چکیده ای که محتوای موضوعی سند و مدرک را توضیح می دهد ولی آن را ارزشیابی نمی کند و چکیده تشریحی و چکیده وصفی نیز گفته می شود.
این نوع چکیده عنوانی است وصفی که حکم خلاصه و حداقلی از محتوای سند و مدرک را دارد این چکیده بیشتر مبین موضوع و رکن کلام و سند و مدرک است . از این رو چکیده عنوانی راهنمائی اولیه برای محتوای (محتواشناسی) سند می باشد.چکیده عنوانی زمانی سودمند است که عنوانی اصلی برای نشان دادن محتوای یک نوشته یا یک سندی کافی و وافی باش . کلام اجمالی و در عین حال اطلاعات کافی دران ترسیم شده باشد. عنوان نویسی برای اسناد آرشیوی حتما می بایست همراه با ذکر نوع سند و نوع پرونده باشد.
این چکیده بیشتر برای خلاصه مذاکرات و کنفرانس ها و گزارشات بدون نتیجه و مقالات و برخی اسناد آرشیوی به کار می رود. این چکیده شامل مطالبی کلی درباره یک سند ( مدرک ) است . این چکیده ارزشش از چکیده تمام نما کمتر اما به لحاظ تهیه سریع تر ، آسان تر و کم هزینه تر است . معمولا هر زمان از چکیده یاد می شود منظور چکیده راهنماست جملات این چکیده جملاتی توصیفی و طول آن به گونه متوسط 75 تا 150 کلمه است .
چکیده تمام نما یعنی حتی الامکان کمیت و کیفیت اطلاعات موجود در سندرابازیابی و ارائه می نماید.. این چکیده فشرده ای از بحثهای اساسی و یافته های اصل سند و مدرک می باشد به منظور ارزابی سند و مدرک و قبول و در آن ، چکیده تمام نما طولانی تر از سایر چکیده هاست . این چکیده کاملترین نوع چکیده است و از نظر برآورد کیفی مشکل ترین چکیده هاست . جملات چکیده ها ی تمام نما معمولا خبری و به گونه متوسط شامل 150 تا 200 کلمه است بنابراین محتوا و اطلاعات مفصل برخی از اسناد شکل گزارشات و پرونده های قطور این چکیده ممکن است تا 500 کلمه هم برسد.
در علم کتابداری ، چکیده های اصلی و منبع چکیده راهنما و تمام نما است اما در اسناد ، چکیده تلگرافی است
سبک و محتوای چکیده
سبک و محتوا یا طول معین و خاصی را نمی توان برای تمام چکیده ها توصیه کرد این سه عامل (سبک . محتوا و طول) باید با توجه به اصل و سند مدرک ، تخمین و تعداد نویسندگان و منابع سازمانی چکیده نویسی و طرح ریزی شوند.
.اولین عاملی که نیاز به بررسی دارد اصل سند و مدرک است .
مهمترین نکاتی که در این زمینه مورد توجه قرار میگیرند:
.دومین عامل تخمین و برآمد نیازهای استفاده کنندگان از چکیده ها
3. سومین عامل سبک و طول و محتوای چکیده غالبابا توجه به منابع و قوانین و ضوابط چکیده نویسی ، امکانات و دامنه خدمات آنها تعیین می شوند.
روشهای چکیده نویسی
برای چکیده نویسی 4 مرحله باید طی گردد:
مشخصات یک چکیده خوب و تفاوت چکیده با خلاصه نویسی
اختصار، صحت ، درستی و و ضوح و روشنی از مشخصات یک چکیده خوب و مفید می باشد .
هدف از چکیده : اهداف چکیده:
چکیده باعث از بین رفتن موانع زمانی می شود.
چکیده باعث سهولت انتخاب می گردد.
چکیده سهولت در چستجوی محتوا را آسان می نماید.
چکیده باعث سهولت انتخاب می گردد.
در چکیده نویسی ما ملزم می باشیم که اصل و معنای دقیق محتوا را در چند خط کوتاه بیان نمائیم اما خلاصه نویسی دارای این محدودیت نمی باشد و ممکن است بیشتر و طولانی تر باشد.
- چکیده باید زبان مدرک باشد ودارای صحت و درستی باشد . بایستی بتواند استنباطهای متفاوت و اشتباه را رد نماید و استنباط درست را بیان نماید . اگر اشتباهی در سند و مدرک است چکیده نویس باید درستی و نادرستی آنها را بخوبی و کامل مشخص نماید .
چکیده دارای سه ارزش می باشد :
چکیده از نظر استفاده و ماهیت برخی عوامل را در خود جای می دهد مانند:
بنابراین چکیده یکی از عوامل مهمی سات که سبب می شود اطلاعات مدرک به درستی و گویائی منتقل گردد.
یکی از اقدامات مهم چکیده نویسی شاخص کردن تمام اجزا و عناصر مهم متن و محتوا می باشد .
چکیده ها
یکی از تخصصهائی که در لابلای فهرست نویسی باید مورد توجه قرارداده شود یحث چکیده ها می باشد یا چکیده ها در دو مقوله : 1. عنوان نویسی 2. محتوانویسی روبرو خواهیم بود . درسند بیشتر به چکیده تلگرافی توجه میگردد.
چکیده عبارتست از بیان مختصر و صحیح محتوای مدرک که بایستی برگرفته از سبک اصل مدرک ناشته شده باشد به عبارتی دیگر چکیده فشرده صحیح بک مطلب است بدون هیچگونه تفسیر اضافی و انتقادی برآن به علاوه چکیده شامل فشرده تمام مطالب مهم یا قسمتهای ویژه ای از آن و گاهی شامل فهرست اصطلاحات و واژه های کلیدی است . در اصل چکیده شناخت محتوایی یک مدرک و سند است که با حداقل کلمات و عبارات ممکن تهیه و تنظیم می شود.