وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیویوبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیوینمایه چیست؟
نمایه چیست؟
صورتی از موضوعات و واژگان مهم می باشد مجموعه شناسه های الفبائی یا نظام یافته ای که کاربران رابه جایگاه اطلاعات در سند و مدرک هدایت می نمایند و تظم در توالی آن معمولا از نظم و توالی اطلاعات در مدرک پیروی نمی کند.
چکیده تلگرافی
چکیده تلگرافی
پرکارترین چکیده در بحث فهرست نویسی اسناد می باشد.
سیاق به سه نوع تقسیم می گردد:
- سیاق تجاری
- سیاق اداری
- سیاق کاسب کارانه و عامیانه
در چکیده تلگرافی اطلاعات بسیار مختصر ارائه می شودو تهیه چکیده تلگرافی به مهارت چکیده نویس د رتلخیص و ارائه نامبهم مطالب بستگی دارد دراین نوع چکیده ِ کلمات دستوری مانند حروف اضافه، را حتی المقدور حذف می نمائیم . در این نوع چکیده حذف فعل نه جائز است برای تهیه این نوع چکیده ابتدا باید چکیده تمام نما یا راهنما نوشته شود انگاه کلمات دستوری و اضافه را از آن حذف می کنند این نوع چکیده به لحاظ اقتصادی و تسریع در کار، در فرمهای استاندارد و در نظامهای ذخیره ای و بازیابی نرم افزاری مورد استفاده مناسب قرار میگیرد.
چکیده توصیفی
چکیده ای که محتوای موضوعی سند و مدرک را توضیح می دهد ولی آن را ارزشیابی نمی کند و چکیده تشریحی و چکیده وصفی نیز گفته می شود.
چکیده عنوانی
این نوع چکیده عنوانی است وصفی که حکم خلاصه و حداقلی از محتوای سند و مدرک را دارد این چکیده بیشتر مبین موضوع و رکن کلام و سند و مدرک است . از این رو چکیده عنوانی راهنمائی اولیه برای محتوای (محتواشناسی) سند می باشد.چکیده عنوانی زمانی سودمند است که عنوانی اصلی برای نشان دادن محتوای یک نوشته یا یک سندی کافی و وافی باش . کلام اجمالی و در عین حال اطلاعات کافی دران ترسیم شده باشد. عنوان نویسی برای اسناد آرشیوی حتما می بایست همراه با ذکر نوع سند و نوع پرونده باشد.
چکیده راهنما
این چکیده بیشتر برای خلاصه مذاکرات و کنفرانس ها و گزارشات بدون نتیجه و مقالات و برخی اسناد آرشیوی به کار می رود. این چکیده شامل مطالبی کلی درباره یک سند ( مدرک ) است . این چکیده ارزشش از چکیده تمام نما کمتر اما به لحاظ تهیه سریع تر ، آسان تر و کم هزینه تر است . معمولا هر زمان از چکیده یاد می شود منظور چکیده راهنماست جملات این چکیده جملاتی توصیفی و طول آن به گونه متوسط 75 تا 150 کلمه است .
چکیده تمام نما
چکیده تمام نما یعنی حتی الامکان کمیت و کیفیت اطلاعات موجود در سندرابازیابی و ارائه می نماید.. این چکیده فشرده ای از بحثهای اساسی و یافته های اصل سند و مدرک می باشد به منظور ارزابی سند و مدرک و قبول و در آن ، چکیده تمام نما طولانی تر از سایر چکیده هاست . این چکیده کاملترین نوع چکیده است و از نظر برآورد کیفی مشکل ترین چکیده هاست . جملات چکیده ها ی تمام نما معمولا خبری و به گونه متوسط شامل 150 تا 200 کلمه است بنابراین محتوا و اطلاعات مفصل برخی از اسناد شکل گزارشات و پرونده های قطور این چکیده ممکن است تا 500 کلمه هم برسد.
انواع چکیده
در علم کتابداری ، چکیده های اصلی و منبع چکیده راهنما و تمام نما است اما در اسناد ، چکیده تلگرافی است
سبک و محتوای چکیده
سبک و محتوای چکیده
سبک و محتوا یا طول معین و خاصی را نمی توان برای تمام چکیده ها توصیه کرد این سه عامل (سبک . محتوا و طول) باید با توجه به اصل و سند مدرک ، تخمین و تعداد نویسندگان و منابع سازمانی چکیده نویسی و طرح ریزی شوند.
.اولین عاملی که نیاز به بررسی دارد اصل سند و مدرک است .
مهمترین نکاتی که در این زمینه مورد توجه قرار میگیرند:
- طول و دامنه سندو مدرک
- موضوع سند و مدرک
- زمان سند و مدرک
- دسترسی به سند و مدرک
- ثبت و تاکیدات سازمانها منشا ایجاد کننده است .
.دومین عامل تخمین و برآمد نیازهای استفاده کنندگان از چکیده ها
3. سومین عامل سبک و طول و محتوای چکیده غالبابا توجه به منابع و قوانین و ضوابط چکیده نویسی ، امکانات و دامنه خدمات آنها تعیین می شوند.
روشهای چکیده نویسی
روشهای چکیده نویسی
برای چکیده نویسی 4 مرحله باید طی گردد:
- در مرحله اول سند را بخوانیم تا درک درستی از محتوا و زمینه آن بدست آوریم . بیش از یکبار بخوانیم و چکیده نویسان مجرب کلمه به کلمه نمی خوانند به دنبال کلمات محوری در متن با یک نگاه می گردد و با یک نگاه اجمالی به بخشهای مهم سند و مدرک اصل مطلب را دریافت می دارد .اغلب بیشترین اطلاعات مهم را می توان از سطور و جملات آغازین ، رکن حال (رکن کلام) و عبارات اخرین مدرک استخراج کرده و عبارات مقدماتی اغلب به جهت یابی چکیده نویس در دریافت نوع سند و موضوع سند کمک می نماید. و برای آنانی که به موضوع مد رک تسلط ندارند می تواند کمک وافی و کافی نماید .، در این رابطه چکیده نهائی که مبتنی بر دریافت درستی است نباید بخاطر تقدم و تاخر مطلب عناصر خود را از دست بدهد.
- بازخوانی و خواندن تمام(تک تک) پرونده ها یا مکاتبات است و مرحله دوم از نکات اصلی سند و مد رک یادداشت برداری نمائیم .
- تهیه پیش نویس خام چکیده با استفاده از یادداشت های ثبت شده و باید در مرحله دوم توجه داشته باشیم که انتقال کلمات و عبارات طولانی از متن سند و مدرک به چکیده ممکن است برای نکات مهم دیگر جای کافی باقی نگذارد.
- پیش نویس چکیده رابرای نقطه گذاری ، املای صحیح کلمات ، حذف و تلخیص می بایست کنترل نمائیم به ویژه ضبط صحیح مطالب خیلی مهم است جدا از اشتباهاتی که به علت بی دقتی صورت می گیرد وقتی اصلاحات لازم به عمل آمد تا جائی که ممکن است ویرایش پیش نویس چکیده و اصلاح ثبت نوشته حتما صورت پذیرد.
- تنطیم چکیده نهایی