مرحله چهارم و پنجم مدیریت سوابق

•    توصیف، مرحله چهارم چرخه مدیریت سوابق است. سیستم نگهداری اسناد، عمدتا بطور خودکار این کار را انجام می دهد در حقیقت همه اطلاعات اساسی یک سابقه هنگامی که توسط سیستم دریافت می شود، شناسایی می گردد.بنابراین توصیف، نه تنها در برگیرنده اطلاعات متنی است بلکه شامل ابرداده های مربوطه نیز خواهد بود. اطلاعات متنی عبارت از داده هایی نظیر فرستنده، آدرس، روند کاری، قابلیتهای اجرایی واحدهای سازمانی و غیره است. ابرداده نیز داده تکنیکی از رایانه و سیستمهای ارتباطی است که اسناد را تولید و به ترتیب توزیع می کنند. ابرداده ها، اگرچه ممکن است نقش اختصاصی در یک سیستم نداشته باشند اما وظیفه اساسی بر عهده دارند. توصیف اسناد در  پایین ترین سطح خود یعنی زمانی که اطلاعات دریافت می شوند و یا ارتباط کاری برقرار می گردد، می تواند بطور خودکار توسط سیستم انجام پذیرد. اما هنوز در محیط الکترونیکی، توصیف اسناد در سطح ردیف(سری) و یا دیگر سطوح بالاتر مثل توصیف مجموعه ای، توسط آرشیویستها انجام می شود.

•    مرحله پنجم: ارزشیابی اسناد، یعنی تعیین مدت زمانی که سیستم باید برای نگهداری سوابق منظور دارد، می باشد. ارزشیابی به عنوان روند ادامه فعالیت تلقی می شود. در حقیقت ارزشیابی از همان ابتدای دریافت سابقه - یعنی وقتی که تصمیم گیری میشود اطلاعات رسیده را به عنوان سند دریافت کنند و یا به عنوان دیگری غیر از سند بایگانی نمایند - آغاز شده است. ارزشیابی مورد توجه آرشیوهای الکترونیکی نیز هست البته تئوری ایجاد فضاهای فیزیکی با حذف اوراق زاید نقش مهمی را در محیط های الکترونیکی بازی نمی کند اما هزینه ذخیره سازی و نگهداری و مرمت و حتی هزینه ای که صرف مرمت اسناد نامربوط و بی فایده میشود، مورد توجه است زیرا می توان این هزینه ها را در جای بهتر دیگری صرف کرد. چرخه ارزشیابی تمام مواردی که اسناد برای حفظ آنها تولید می شوند را -  از جمله امور اداری ، مسئولیت پذیری و حافظه تاریخی-  تحت پوشش قرار می دهد.