اطلاعات و سیستم های مدیریت اطلاعات

نیاز به اطلاعات و دانشِ چگونه به کار گرفتن اطلاعات از جمله ضرورت هائی است که هر مدیری، در هر سطحی، برای بهتر انجام دادن وظایف اجرائی خود به آن محتاج است. خوشبختانه فن آوران اطلاعات با اجرا  و اداره سیستمهائی با ضریب امنیتی بالا، تلاش قابل قبولی را برای مدیریت خوب این اطلاعات آغاز کرده اند. چرا که مدیریت اطلاعات ، ابزار شایسته ای برای انواع تصمیم گیری های مدیران سازمانی است.  اما نکته حایز اهمیت در  مدیریت اطلاعات و طراحی مدل ها و یا سیستم های قابل قبول برای آن، دارای سه پیش شرط است:

 1-  این مدل ها باید  دارای ظرفیت پذیرش منابع اسنادی که در سیستم های رایانه ای سازمان های مختلف، مستقر و پراکنده شده اند، باشد

 2-  قادر به برقراری ارتباط معنا دار با سایر سیستم هایی که حاوی اطلاعات ارزشمند هستند، باشد.

3- در تعریف چرخه های مرتبط با مدیریت اسناد الکترونیکی به چرخه نگهداری اسناد و تولید فراداده های استاندارد در همه  فرآیندهای مدیریت اسناد بالخصوص در فرآیند نگهداری و تعیین تکلیف وضعیت سوابق دقت و توجه خاص گردد.

و نیز هدف اصلی در تمام تصمیم گیری هائی که برای طراحی یک سیستم انجام می گیرد، حول محور سرعت و سهولت در دستیابی به منابع اطلاعات در گردش باشد.

-    اولین مرحله از چرخه مدیریت اسناد ، در یافت سابقه  است که موجب می شود سوابق در درون سیستم قرار گیرند با کمی دقت "دریافت" در حقیقت همان ثبت نام در سیستم دستی است که گاهی اوقات به عنوان " اکتساب کردن " نیز ارجاع داده می شود. چرخه شامل گزینه ای است که می تواند سوابق را گزینش کند.

نکته: در مرحله دریافت سوابق، اطلاعات متنی و ابرداده(های) مربوطه نیز تحصیل خواهد شد.

•    مرحله دوم ذخیره سازی سابقه ها در رسانه مناسبی است که به عنوان یک یا چند فایل رایانه ای محسوب می شوند. این مرحله مستقیما پس از دریافت انجام می گیرد. ذخیره سازی باید به نحوی صورت پذیرد که هیچکس قادر به دخل و تصرف در آن نباشد. قابل اعتماد بودن ذخیره سازی، اولین قدم مؤثر و ضروری برای حفظ اصالت و قابلیت استنادی سابقه هاست.

•    در محیط های الکترونیکی در یافت و ثبت سوابق به تنهایی کافی نیست زیرا در چنین محیط هائی به راحتی می توان سابقه ای را تغییر داد.

نکته: هرگاه سابقه ای نیاز به اصلاح داشته باشد، باید اصلاحیه، همانند یک سابقه جدید، از ابتدا ایجاد گردد و به سابقه قبلی ضمیمه شود تا به این ترتیب از هرگونه دخل و تصرفی در اصل سابقه جلوگیری به عمل آید.

•    مرحله سوم تنظیم سابقه های تولید شده است برای مثال ایجاد رابطه بین سوابق، نوعی تنظیم محسوب می شود که قبلا به عنوان اتصال آرشیوی[i] شناخته می شد. این رابطه می تواند به شکل فایل و یا صورت های دیگری مانند ایجاد ردیف(ها) و یا تنظیم برحسب فعالیت (ها) که از انواع ایجاد رابطه بین سوابق قلمداد می شود، بوجود آید. یکی از ظرفیت های خوب اسناد الکترونیکی این است که امکان تنظیم آنها به چندین شکل و صورت وجود دارد. اتصال بین سابقه و چرخه ای که منجر به تولید آن شده است در کلیه موارد، بنیادی و ضروری شمرده می گردد. بطور کلی در یک سیستم نگهداری الکترونیکی به تنظیم و توصیف تواما و در کنار هم پرداخته می شود. سیستم عامل برای تنظیم های فیزیکی به صورت یکپارچه عمل می کند و تنظیم های منطقی در طرح طبقه بندی[ii] ، در خلال توصیف اسنادی برنامه ریزی می شود .

•        
[i]  - Archival bond

•         [ii]  - classification scheme