کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد

کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد مشتل بر موارد زیر است

1. منشا سند
2. جای نما
3. عنوان-کلی،بصورت خلاصه،توصیفی
4. دوره تاریخی :قاجاریه، ناصری، سوم جمادی الثانی1313 ق.
5. وابستگی اقلیمی (مبدا-مقصد)
6. زبان
7. خط نستعلیق ، شکسته
8. عناصر سندی ، تحمیدیه، مهر، طغرا،توشیح،مهر،دفتری کردن،خط ترقین(نوحیه)، خطبه،درهامش،سجلات
9. آرایه های هنری: تذهیب ، تشعیر،مطلا،ترنج،اسلیمی،جقه.
10. شرح محتوایی سند: که بایستی واژه بندی صورت گیرد. ایجاد خلاصه گوئی و دوری ازاطناب.....که مفهومی به نام تناسب ایجاد می گردد در فهرست نویسی اسناد بیشتر از چکیده نویسی تلگرافی استفاده می گردد.
11. توصیفگرها: نمایه ها یا واژکانی هستند که یا اسم خاص هستند یا مکان جغرافیایی و یا موضوعی اند . مهمترین توصیفگرتاریخ است . دومین توصیفگر اقلیم است سومین خود سند است چهارمین رجال و پنجمین موضوعی است .رابطه توصیفگربا شرح محتوائی عنوان بسیار مهم است .
12. تعداد برگ (سند) ، صفحه برای کتاب به کار برده می شود مثلا اگر یک برگ داشته باشیم پشت آن یک مهر باشد می شود یک برگ ، دوصفحه / دوبرگ باشد و یکی از آنها پشتش مهر باشد می شود 2برگ و 3صفحه.

سیستم آرشیوی هر کشوری با توجه به شرایط موجودیت است .

13.شرایط فیزیکی سند، سئوال این است یعنی آیا سند نیاز به مرمت دارد یا خیر؟.

14.شرایط دسترسی به سند یا پرونده .

15.ملاحظات(یادداشت).

16.ضمایم

جای نما

کد مخصوص هر سند و پرونده را گویند.

توصیف با 3 بخش، عنوان نویسی ،محتوانویسی، و نمایه سازی تحقق می یابد.

سند دارای دو وابستگی است : 1. منشا سند       2. وابستگی اقلیمی که این وابستگی یه مبدا .....یک مقصد.

یعنی سند دقیقا در چه مکانی نوشته شده است مثلا مبدا نامه: تهران ،مقصد : شیراز. نامه از تهران به شیراز بوده است .

توصیف سند- توصیف اسناد

توصیف سندیعنی استخراج نمایه ها و استنباط متن .

توصیف اسناد عبارتست از پشت اطلاعات درون محتوایی درباره چگونگی تنظیم مطالب و نوع رسانه ای اسناد به این ترتیب پژوهشگران توصیفات فهرست نویسان اسنادی را مطالعه می نمایند تا معلوم نمایند این اسناد مرتبط به تحقیق آنان هست یا خیر؟

اندازه سند در بحث تنظیم اسناد حائز اهمیت است و علاوه بر آن تعداد صفحات، نیر اهمیت دارد . دوره تاریخی نیاز به مرمت :تاریخ سند،جای نما.

فهرست نویسی چیست؟

حرفه ای است علمی مبتنی بردانش نظری و کاربردی که هدف آن به ضابطه در آوردن جهان کتابشناختی و سند شناختی است برای دسترسی بهتر و سودمند تر انسان به منابع دانش و وقائع تاریخی و تاریخ اجتماعی، اکثر صاحب نظران فهرست نویسی را مهارتی علمی می داند به همین خاطر تاکید می نمایند که فهرست نویسی و فهرست نویسان وظیفه ای سنگین در این زمینه دارند و باید برای انجام آن همواره د رحال مطالعه و پژوهش باشند.

مفهوم فهرست نویسی در سند، تنظیم و توصیف عنوان می گیرد.

مباحث کتابشناسی مطرح در میان فهرست نگاران نسخ خطی

1. عنوان ، زبان ، مولف، مندرجات ، تاریخ ، علت و انگیزه نگارش ، منابع مولف، تصحیح و انتشار و آغاز و انجام .

مهمترین عنصر در شناخت نسخه خطی مهمترین عنصر در شناخت نسخه خطی

 بحث آغاز و انجام نسخه است .

تقسیم بندی نسخ خطی از نظر نفاست:

1. هندی و تزئینی
2. نسخه های کهن و نفیس مانند کتب اربعه که هر چه به زمان صفویه نزدیکتر باشد مهم تر است .

فهرست نویسی

سیاهه ای از اطلاعات معینی درباره کسی یا چیزی است و نیز درمعنای چکیده نیز می باشد.

فهرست نگار:

کسی که مشخصات کتاب را به شکلی الفبایی تنظیم می نماید.

تقسیم فهرست نویسی در کتاب:

فهرست نویسی در کتاب به 2 دسته تقسیم می شود:

1. فهرست نویسی توصیفی...فیزیکی
2. فهرست نویسی تحلیلی...موضوع کتاب.

در نسخ خطی فهرست نویسی دقیق تر می باشد و از 2 جنبه مورد بررسی قرار می گیرد:

1. کتاب شناسی ....مولف کتب ...انواع کتاب..
2. نسخه شناسی: شامل خصوصیات ظاهری کتاب است ، کیفیت جلد، اندازه ، اوراق ، نوع خط ، نامه کتاب ، محل و سال کتابت  خصوصیات عناوین کتاب، تصحیحات حواشی، نسخه های خطی، نام حاشیه نویس، جدول بندی، تعداد اوراق و برگها و سطرها...

مهمترین مسائل در ارزیابی نسخه های خطی

1. بحث موضوع کتاب ، قدمت نسخه خطی د رخور کتابشناسی و وضعیت فنی که درحوزه نسخه شناسی می باشند.

توصیه برای رعایت اصول ذیل توسط فهرست نگارین : فهرست نگاران چه مواردی را باید رعایت نمایند:

1. داشتن یکدستی اطلاعات
2. به کارگیری روش واحد در فهرست نویسی.
3. بع کارگیری روش واحد در اطلاعات .
4. استفاده از اسم اشهر یا کنیه.

دواصل فهرست نویسی

در فهرست نویسی دو اصل مهم و اساسی وجوددارد:

.منشا

.حفظ نظم اولیه

فهرست نویس باید کنترل و تسلط کامل بر سند داشته باشد مرحله بازبینی پس از مرحله کنترل می باشد.

کلمه فهرست  از فهرست پهلوی گرفته شده است جدولی است شامل ابواب و اصول کتابت درابتدا تا انتهای آن . صورت اسامی چیزی، نوشته ای که اسامی کتابها در ان باشد در زبان عربی به آن فهرست می گویند واژه فهرست در معنای نمودار و خلاصه نیز به کار برده میشود.

زمان و زبان سند

استنباط صحیح ا ز متن و استخراج نمایه های اسنادی

مهمترین عوامل در فهرست نویسی اسناد: در شاخصه های لازم جهت فهرست نویسی.

1. آشنایی اجمالی با زمینه و دوره های تاریخی اسناد& به ویژه تاریخ معاصر، بخصوص از صفویه به بعد
2. آشنایی با نوع سند به شکل عام و خاص و مباحث سند شناسی.
3. آشنایی با انواع خط و زبان
4. تسلط کامل فهرست نویس بر ادبیات سند خوانی و اصطلاحات دیوان سالاری و اداری.
5. آشنایی با مباحث اقلیم شناسی ، تقسیمات کشوری، و جز شناسی روستاها و شهرهای ایران .
6. آشنایی با رجال شناسی
7. آشنایی با عناصر سندشناسی ، مهر و سجلات و خطوط و..
8. آشنایی با سیر تحولات اداری و دیوانسالاری
9. آشنایی با شرایط اجتماعی و فرهنگی و سیاسی زمان
10. تسلط بر عنوان نویسی. چکیده نویسی و محتوا نویسی
11. تسلط بر واژگان درون و محتوای اسناد
12. شناخت انواع پرونده ها و نامه های اداری . اُیین نامه . نصویب نامه . بخشنامه و ....
13. آشنایی با اصول و ضوابط آئین نگارش و سجاوندی
14. آشنایی با انواع چکیده

درهامش-مراحل سند خوانی و سند پژوهی

سمت راست سند را که خالی می گذارند و حاشیه می نویسند درهامش گویند.

مراحل سند خوانی و سند پژوهی:

1. خواندن سند
2. بازنویسی
3. مقابله
4. معرفی نوع زبان تاریخی
5. اندازه، تعداد، نام صادر کننده سند، نام محتوای سند.

سجع

سجع هر قدر هنری باش به ۲ بخش فرعی و اصلی تقسیم می گردد گاه با استفاده از صفت برائت استمهلال نام صاحب مهر آیه یا حدیثی انتخاب می شده است مثلا سجع مهر شیخ ابراهیم جزائری به این صورت بود : سلام علی ابراهیم ....

سجع مهر شیخ فضل الله نوری : ذلک افضل الله یوتیه من شاء.... تاریخ قران ۱۳۰۹ ق بوده است .

سجع مهر امیرکبیر:

عبدالراجی محمدتقی.

سجع شیخ محسن ریحان آبادی: یا محسن قد عطاک.

سجع مهر آقا محمدخان قاجار: افوض امری الی الله عند محمد.