اساس در توصیف مواد آرشیوی

توصیف مواد آرشیوی، اولین قدم و نیز مهمترین مرحله در پردازش اسناد است و توجه به چگونگی انجام آن از حساسیت ویژه ای برخوردارست، زیرا نحوه برآورد و تولید فراداده های توصیفی در انواع مواد آرشیوی می تواند بیانگر سیاستگذاریهای یک مرکز آرشیوی در ایجاد تسهیلات برای بازیابی اطلاعات باشد. آنچه توسط شورای جهانی آرشیو برای توصیف مواد آرشیوی توصیه می شود آنست که اگر مجموعه ای از اسناد به عنوان یک کل در نظر گرفته می شود و برای بازیابی اجزای تشکیل دهنده آن نیازی به شرح و توضیح جداگانه نیست، تنها توصیف مجموعه براساس فراداده های تعیین شده کافی است. اما چناچه اجزای تشکیل دهنده مجموعه ای، برای بازیابی دقیق تر نیاز به توصیف و شرح بیشتری داشتند آنگاه برای توصیف آن مجموعه، باید سطوح مختلفی را در نظر گرفت که هر سطح مطابق با مقتضیات خاص خود، توصیف خواهد شد و رابطه بین این سطوح نیز سلسله مراتبی و از کل به جز تعیین می گردد و سطح اول که سطح عالی و یا همان مجموعه است با توصیفات کلی و اطلاعات اجمالی از مجموعه، شرح و توصیف می شود و سطوح بعدی با توصیفات خاصِ همان سطح همراه خواهند بود.