راهنماهای بازیابی

با توجه به نقش فرآیندهای تنظیم و توصیف در رهگیری اطلاعات، می توان بی تردید گواهی داد که جلوه بیرونی سازماندهی اسناد در شکل راهنماهای بازیابی ارائه می شوند. این راهنماها می توانند الکترونیکی و یا چاپی باشند. البته با آنچه از کارکرد راهنماهای بازیابی بدست می آید و با توجه به شکل گیری و روند روبه تکامل آنها بخوبی می توان دریافت که مبنای نظری وتئوریک در راهنماهای بازیابی در آرشیو بسیار ساده است. زیرا مواد اولیه آرشیو - مخصوصا مواد آرشیوی انتقال یافته از سازمانهای دولتی(حکومتی) و غیر دولتی(غیر حکومتی) که از سیستم های بایگانی خاص استفاده می کنند- خودشان بر طبق نظم خاص فیزیکی مرتب شده اند و این نظم، بطور طبیعی نشانگر سیستمی است که به صورت ارگانیک و  در اثر عملکرد اجرایی خود ، چنین پرونده هایی تولید نموده و با نظمی از پیش تعیین شده و هدفمند در کنار هم نگهداری کرده است. با دقت به جایگیری پرونده ها در بایگانی  و همچنین چیدمان اجزای یک پرونده در یک فایل که براساس روشها و یا پیش فرضهایی نظیر تقدم زمانی، نیاز کاری، کاربری و روزمرگی اطلاعات انجام گرفته و سپس بایگانی شده اند، می توان نظم موجود را درک کرد.