ثبت نمود نیز وابسته به اهمیت و اعتباری است که برای آن پدیده قائل می شویم. مثلا در آرشیو اسناد دولتی سه معیار در ارزشیابی و حفظ اسناد لحاظ می کنند این سه معیار از آن نظر که سازمان تولید کننده سند برای اسناد خود اهمیت قایل است تدارک دیده شده اند آنها عبارتند از: 

·        حفظ اسنادی که وظایف و عملکرد سازمان و یا اداره مربوطه را مشخص و بیان می کنند.

·        حفظ اسنادی که به تاریخچه ایجاد اداره و یا سازمان مربوط است.

·        حفظ اسنادی که نیاز پژوهشگران حوزه سازمانی و دیگر حوزه ها را مرتفع می سازد.

به خوبی معلوم است که بسته به نوع آرشیو و تعریفی که نسبت به سند دارند نوع معیارهای حفظ اطلاعات متفاوت خواهد بود.