سطوح توصیف

سطوح توصیف: روش فهرست نویسی:

1. اسناد به شکل یک برگ فهرست می گردد . این روش برای اسناد یا منحصر به فرد به کار می رود .
2. سند می تواند به شکل ردیفی یا سری فهرست گردد . اسنادی که حجم بالا اما محتوایی عادی و معمولی دارند، که اینها با 3 روش،   1 نام خانوادگی  2 . نام جغرافیایی 3. موضوعی تقسیم بندی می گردند اما یک فهرست برای آنها زده می شود و مشترکات آنها این است که محتوای آنها یکی می باشد اما حجم بالاست بعنوان مثال: پرونده های پرسنلی نظام وظیفه پادگان استان فارس ...دراین نوع پرونده ها از فهرست های تمام نام یا راهنما و طولانی استفاده می گردد زیرا چندین پرونده را دربر میگیرد.
3. روش مجموعه ای: این روش در 2 حوزه انجام می گیرد

1. حوزه دولتی       2. حوزه خاندانی و اسناد اهدائی و خریداری

سندهایی که به صورت مجموعه ای می خواهند فهرست نویسی گردد باید دارای منشا یکسان باشند.

تفاوت روش فهرست نویسی مجموعه ای با روش فهرست نویسی ردیفی(سری):

-         دقت عمل روش فهرست نویسی مجموعه ای بسیار بالاتر است .

پس در روش مجموعه ای می توان در حوزه بحث و بررسی نمود.

پرونده هائی که اهمیت بسیاری دارند اما حجمشان بسیار بالااست و پرونده هایی با اهمیت خاندان‌ها.