سند وصل و مهر وصل

نامه هایی که مکمل فرمانهای حکام بوده است زمانیکه نامه هایی را درزمانهای ثدیم می نوشتند که به علت اطاله کلام ، کاغذ تمام می شده است و به پایان می رسیده است اما مطلب تمام نمی شده – کاغذی را اضافه می کردند و با چسب به ادامه کاغذ قبل و پشت آن را مهر می زدند به آن مهر وصل می گویند .(می گفتند).

پرونده چیست

پرونده چیست؟ 

پرونده مجموعه اسناد و سوابقی است که دارای پیوستگی موضوعی واحد بوده است و باروشی منطقی برای استفاده جاری یا ترتیب آرشیوی در پوشه یا پوشه هایی تنظیم شده است که شامل اسناد جاری یا نیمه جاری و راکد می باشد .

سطوح توصیف

سطوح توصیف: روش فهرست نویسی:

1. اسناد به شکل یک برگ فهرست می گردد . این روش برای اسناد یا منحصر به فرد به کار می رود .
2. سند می تواند به شکل ردیفی یا سری فهرست گردد . اسنادی که حجم بالا اما محتوایی عادی و معمولی دارند، که اینها با 3 روش،   1 نام خانوادگی  2 . نام جغرافیایی 3. موضوعی تقسیم بندی می گردند اما یک فهرست برای آنها زده می شود و مشترکات آنها این است که محتوای آنها یکی می باشد اما حجم بالاست بعنوان مثال: پرونده های پرسنلی نظام وظیفه پادگان استان فارس ...دراین نوع پرونده ها از فهرست های تمام نام یا راهنما و طولانی استفاده می گردد زیرا چندین پرونده را دربر میگیرد.
3. روش مجموعه ای: این روش در 2 حوزه انجام می گیرد

1. حوزه دولتی       2. حوزه خاندانی و اسناد اهدائی و خریداری

سندهایی که به صورت مجموعه ای می خواهند فهرست نویسی گردد باید دارای منشا یکسان باشند.

تفاوت روش فهرست نویسی مجموعه ای با روش فهرست نویسی ردیفی(سری):

-         دقت عمل روش فهرست نویسی مجموعه ای بسیار بالاتر است .

پس در روش مجموعه ای می توان در حوزه بحث و بررسی نمود.

پرونده هائی که اهمیت بسیاری دارند اما حجمشان بسیار بالااست و پرونده هایی با اهمیت خاندان‌ها.

اولویت های فهرست نویسی

اولویت های فهرست نویسی : تنظیم و توصیف اسناد.

1. تقدم تاریخی در ارزشیابی یا فهرست نویسی اسناد زیرا پرونده ها اطلاعات یکدیگر را تکمیل می نمایند ضمنا قدیم ترین پرونده ها ارزش تاریخی بیشتری دارند.
2. پرونده هایی که نیاز به عمق و دقت نظر بیشتری دارند حتی اگر سند خیلی قدیمی مهم نبود و حتی خیلی جدید بود . پرونده هایی که مولفه های ارزشی بیشتری دارند . موضوع خود می تواند یکی از ملاک های ارزشمند بودن و دقت نظر و عمل بییشتر باشد.
3. میزان حجم سند

درجه اهمیت سندهای آرشیوی

چند نوع سند درپرونده ها موجود است ؟  درجه اهمیت سندهای آرشیوی

سه نوع از آنها نباید امحا گردد:

1. اسناد حیاتی: که اصلا نباید امحا گ ردند مانند قانون تاسیس سازمانها و ادارات .
2. اسناد مهم: که اصلا نباید امحا گردند : بخشنامه ها ، دستورالعملها، آیین نامه ها...
3. اسناد مفید: که اصلا نباید امحا گردند : گزارشهای سیاسی، فرهنگی و اقتصادی...
4. اسناد غیرضروری: قبوض ، برگهای مرخصی، رونوشتهای تکراری، برگه های امتحانی...که این ها می توانند پس از انتقال نمونه های خاص امحا گردند.

در مراحل ارزشیابی ، به شیوه فوق عمل می گردد و سپس پرونده اماده فهرست نویسی می گردد.

کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد

کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد مشتل بر موارد زیر است

1. منشا سند
2. جای نما
3. عنوان-کلی،بصورت خلاصه،توصیفی
4. دوره تاریخی :قاجاریه، ناصری، سوم جمادی الثانی1313 ق.
5. وابستگی اقلیمی (مبدا-مقصد)
6. زبان
7. خط نستعلیق ، شکسته
8. عناصر سندی ، تحمیدیه، مهر، طغرا،توشیح،مهر،دفتری کردن،خط ترقین(نوحیه)، خطبه،درهامش،سجلات
9. آرایه های هنری: تذهیب ، تشعیر،مطلا،ترنج،اسلیمی،جقه.
10. شرح محتوایی سند: که بایستی واژه بندی صورت گیرد. ایجاد خلاصه گوئی و دوری ازاطناب.....که مفهومی به نام تناسب ایجاد می گردد در فهرست نویسی اسناد بیشتر از چکیده نویسی تلگرافی استفاده می گردد.
11. توصیفگرها: نمایه ها یا واژکانی هستند که یا اسم خاص هستند یا مکان جغرافیایی و یا موضوعی اند . مهمترین توصیفگرتاریخ است . دومین توصیفگر اقلیم است سومین خود سند است چهارمین رجال و پنجمین موضوعی است .رابطه توصیفگربا شرح محتوائی عنوان بسیار مهم است .
12. تعداد برگ (سند) ، صفحه برای کتاب به کار برده می شود مثلا اگر یک برگ داشته باشیم پشت آن یک مهر باشد می شود یک برگ ، دوصفحه / دوبرگ باشد و یکی از آنها پشتش مهر باشد می شود 2برگ و 3صفحه.

سیستم آرشیوی هر کشوری با توجه به شرایط موجودیت است .

13.شرایط فیزیکی سند، سئوال این است یعنی آیا سند نیاز به مرمت دارد یا خیر؟.

14.شرایط دسترسی به سند یا پرونده .

15.ملاحظات(یادداشت).

16.ضمایم

جای نما

کد مخصوص هر سند و پرونده را گویند.

توصیف با 3 بخش، عنوان نویسی ،محتوانویسی، و نمایه سازی تحقق می یابد.

سند دارای دو وابستگی است : 1. منشا سند       2. وابستگی اقلیمی که این وابستگی یه مبدا .....یک مقصد.

یعنی سند دقیقا در چه مکانی نوشته شده است مثلا مبدا نامه: تهران ،مقصد : شیراز. نامه از تهران به شیراز بوده است .

توصیف سند- توصیف اسناد

توصیف سندیعنی استخراج نمایه ها و استنباط متن .

توصیف اسناد عبارتست از پشت اطلاعات درون محتوایی درباره چگونگی تنظیم مطالب و نوع رسانه ای اسناد به این ترتیب پژوهشگران توصیفات فهرست نویسان اسنادی را مطالعه می نمایند تا معلوم نمایند این اسناد مرتبط به تحقیق آنان هست یا خیر؟

اندازه سند در بحث تنظیم اسناد حائز اهمیت است و علاوه بر آن تعداد صفحات، نیر اهمیت دارد . دوره تاریخی نیاز به مرمت :تاریخ سند،جای نما.

فهرست نویسی چیست؟

حرفه ای است علمی مبتنی بردانش نظری و کاربردی که هدف آن به ضابطه در آوردن جهان کتابشناختی و سند شناختی است برای دسترسی بهتر و سودمند تر انسان به منابع دانش و وقائع تاریخی و تاریخ اجتماعی، اکثر صاحب نظران فهرست نویسی را مهارتی علمی می داند به همین خاطر تاکید می نمایند که فهرست نویسی و فهرست نویسان وظیفه ای سنگین در این زمینه دارند و باید برای انجام آن همواره د رحال مطالعه و پژوهش باشند.

مفهوم فهرست نویسی در سند، تنظیم و توصیف عنوان می گیرد.

مباحث کتابشناسی مطرح در میان فهرست نگاران نسخ خطی

1. عنوان ، زبان ، مولف، مندرجات ، تاریخ ، علت و انگیزه نگارش ، منابع مولف، تصحیح و انتشار و آغاز و انجام .

مهمترین عنصر در شناخت نسخه خطی مهمترین عنصر در شناخت نسخه خطی

 بحث آغاز و انجام نسخه است .

تقسیم بندی نسخ خطی از نظر نفاست:

1. هندی و تزئینی
2. نسخه های کهن و نفیس مانند کتب اربعه که هر چه به زمان صفویه نزدیکتر باشد مهم تر است .