وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیویوبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیویانواع چکیده
در علم کتابداری ، چکیده های اصلی و منبع چکیده راهنما و تمام نما است اما در اسناد ، چکیده تلگرافی است
سبک و محتوای چکیده
سبک و محتوای چکیده
سبک و محتوا یا طول معین و خاصی را نمی توان برای تمام چکیده ها توصیه کرد این سه عامل (سبک . محتوا و طول) باید با توجه به اصل و سند مدرک ، تخمین و تعداد نویسندگان و منابع سازمانی چکیده نویسی و طرح ریزی شوند.
.اولین عاملی که نیاز به بررسی دارد اصل سند و مدرک است .
مهمترین نکاتی که در این زمینه مورد توجه قرار میگیرند:
- طول و دامنه سندو مدرک
- موضوع سند و مدرک
- زمان سند و مدرک
- دسترسی به سند و مدرک
- ثبت و تاکیدات سازمانها منشا ایجاد کننده است .
.دومین عامل تخمین و برآمد نیازهای استفاده کنندگان از چکیده ها
3. سومین عامل سبک و طول و محتوای چکیده غالبابا توجه به منابع و قوانین و ضوابط چکیده نویسی ، امکانات و دامنه خدمات آنها تعیین می شوند.
روشهای چکیده نویسی
روشهای چکیده نویسی
برای چکیده نویسی 4 مرحله باید طی گردد:
- در مرحله اول سند را بخوانیم تا درک درستی از محتوا و زمینه آن بدست آوریم . بیش از یکبار بخوانیم و چکیده نویسان مجرب کلمه به کلمه نمی خوانند به دنبال کلمات محوری در متن با یک نگاه می گردد و با یک نگاه اجمالی به بخشهای مهم سند و مدرک اصل مطلب را دریافت می دارد .اغلب بیشترین اطلاعات مهم را می توان از سطور و جملات آغازین ، رکن حال (رکن کلام) و عبارات اخرین مدرک استخراج کرده و عبارات مقدماتی اغلب به جهت یابی چکیده نویس در دریافت نوع سند و موضوع سند کمک می نماید. و برای آنانی که به موضوع مد رک تسلط ندارند می تواند کمک وافی و کافی نماید .، در این رابطه چکیده نهائی که مبتنی بر دریافت درستی است نباید بخاطر تقدم و تاخر مطلب عناصر خود را از دست بدهد.
- بازخوانی و خواندن تمام(تک تک) پرونده ها یا مکاتبات است و مرحله دوم از نکات اصلی سند و مد رک یادداشت برداری نمائیم .
- تهیه پیش نویس خام چکیده با استفاده از یادداشت های ثبت شده و باید در مرحله دوم توجه داشته باشیم که انتقال کلمات و عبارات طولانی از متن سند و مدرک به چکیده ممکن است برای نکات مهم دیگر جای کافی باقی نگذارد.
- پیش نویس چکیده رابرای نقطه گذاری ، املای صحیح کلمات ، حذف و تلخیص می بایست کنترل نمائیم به ویژه ضبط صحیح مطالب خیلی مهم است جدا از اشتباهاتی که به علت بی دقتی صورت می گیرد وقتی اصلاحات لازم به عمل آمد تا جائی که ممکن است ویرایش پیش نویس چکیده و اصلاح ثبت نوشته حتما صورت پذیرد.
- تنطیم چکیده نهایی
چکیده خوب و تفاوت چکیده با خلاصه نویسی
مشخصات یک چکیده خوب و تفاوت چکیده با خلاصه نویسی
اختصار، صحت ، درستی و و ضوح و روشنی از مشخصات یک چکیده خوب و مفید می باشد .
هدف از چکیده : اهداف چکیده:
چکیده باعث از بین رفتن موانع زمانی می شود.
چکیده باعث سهولت انتخاب می گردد.
چکیده سهولت در چستجوی محتوا را آسان می نماید.
چکیده باعث سهولت انتخاب می گردد.
در چکیده نویسی ما ملزم می باشیم که اصل و معنای دقیق محتوا را در چند خط کوتاه بیان نمائیم اما خلاصه نویسی دارای این محدودیت نمی باشد و ممکن است بیشتر و طولانی تر باشد.
- چکیده باید زبان مدرک باشد ودارای صحت و درستی باشد . بایستی بتواند استنباطهای متفاوت و اشتباه را رد نماید و استنباط درست را بیان نماید . اگر اشتباهی در سند و مدرک است چکیده نویس باید درستی و نادرستی آنها را بخوبی و کامل مشخص نماید .
چکیده دارای سه ارزش می باشد :
چکیده از نظر استفاده و ماهیت برخی عوامل را در خود جای می دهد مانند:
- طول چکیده : گاهی اوقات پردازش اندازه و طول چکیده سبب می گردد ما به اطلاعات تازه و نکات مهم هدایت گردیم.
- جهت چکیده : یک چکیده جهت دار با توجه به علائق و نیازهای خاص استفاده کنندگان می تواند موثر باشد .
- کیفیت چکیده: از نظر انتخاب واژه ها از نظر اندازه از نظر جهت و از نظر تسلط زبانی سبب میگردد که ارزش چکیده حد و اندازه هایش مشخص گردد.
بنابراین چکیده یکی از عوامل مهمی سات که سبب می شود اطلاعات مدرک به درستی و گویائی منتقل گردد.
یکی از اقدامات مهم چکیده نویسی شاخص کردن تمام اجزا و عناصر مهم متن و محتوا می باشد .
چکیده ها
چکیده ها
یکی از تخصصهائی که در لابلای فهرست نویسی باید مورد توجه قرارداده شود یحث چکیده ها می باشد یا چکیده ها در دو مقوله : 1. عنوان نویسی 2. محتوانویسی روبرو خواهیم بود . درسند بیشتر به چکیده تلگرافی توجه میگردد.
چکیده عبارتست از بیان مختصر و صحیح محتوای مدرک که بایستی برگرفته از سبک اصل مدرک ناشته شده باشد به عبارتی دیگر چکیده فشرده صحیح بک مطلب است بدون هیچگونه تفسیر اضافی و انتقادی برآن به علاوه چکیده شامل فشرده تمام مطالب مهم یا قسمتهای ویژه ای از آن و گاهی شامل فهرست اصطلاحات و واژه های کلیدی است . در اصل چکیده شناخت محتوایی یک مدرک و سند است که با حداقل کلمات و عبارات ممکن تهیه و تنظیم می شود.
اوراق
اوراق از نظر مدیریت اسناد عبارتست از مواداطلاعاتی که طی فرایند اجرائی و تحقیقاتی ، فقدان ارزش آنها مفرض گردیده باشد .
سوابق
جمع سابقه است در معنای پیشینه که در عرف اداری کشور ما به معنای مستندات اداری، استناد به نامه های رسیده، مقررات اشاره شده درنامه های صادره .
اشاره اسنادی (استنادی) که منجر به ایجاد سندی دیگر شده است رشته اسنادی که نیز منجر به ایجاد اسنادی جون صدور سند مالکیت ، قباله جات و غیره می باشد .
مجموعه اسنادی که نمایانگر عملکردیک فرد حقیقی یا حقوقی دریک یا چند موضوع باشد مثل پرونده مجرمیت یک فرد یا پرونده رفاهی کارکنان در یک وزارتخانه
نوشته ها ، مدارک و پرونده های موجود در هر سازمان اعم از جاری ، نیمه جاری و راکد صرف‌نظر ماهیت آنها
مدرک ازدیدگاه فهرست نویسی
مدرک هرچند می تواند مترادف سند باشد اما دارای معنای وسیعتری است و آن را اینگونه می توان تعریف کرد ، هر شیئی که حاوی اطلاعات باشد و بتوان با دقت و باریک بینی در ان اطلاعاتی بدست آورد.
سند از دیدگاه اداری
عبارتست از حقایق کتبی درباره وقایع و معاملات سازمان که ممکن است درنامه، فرمانهای چاپی ، اوراق کاغذ یا کتاب منعکس شود.
تعریف سند از دیدگاه قانون مدنی:
سند عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد این تعریف به عنوان تعریف حقوقی سند مطرح می باشد .