روند شناسایی در آرشیوهای موضوعی

روند شناسایی ، اطلاعات مهمی درباره گستردگیِ فرآیندِ جمع آوری می دهد که می بایست با یک سیستم "کنترل فرآیند" ادغام شود تا برای اقدامات دیگر نظیر سازماندهی، حفاظت و آماربرداری و یا تبیین سیاست گذاریهای گوناگون از این اطلاعات بهره برد. با ارائه رهنمودهای اساسی در جهت شناخت مراکز و منابع، می توان امیدوار بود که مجموعه های آرشیوی با نظم و ترتیب قابل قبولی گردآوری می شوند و از این رهگذر، در مرحله پردازش و تنظیم مجموعه ها  از پراکندگی و سردرگمی جلوگیری به عمل می آید. طبیعتا فایده دیگر داشتن رهنمود، در ورود آرشیویستهای جدید به حوزه کاری، تجلی خواهد کرد زیرا تصمیمات متخذه بر اساس سیاستهای اعلام شده، برای کارشناسان و آرشیویستهایی که بعدا به آرشیو می پیوندند آشکارا قابل درک و فهم خواهد بود. داشتن چارچوب به آرشیویست می فهماند که باید در محدوده تعیین شده عمل کند . تحت عوامل گوناگون مثل علایق و سلایق خود ویا دیگری قرار نگیرد. آرشیویست با در دست داشتن قواعد و چهارچوبهای مشخص، تا حدود زیادی نسبت به ماهیت انواع اسنادی که آرشیو تمایل به شناسایی و جمع آوری آنها دارد، آگاهی می یابد و متوجه می شود چرا تاکنون چنین اسنادی گردآوری شده اند و یا اینکه چرا تا به امروز تلاشی بی وقفه برای گردآوری این نوع از اسناد ، صورت گرفته است از این روی نسبت به موجودی مجموعه های آرشیو دیگر دچار شک و تردید نشده و فعالیت گذشتگان را که منطبق با این سیاستها بوده است، موجه خواهد شمرد. قواعد می توانند در راستای مجموعه گستری ویا ارزیابی و سنجشِ منابع نیز بکار بسته شوند با استخدام معیار اعتبار سنجی مراکز( اعتبار مرکز در تولید اسناد تا به چه حدی است)، ژرف سنجی(آیا به اندازه لازم و کافی اسناد مورد نظر در آن مرکز یافت می شوند) و وسعت سنجی (تا چه اندازه گستره موضوعی و جنبه های مهم موضوعی در آن مرکز پوشش داده شده است)  می توان مراکز مورد شناسایی را سنجید و  محک زد.