وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیویوبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیویرابطه مدیریت پیشینه ها
مدیریت سوابق(پیشینه ها) سازمانی رابطه مستقیم با چرخه های کاری؛شرایط و روابط سازمانی دارد. (برای وضوح بیشتر؛ لطفا بر روی نمودار کلیک کنید)
ارتباط میان ماهیت و نوع پیشینه ها با روش ها
گرایشات متعدد،مهم و متفاوت در سازمان ها موجب می شود تا تفاوت هایی در ماهیت و نوع پیشینه ها و روش های تولید، بازیابی، استفاده، مدیریت، کنترل و ارتباط بین پیشینه ها بوجود آید. همانطور که در نمودار ملاحظه می گردد بین ماهیت و نوع پیشینه ها با مجموعه روش ها ارتباط مستقیمی برقرار است.
قواعد توصیف آرشیوی شورای جهانی آرشیو
عده ای از آرشیویست ها احساس کردند که بدون یک استاندارد جداگانه برای اطلاعات معتبر آرشیوی[i] ، حرفه به خطر می افتد زیرا بدون استاندارد بطور معمول و در عمل، اختلاط بین اطلاعات صحیح و توصیف اسناد تقویت می شود. به همین دلیل کمیته تدوین استاندارد توصیفی ایکا اقدام به تدوین استاندارد جداگانه ای به نام ایسار نمود. ایسار با علم به اینکه نفش اسناد معتبر برای کنترل لغات چیست شروع شد و همچنین شامل اطلاعاتی است که ضرورتا و مستقیما مرتبط با عملکرد اسناد نیست ولی اجازه می دهد اطلاعات مرتبط با تاریخچه، عملکرد و ارتباطات یک سازمان، شخص یا خاندان که می تواند در شناسایی این عناصر در سامانه های بازیابی بکار رود ، ضبط شوند. و همچنین شامل اطلاعاتی است که برای تفسیر بافت و زمینه اسناد کاربرد دارد.
در هر حال کمیته توصیف شورای جهانی آرشیو (ایکا) اقدام به ایجاد چهار استاندارد کرد که عبارتند از :ایساد[ii]، ایسار[iii]، آی اس دی ااف[iv]، اس دیاه[v].
[i] - archival authority information
[ii] - ISAD (G) - General International Standard Archival Description, 2nd ed., Madrid: International Council on Archives, 2000.
[iii] - ISAAR(CPF) – International Standard Authority Records for Corporate bodies, Persons, Families
[iv] - ISAF- International Standard For Activities/Functions of Corporate bodies-
[v] - ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings
هدف از ایجاد ایساد
از آنجایی که توصیف و تنظیم اسناد به عنوان کلیدی راه گشا در ساماندهی و مدیریت اسناد ایفای نقش می کند و هدف اصلی آن حمایت از ساختار اصلی و بافت و شکل تولید اسناد است تا از این طریق ارزش استنادی و اصالت آنها حفظ و نگهداری شود، لذا شورای جهانی آرشیو(ایکا) اقدام به تدوین استاندارد ایساد نمود که هدف آن ایجاد شالوده اصولی بود که برای توسعه استانداردهای توصیف آرشیوی در سطح بین المللی قابل استفاده باشد. بنابر ایکا؛ چهار هدف برای استاندارد توصیف آرشیوی تعیین کرد؛ آنها عبارتند از:
1- اطمینان از ایجاد توصیفی سازگار، یکدست، مناسب و واضح یعنی بدون نیاز به شرح و توضیح
2- فراهم کننده بازیابی و تبادل اطلاعات در مورد مواد آرشیوی
3- قابلیت به اشتراک گذاردن داده های مجاز
4- ایجاد ائتلاف بین توصیف آرشیوی در مخازن مختلف که در یک نظام اطلاع رسانی واحد قرار می گیرد.
نحوه ایجاد ایساد(قواعد توصیف آرشیوی)
کارگروه توصیف آرشیوی ایکا بنابر اصول تدوین شده، مجموعه ای کلی از قواعد توصیف آرشیوی را که اکنون به عنوان پیش نویس استاندارد کلی بین المللی توصیف آرشیوی نام دارد، منتشر ساخت. این پیش نویس بیست و پنج عنصر متداول برای توصیف آرشیوی در دنیا را مشخص می کند و بر طبق مدل ISBD(G)[i] طرح ریزی شده است.
اولین قدم که کارگروه ملتزم به انجام آن برای ایجاد ایساد شد بررسی مقایسه ای از سه استاندارد اصلی مربوط به استاندارد داده های محتوایی [ii]شد. این استانداردها عبارت بودند از:
استاندارد داده های محتوایی انگلو امریکن، آ پی پی ام[iii] امریکا، قواعد توصیف آرشیوی[iv]کانادا و راهنمای توصیف آرشیوی[v] انگلیس.
بررسی ها نشان داد که آرشیوداران در کانادا و انگلستان در دهه اخیر پیگیر استانداردهای توصیف اسناد بوده اند اما اهداف و تئوری هایشان، آنها را به سمتی کاملا مخالف با آنچه در آمریکاست کشاند.
چگونگی تعریف سند الکترونیکی
تعریف اسناد الکترونیکی دولتی که شامل همه نوع اطلاعات صرف نظر از فرمت ایجادی یا کاربردی در مرحله ای از کارکرد فعالیت دولتی یا تراکنش دولتی است.
باید به گونه ای باشد که بوسیله آن موارد زیر مستثنی شود:
· مواد موزه ای و کتابخانه ای که ساخته شده یا بوجود آمده و منحصرا برای ارجاع یا نمایشگاه نگهداری می شوند.
· کپی های اضافه اسناد که فقط برای راحتی در ارجاع نگهداری می شوند.
· پرونده های پردازش شده و انتشارات انبار شده
· نوارها و کپن ها یا دیگر اوراق قرضه یا مدرکی از بدهکاری ، موارد امحایی که بوسیله قوانین خاص و مربوط به خود اداره می شوند
پس یک سند الکترونیکی که به روش الکترونیکی ایجاد، گسترش، ارسال، مرتبط، دریافت یا ذخیره سازی می شود، مثل سند کاغذی، به خط مشی مدیریت اسناد در درازمدت نیازمندست.
راهکاری برای تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی
در تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی به طراحی ، ارتباط و آموزش نیاز است و زمانی که به تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی پرداخته می شود باید در سیاست خود، آمیزه ای از موارد زیر را در نظر داشت:
· چارچوب قانونی که در سازمان بکار می رود
· تمام مواردی که بایگانان نیاز داشته و در نظر دارند (منظور از بایگان: ایجاد کنندگان سند، کارمندان تکنولوژی اطلاعات، کارمندان مدیریت اسناد)
· تمام وجوه مرتبط از اسناد الکترونیکی
· مدیریت مطلوب چرخه ها و تکنولوژی
· نیازهای دسترسی و ذخیره سازی طولانی مدت ( هردو جنبه قانونی و عملکردی)
آنطور که به نظر می رسد یکپارچگی خط مشی به ارتباط بین مدیریت اسناد و عملکرد آن بستگی دارد و نیز از طریق خط مشی باید نسبت به روش اجرای مدیریت اسناد اطمینان حاصل آید به نحوی که بتواند کارهای روزانه را پشتیبانی نموده و نیازهای عملکردی بلندمدت را تامین کند و در عین حال مقتضیات قانونی را رعایت نماید.
کسی که توسط فرعون مسلمان شد
هنگامی که فرانسوا میتران در سال 1981 م. زمام امور فرانسه را بر عهده گرفت، از مصر تقاضا شد تا جسد مومیایی شده فرعون برای برخی آزمایشها و تحقیقات از مصر به فرانسه منتقل شود.
هنگامی که هواپیمای حامل بزرگترین طاغوت تاریخ در فرانسه به زمین نشست،بسیاری از مسئولین کشور فرانسه و از جمله رئیس دولت و وزرایش در فرودگاه حاضر شده و ازجسد طاغوت استقبال کردند ...
برای دریافت فایل پی دی اف اینجا کلیک کنید
اختتامیه دومین همایش تاریخ شفاهی ایران
دومین همایش تاریخ شفاهی ایران برگزار شد. گزارش لحظه به لحظه این همایش از آغاز تا پایان توسط عوامل زحمت کش و دلسوز سایت تاریخ شفاهی حوزه هنری در سایت قرار گرفت. ضمن سپاس از ایشان، برای مشاهده گزارش به لینک زیر رجوع فرمایید.
http://www.oral-history.ir/show.php?page=conferance
ضمنا، کاتالوگ و چکیده مقاله‌های این همایش، برای استفاده علاقه مندان،بزودی در همین وبلاگ درج خواهد شد.
در همین جا از کلیه عوامل برگزار کننده، ارسال کنندگان مقاله، داوران، اعضای هیات علمی و دیگر دست اندرکاران، کمال سپاس و تشکر را دارد.