ضرورت شناسایی اسناد

دسترس پذیری، بازیابی و بازنمایی هرچه دقیق تر اطلاعات و ارائه خدمات به مراجعین از اهداف مهم آرشیوها بشمار می آید. میزان برآورده شدن نیازهای تحقیقاتی مراجعین- در زمینه های مرتبط-  معیار بسیار خوبی برای داوری در موارد فوق است که وابستگی زیادی به مجموعه های فراهم آمده و چگونگی پردازش اطلاعات آنها دارد. بی شک کیفیت مطلوب و کمیت قابل قبول آرشیوها ، نتیجه اقدامات صحیح در شناسایی و فراهم آوری و همچنین توازن منطقی در گزینش حاملهای اطلاعاتی و نیز توانایی در حفظ انسجام مجموعه ای آنهاست. اطلاعات با ارزش و مرتبط، درونمایه مجموعه های موضوعی هستند که تنها از راه شناساییِ روند پیدایش آنها، می توان جمع آوری ویا فعالیت بعدی را ساماندهی کرد. درک و شناخت از چگونه بوجود آمدن منابع اطلاعاتی، رهنمود گویایی برای ردیابی و دست یابی به اطلاعات مورد نظر است. بنابر این   مجموعه های موضوعی، زمانی می تواند به صورت مجموعه ای خود کفا ، همه نیازهای پژوهشی استفاده کنندگان خود را تامین کند که اطلاعات موجود، به نحو شایسته ای گردآوری شده باشند. امروزه همه آرشیوها برای شناسایی، اهمیت ویژه ای قایل هستند زیرا شناسایی و یافتن منابع اطلاعاتی یکی از ارکان مهم در گردآوری و گزینش اطلاعاتِ باارزش محسوب می شود و طبیعتا دارای مراحلی است. لذا هر کاربر آرشیو که قصد فعالیت در زمینه جمع آوری و فراهم آوری منابع را دارد لازم است از استانداردها و رویه های معمول که با علوم متعددی در آمیخته است، کسب آگاهی نماید.