اوراق

اوراق از نظر مدیریت اسناد عبارتست از مواداطلاعاتی که طی فرایند اجرائی و تحقیقاتی ، فقدان ارزش آنها مفرض گردیده باشد .

سوابق

جمع سابقه است در معنای پیشینه که در عرف اداری کشور ما به معنای مستندات اداری، استناد به نامه های رسیده، مقررات اشاره شده درنامه های صادره .

اشاره اسنادی (استنادی) که منجر به ایجاد سندی دیگر شده است رشته اسنادی که نیز منجر به ایجاد اسنادی جون صدور سند مالکیت ، قباله جات و غیره می باشد .

مجموعه اسنادی که نمایانگر عملکردیک فرد حقیقی یا حقوقی دریک یا چند موضوع باشد مثل پرونده مجرمیت یک فرد یا پرونده رفاهی کارکنان در یک وزارتخانه

نوشته ها ، مدارک و پرونده های موجود در هر سازمان اعم از جاری ، نیمه جاری و راکد صرف‌نظر ماهیت آنها

مدرک ازدیدگاه فهرست نویسی

مدرک هرچند می تواند مترادف سند باشد اما دارای معنای وسیعتری است و آن را اینگونه می توان تعریف کرد ، هر شیئی که حاوی اطلاعات باشد و بتوان با دقت و باریک بینی در ان اطلاعاتی بدست آورد.

سند از دیدگاه اداری

عبارتست از حقایق کتبی درباره وقایع و معاملات سازمان که ممکن است درنامه، فرمانهای چاپی ، اوراق کاغذ یا کتاب منعکس شود.

تعریف سند از دیدگاه قانون مدنی:

سند عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد این تعریف به عنوان تعریف حقوقی سند مطرح می باشد .

سند وصل و مهر وصل

نامه هایی که مکمل فرمانهای حکام بوده است زمانیکه نامه هایی را درزمانهای ثدیم می نوشتند که به علت اطاله کلام ، کاغذ تمام می شده است و به پایان می رسیده است اما مطلب تمام نمی شده – کاغذی را اضافه می کردند و با چسب به ادامه کاغذ قبل و پشت آن را مهر می زدند به آن مهر وصل می گویند .(می گفتند).

پرونده چیست

پرونده چیست؟ 

پرونده مجموعه اسناد و سوابقی است که دارای پیوستگی موضوعی واحد بوده است و باروشی منطقی برای استفاده جاری یا ترتیب آرشیوی در پوشه یا پوشه هایی تنظیم شده است که شامل اسناد جاری یا نیمه جاری و راکد می باشد .

سطوح توصیف

سطوح توصیف: روش فهرست نویسی:

1. اسناد به شکل یک برگ فهرست می گردد . این روش برای اسناد یا منحصر به فرد به کار می رود .
2. سند می تواند به شکل ردیفی یا سری فهرست گردد . اسنادی که حجم بالا اما محتوایی عادی و معمولی دارند، که اینها با 3 روش،   1 نام خانوادگی  2 . نام جغرافیایی 3. موضوعی تقسیم بندی می گردند اما یک فهرست برای آنها زده می شود و مشترکات آنها این است که محتوای آنها یکی می باشد اما حجم بالاست بعنوان مثال: پرونده های پرسنلی نظام وظیفه پادگان استان فارس ...دراین نوع پرونده ها از فهرست های تمام نام یا راهنما و طولانی استفاده می گردد زیرا چندین پرونده را دربر میگیرد.
3. روش مجموعه ای: این روش در 2 حوزه انجام می گیرد

1. حوزه دولتی       2. حوزه خاندانی و اسناد اهدائی و خریداری

سندهایی که به صورت مجموعه ای می خواهند فهرست نویسی گردد باید دارای منشا یکسان باشند.

تفاوت روش فهرست نویسی مجموعه ای با روش فهرست نویسی ردیفی(سری):

-         دقت عمل روش فهرست نویسی مجموعه ای بسیار بالاتر است .

پس در روش مجموعه ای می توان در حوزه بحث و بررسی نمود.

پرونده هائی که اهمیت بسیاری دارند اما حجمشان بسیار بالااست و پرونده هایی با اهمیت خاندان‌ها.

اولویت های فهرست نویسی

اولویت های فهرست نویسی : تنظیم و توصیف اسناد.

1. تقدم تاریخی در ارزشیابی یا فهرست نویسی اسناد زیرا پرونده ها اطلاعات یکدیگر را تکمیل می نمایند ضمنا قدیم ترین پرونده ها ارزش تاریخی بیشتری دارند.
2. پرونده هایی که نیاز به عمق و دقت نظر بیشتری دارند حتی اگر سند خیلی قدیمی مهم نبود و حتی خیلی جدید بود . پرونده هایی که مولفه های ارزشی بیشتری دارند . موضوع خود می تواند یکی از ملاک های ارزشمند بودن و دقت نظر و عمل بییشتر باشد.
3. میزان حجم سند

درجه اهمیت سندهای آرشیوی

چند نوع سند درپرونده ها موجود است ؟  درجه اهمیت سندهای آرشیوی

سه نوع از آنها نباید امحا گردد:

1. اسناد حیاتی: که اصلا نباید امحا گ ردند مانند قانون تاسیس سازمانها و ادارات .
2. اسناد مهم: که اصلا نباید امحا گردند : بخشنامه ها ، دستورالعملها، آیین نامه ها...
3. اسناد مفید: که اصلا نباید امحا گردند : گزارشهای سیاسی، فرهنگی و اقتصادی...
4. اسناد غیرضروری: قبوض ، برگهای مرخصی، رونوشتهای تکراری، برگه های امتحانی...که این ها می توانند پس از انتقال نمونه های خاص امحا گردند.

در مراحل ارزشیابی ، به شیوه فوق عمل می گردد و سپس پرونده اماده فهرست نویسی می گردد.

کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد

کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد مشتل بر موارد زیر است

1. منشا سند
2. جای نما
3. عنوان-کلی،بصورت خلاصه،توصیفی
4. دوره تاریخی :قاجاریه، ناصری، سوم جمادی الثانی1313 ق.
5. وابستگی اقلیمی (مبدا-مقصد)
6. زبان
7. خط نستعلیق ، شکسته
8. عناصر سندی ، تحمیدیه، مهر، طغرا،توشیح،مهر،دفتری کردن،خط ترقین(نوحیه)، خطبه،درهامش،سجلات
9. آرایه های هنری: تذهیب ، تشعیر،مطلا،ترنج،اسلیمی،جقه.
10. شرح محتوایی سند: که بایستی واژه بندی صورت گیرد. ایجاد خلاصه گوئی و دوری ازاطناب.....که مفهومی به نام تناسب ایجاد می گردد در فهرست نویسی اسناد بیشتر از چکیده نویسی تلگرافی استفاده می گردد.
11. توصیفگرها: نمایه ها یا واژکانی هستند که یا اسم خاص هستند یا مکان جغرافیایی و یا موضوعی اند . مهمترین توصیفگرتاریخ است . دومین توصیفگر اقلیم است سومین خود سند است چهارمین رجال و پنجمین موضوعی است .رابطه توصیفگربا شرح محتوائی عنوان بسیار مهم است .
12. تعداد برگ (سند) ، صفحه برای کتاب به کار برده می شود مثلا اگر یک برگ داشته باشیم پشت آن یک مهر باشد می شود یک برگ ، دوصفحه / دوبرگ باشد و یکی از آنها پشتش مهر باشد می شود 2برگ و 3صفحه.

سیستم آرشیوی هر کشوری با توجه به شرایط موجودیت است .

13.شرایط فیزیکی سند، سئوال این است یعنی آیا سند نیاز به مرمت دارد یا خیر؟.

14.شرایط دسترسی به سند یا پرونده .

15.ملاحظات(یادداشت).

16.ضمایم