مدیریت اسناد الکترونیکی

نرم افزار خوب تنها یک جزء سازنده از مدیریت اطلاعات الکترونیکی است مدیریت الکترونیکی موفق اطلاعات در یک سازمان اجزا دیگری دارد که عبارتند از:

·        چارچوب خط مشی ها :

همراه با آماده سازی نرم افزار با روشهای نگهداری رایانه ای اسناد، ضروری است مدیریت اطلاعات موجود تحلیل شود و سیاستهای امنیتی سیستم  بررسی و تدوین گردد و قوانینی برای پرداختن به نواحی که نیاز به بازنگری دارند، بوجود آید و بالاخره فاصله بین قابلیتهای نرم افزاری و سیاستهای مرتبط با مسئولیت نگهداری ، بازیابی و امحا اسناد از دیدگاه های مختلف کارکنان برآورد شود . سیاستهای کاری راهنماهای خوبی برای ساخت نرم افزاری است که می تواند اطلاعات کاری را مدیریت کند و دارای ابزارهایی نظیر طرح توصیفی و مدلهای ابرداده هاست.

·        تحلیل چرخه کاری:

بازنگری مهندسی سیستم، بر آماده سازی هر تکنولوژی اطلاعاتی مقدم و ارجح است و شامل شناسایی ، بیان نقشها و ظرفیت جایگزینی مسئولیتها می باشد.

·        مدیریت تغییر:

آماده سازی یک سازمان برای این که بتواند فعالیتهایش را بطور خودکار انجام دهد، تنها منجر به تحول در روشهایی که چرخه فعالیت را به اتمام می رسانند، نمی شود بلکه نقش و وظایف کاربر نهایی را نیز تغییر می دهد. آماده کردن مولفه های انسانی برای این دگر گونی بر هر نوع آماده سازی فنی تقدم و ارجحیت دارد.

·        تداوم و پایداری:

 توسعه و نگهداری از سیستمهای خودکار ، بطور کلی به بودجه سازمانی وابسته است وقتی باید اقدام به نگهداری اسناد به صورت خودکار کرد که به عنوان بخشی از توسعه سازمانی ، ادامه حیات ، فعالیت و نگهداری از سیستم ماشینی وجود داشته باشد.