جناب آقای غلامرضاعزیزی

انتصاب شایسته شمارا به سمت ریاست پژوهشکده اسناد ،سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران تبریک گفته توفیق شمارادر خدمت به ایران اسلامی از درگاه خداوند مسئلت دارم.
                                  

سالی که یک عمر برای شما باقی خواهد ماندآشنایی با MBA
این رشته کاربردی و آموزشی ابتدا در آمریکا و کشورهای صنعتی و سپس به سرعت در کشورهای در حال توسعه مانند ایران، ترویج یافته است. بر خلاف رشته های مدیریت که ماهیت تئوریک و توصیفی دارند، MBA دارای ماهیت کاملا کاربردی و تجویزی است. وقتی سازمان شما در بحران بسر میبرد، برای برون رفت از این بحران به تئوری احتیاج ندارید، بلکه به راهکارهای عملی و تجویزی نیاز دارید که سازمانتان را با کمترین هزینه و در مدت زمان مناسب از بحران خارج کند. همچنین زمانی که به راه اندازی کسب و کارتان فکر میکنید، تئوریها راه گشا نخواهند بود. بلکه شما نیاز دارید که بدانید واقعا باید چکار کنید؟ این دقیقا همان ویژگی MBA است. در واقع دوره MBA این امکان را به شما میدهد تا محیطها و چالشهای واقعی مدیریت را تجربه و مهارتهای کاربردی لازم را برای پیشرفت شغلی خود کسب کنید.

برخی از این مهارتها عبارتند از:1. اداره و راهبری مؤثر و کارآمد سازمان یا یک بخش تخصصی از آن نظیر بخش های تولیدی، بازاریابی و فروش، اطلاعات و مالی
2. ایجاد تحول در یک بخش تخصصی سازمان
3. طراحی، هدایت و رهبری تحول در کل سازمان پس از کسب تجارب عملی در مدیریت
4. کارآفرینی با ایجاد فعالیت های جدید در درون سازمان و یا ایجاد سازمانهای جدید
5. ارائه خدمات مشاوره ای و مطالعاتی در زمینه های مزبور به مدیران سازمانهای اقتصادی و اجتماعی
6. تصمیم گیری سریع و صحیح
7. فرصت یابی و تبدیل تهدیدات به فرصتها

افرادیکه در این دوره پذیرفته میشوند، پس از فراگرفتن دانش مدیریت و تمرین مهارتهای مدیریتی در این دوره، نیروهای ارزنده ای خواهند شد که می توانند با ترکیب دانش تخصصی و مدیریتی خود در جهت تحقق هدفهای بالا نقش مهمی در بهبود مدیریت جامعه و همچنین کسب و کار خود ایفا نمایند.

در این راستا، موسسه آموزش عالی ماهان، به عنوان اولین Business School و برگزار کننده دوره  های یکساله مدیریت راهبردی کسب و کار (1 – Year MBA) در ایران، در طی 5 سال، توانسته است نزدیک به 1400 دانش پذیر را که غالبا مدیران و کارشناسان ارشد سازمانهای دولتی و خصوصی می باشند، تحت پوشش خدمات آموزش عالی خود قرار دهد و از این میان بیش از 70 درصد آنها توانسته اند با موفقیت در این دوره ها فارغ التحصیل شوند. سایر دانشپذیران نیز در حال تحصیل و گذراندن این دوره های مدیریتی اثربخش هستند.

برخی از ویژگیهای ماهان عبارتند از:1. جزء 100 برند برتر ایران و همچنین برند برتر خدمات آموزشی کشور در سال 88
2. اعطای گواهی نامه پایان دوره از وزارت علوم با قابلی ت ترجمه رسمی قوه قضاییه و تاییدیه وزارت امور خارجه
3. امکان ادامه تحصیل فارغ التحصیلان ماهان در خارج از کشور
4. همکاری با دانشگاههای بین المللی معتبر مورد تائید وزارت علوم در رشته MBA
5. کاربردی و مهارتی بودن دوره
6. ترفیع سازمانی و اعطای Grade به کارکنان محترم دولت که فارغ التحصیل ماهان می باشند ( طبق مجوز اداره توسعه منابع انسانی وتحول اداری وزارت کشور )
بیست و چهارمین دوره MBA یکساله ماهان از 3دی ماه آغاز خواهد گردید. از شما دعوت میشود تا با ثبت نام در این دوره، تحول مثبت در کسب و کارتان را تجربه و علاوه بر علم مدیریت، هنر و مهارت مدیریت را نیز کسب نمائید. مشاورین MBA ماهان، به صورت حضوری و یا تلفنی آماده هستند تا هرگونه اطلاعات لازم در خصوص این دوره را در اختیار شما دوست عزیز قرار دهند.

•    توصیف، مرحله چهارم چرخه مدیریت سوابق است. سیستم نگهداری اسناد، عمدتا بطور خودکار این کار را انجام می دهد در حقیقت همه اطلاعات اساسی یک سابقه هنگامی که توسط سیستم دریافت می شود، شناسایی می گردد.بنابراین توصیف، نه تنها در برگیرنده اطلاعات متنی است بلکه شامل ابرداده های مربوطه نیز خواهد بود. اطلاعات متنی عبارت از داده هایی نظیر فرستنده، آدرس، روند کاری، قابلیتهای اجرایی واحدهای سازمانی و غیره است. ابرداده نیز داده تکنیکی از رایانه و سیستمهای ارتباطی است که اسناد را تولید و به ترتیب توزیع می کنند. ابرداده ها، اگرچه ممکن است نقش اختصاصی در یک سیستم نداشته باشند اما وظیفه اساسی بر عهده دارند. توصیف اسناد در  پایین ترین سطح خود یعنی زمانی که اطلاعات دریافت می شوند و یا ارتباط کاری برقرار می گردد، می تواند بطور خودکار توسط سیستم انجام پذیرد. اما هنوز در محیط الکترونیکی، توصیف اسناد در سطح ردیف(سری) و یا دیگر سطوح بالاتر مثل توصیف مجموعه ای، توسط آرشیویستها انجام می شود.

•    مرحله پنجم: ارزشیابی اسناد، یعنی تعیین مدت زمانی که سیستم باید برای نگهداری سوابق منظور دارد، می باشد. ارزشیابی به عنوان روند ادامه فعالیت تلقی می شود. در حقیقت ارزشیابی از همان ابتدای دریافت سابقه - یعنی وقتی که تصمیم گیری میشود اطلاعات رسیده را به عنوان سند دریافت کنند و یا به عنوان دیگری غیر از سند بایگانی نمایند - آغاز شده است. ارزشیابی مورد توجه آرشیوهای الکترونیکی نیز هست البته تئوری ایجاد فضاهای فیزیکی با حذف اوراق زاید نقش مهمی را در محیط های الکترونیکی بازی نمی کند اما هزینه ذخیره سازی و نگهداری و مرمت و حتی هزینه ای که صرف مرمت اسناد نامربوط و بی فایده میشود، مورد توجه است زیرا می توان این هزینه ها را در جای بهتر دیگری صرف کرد. چرخه ارزشیابی تمام مواردی که اسناد برای حفظ آنها تولید می شوند را -  از جمله امور اداری ، مسئولیت پذیری و حافظه تاریخی-  تحت پوشش قرار می دهد.

این سیستم تنها یک بسته نرم افزاری نیست که از بازار خریداری شده و سپس مورد استفاده قرار گیرد. بلکه "سیستم نگهداری سوابق"، در درجه اول تفسیری از فعالیتهای اداری یک سازمان است و باید قابلیت کنترل و نگهداری سوابق و راه و روشهایی که در خلق و نگهداری سوابق سازمانی مورد نیاز قرار می گیرد را دارا باشد. بنابر این لازم است نرم افزار "سیستم نگهداری سوابق" هر سازمان، تحت شرایط و روابط سازمانی و چرخه کاری همان سازمان طراحی و بوجود آید.

در هر حال بکار گیری اجزای جدید یک مفهوم در طراحی روشها و تحلیل سیستم می تواند نقش تعیین کننده ای داشته و همچنین ارائه مشخصات واضح و روشن اجزای سیستم کاری در یک سازمان می تواند در تشخیص ساختار سیستم نگهداری سوابق، کمک قابل توجهی نماید زیرا از این ساختار، وسیله ای بوجود خواهد آمد که بتواند تغییرات لازم برای مدیریت شایسته سوابق الکترونیکی را پدید آورد.

شورای جهانی آرشیو (ایکا)[i]سیستم نگهداری سوابق را به عنوان " یک سیستم اطلاعاتی که برای مقاصدی نظیر ذخیره سازی و بازیابی سوابق، طراحی شده و برای کنترل عملیات مشخصی نظیر ایجاد، ذخیره سازی و دسترسی به سوابق با حفظ اصالت و قابلیت استنادی آنها، ساماندهی گردیده است[ii]" معرفی می نماید که مرتبط با برداشت جهانی آن و بسیار کلی بنظر می آید.

[i]  - International Council of Archives

[ii]  - "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating , storing , and accessing records , to safeguard their authenticity and reliability ", International Council of Archives , Committee on Electronic Records ,Guide for Managing Electronic Records from an Archival perspective. Paris , 1997.

1 – ناحیه شرح شناسایی :(Identity Statement Area)

در این ناحیه تلاش می گردد برای سند یک شناسنامه منحصر بفرد تولید شود تا بوسیله آن، واحد توصیفی مورد نظر بطور خاص و ویژه با توصیف خود ارتباط برقرار کند. به همین منظور باید مؤلفه ها بگونه ای انتخاب شوند که تأمین کننده مقصود باشند.

2-   ناحیه سابقه: (Context Area)

در این قسمت به سوابق اداری و آرشیوی اسناد و همچنین مشخصات ایجاد کننده سند پرداخته می شود.

3 – ناحیه محتوا و ساختار :(Content and Structure Area)

وظیفه این ناحیه شناسایی محتوا و ارائه اطلاعات مختصر و کافی از چگونگی ساختار واحد توصیف است تا با این اطلاعات کاربر بتواند با کلیات محتوایی و ساختاری واحد توصیف آشنا شده و روند تحقیقات خود را تخمین بزند.

4 – ناحیه شرایط دسترسی و استفاده: 

 (Condition of Access and Use Area)

در این ناحیه به شرایط دسترسی اسناد و همچنین به آن دسته از خصوصیات ساختاری سند پرداخته می شود که در بدو امر تسهیلات استفاده و دست یابی به اسناد را تسریع می کند.

5 – ناحیه اسناد پیوسته و متحد :(Allied Materials Area)  

در این ناحیه به وجود و یا عدم وجود نسخه های اصلی و کپی ، ضمایم و پیوستها، نحوه انتشار پرداخته می شود و عناصر توصیف در این ناحیه موقعیتهای فوق را معلوم می کنند.

6 - ناحیه تذکرات: (Notes Area)   

وظیفه این ناحیه اطلاع رسانی از مواردی است که در هیچ یک از نواحی دیگر بیان نشده است.

7 – ناحیه کنترل توصیف: (Description Control Area)  

این ناحیه فعالیتهای آرشیویست را در فرآیند توصیف کنترل کرده و یادآور قوانین و مقررات و تاریخ استخراج اطلاعات توصیفی است که بوسیله آرشیویست تولید شده اند.

پانزدهمین نمایشگاه بین‌المللی الکترونیک، کامپیوتر و تجارت الکترونیکی( ایران الکامپ) از سوم تا هفتم آذرماه در محل دایمی نمایشگاه‌های بین‌المللی جمهوری اسلامی ایران برگزار می‌شود.    

برای مشاهده مشروح خبر روی تصویر زیر کلیک کنید

جدول نواحی هفت گانه توصیف  

قوانین توصیفی رهنمودهای کلی ای هستند که مسیر توصیف مواد آرشیوی را مشخص می کنند اما برای اینکه توصیف مواد از یک طرح و نقشه واحد پیروی نماید لازم است اجزا و عناصر مؤثر در توصیف معلوم و دسته بندی شوند زیرا با دسته بندی و ایجاد نواحی مشخص توأم با تعیین مؤلفه ها و زیرشاخه های لازم در هر ناحیه، نه تنها  می توان ذخیره سازی را بهتر و دقیق تر انجام داد و از هیچ عنصر اطلاعاتی غافل نشد، بلکه برای تبادل و یا انتقال اطلاعات پردازش شده، راحتر برنامه ریزی کرد. عناصر توصیف مطابق با آنچه در "ایساد (جی)ISAD " آمده است به هفت ناحیه تقسیم می شود و هر یک نیز زیر شاخه های مناسب خود را دربردارند. البته ذکر این نواحی تنها برای آشنایی است و هر یک از کشورها بنا بر مقتضیات بومی خود می توانند قسمتی و یا تمام آنها را بکار گیرند. استفاده از این نواحی به منظور تسهیل در تبادلات کشوری و نیز بین المللی، بسیار مهم است و هر مرکز آرشیوی برای استاندارد سازی شیوه های تنظیم و پردازش خود ناگزیر از تبعیت خواهد بود ناگفته نماند استاندارد کلی ای که شورای جهانی آرشیو برای توصیف مواد آرشیوی ارائه می کند دارای قوانین و عناصری است که بدون در نظر گرفتن شکل و یا نوع رسانه ماده آرشیوی، به بیان دستورات و راهکارها می پردازد و بصورت عام کاربرد شایسته دارند.

 پاسخ به این سوال که چه اطلاعاتی را باید حفظ کرد؟ وابستگی تام و تمام به کوشش آرشیویست در ثبت کلیه موضوعات یک پدیده دارد و تعیین این که چه میزان از یک پدیده را باید ثبت نمود نیز وابسته به اهمیت و اعتباری است که برای آن پدیده قائل می شویم. مثلا در آرشیو اسناد دولتی سه معیار در ارزشیابی و حفظ اسناد لحاظ می کنند این سه معیار از آن نظر که سازمان تولید کننده سند برای اسناد خود اهمیت قایل است تدارک دیده شده اند آنها عبارتند از: 

با سلام خدمت دوستان همکار و هم وبلاگی عزیز و همه علاقمندان به آرشیو و اسناد:

بدینوسیله به اطلاع دوستان و همراهانی که موفق به ارسال چکیده مقاله شان نشده اند می رساند، مهلت ارسال چکیده مقاله تا هشتم آذر ماه 1388 تمدید شده است.

محورهای همایش عبارت است از: 

             آرشیو در ایران: گذشته، حال و آینده 

        مدیریت اسناد (الکترونیک- غیر الکترونیک) 

        بررسی امکان تدوین نظام ملی آرشیوی 

             همکاری آرشیوها در عصر الکترونیک 

      فرایندهای آرشیو ( گردآوری و ارزشیابی / پردازش و توصیف / حفظ و نگهداری / اطلاع رسانی و اشاعه)  

       آموزش آرشیوداری 

       آرشیو: پژوهش، سند پژوهی 

       وب و آرشیو 

             آرشیو و جامعه 

             معماری ساختمان‌های آرشیو

 از همة متخصصان علوم آرشیوی و کتابداری و پژوهشگران برای شرکت و ارائة سخنرانی در همایش دعوت به عمل می‌آید. سخنرانی‌ها باید بر اساس محورهای همایش و ارائة تجربه‌های ایرانی باشد. 

لطفا چکیده مقاله‌ها در قالب فایل word 2003 به نشانی الکترونیکی: 

a2a@nlai.ir  ارسال شود. مشخصات نویسنده/نویسندگان، وضعیت شغلی/سمت، پست الکترونیکی و شماره تلفن، همراه چکیده ارسال شود.

روند شناسایی ، اطلاعات مهمی درباره گستردگیِ فرآیندِ جمع آوری می دهد که می بایست با یک سیستم "کنترل فرآیند" ادغام شود تا برای اقدامات دیگر نظیر سازماندهی، حفاظت و آماربرداری و یا تبیین سیاست گذاریهای گوناگون از این اطلاعات بهره برد. با ارائه رهنمودهای اساسی در جهت شناخت مراکز و منابع، می توان امیدوار بود که مجموعه های آرشیوی با نظم و ترتیب قابل قبولی گردآوری می شوند و از این رهگذر، در مرحله پردازش و تنظیم مجموعه ها  از پراکندگی و سردرگمی جلوگیری به عمل می آید. طبیعتا فایده دیگر داشتن رهنمود، در ورود آرشیویستهای جدید به حوزه کاری، تجلی خواهد کرد زیرا تصمیمات متخذه بر اساس سیاستهای اعلام شده، برای کارشناسان و آرشیویستهایی که بعدا به آرشیو می پیوندند آشکارا قابل درک و فهم خواهد بود. داشتن چارچوب به آرشیویست می فهماند که باید در محدوده تعیین شده عمل کند . تحت عوامل گوناگون مثل علایق و سلایق خود ویا دیگری قرار نگیرد. آرشیویست با در دست داشتن قواعد و چهارچوبهای مشخص، تا حدود زیادی نسبت به ماهیت انواع اسنادی که آرشیو تمایل به شناسایی و جمع آوری آنها دارد، آگاهی می یابد و متوجه می شود چرا تاکنون چنین اسنادی گردآوری شده اند و یا اینکه چرا تا به امروز تلاشی بی وقفه برای گردآوری این نوع از اسناد ، صورت گرفته است از این روی نسبت به موجودی مجموعه های آرشیو دیگر دچار شک و تردید نشده و فعالیت گذشتگان را که منطبق با این سیاستها بوده است، موجه خواهد شمرد. قواعد می توانند در راستای مجموعه گستری ویا ارزیابی و سنجشِ منابع نیز بکار بسته شوند با استخدام معیار اعتبار سنجی مراکز( اعتبار مرکز در تولید اسناد تا به چه حدی است)، ژرف سنجی(آیا به اندازه لازم و کافی اسناد مورد نظر در آن مرکز یافت می شوند) و وسعت سنجی (تا چه اندازه گستره موضوعی و جنبه های مهم موضوعی در آن مرکز پوشش داده شده است)  می توان مراکز مورد شناسایی را سنجید و  محک زد.

دسترس پذیری، بازیابی و بازنمایی هرچه دقیق تر اطلاعات و ارائه خدمات به مراجعین از اهداف مهم آرشیوها بشمار می آید. میزان برآورده شدن نیازهای تحقیقاتی مراجعین- در زمینه های مرتبط-  معیار بسیار خوبی برای داوری در موارد فوق است که وابستگی زیادی به مجموعه های فراهم آمده و چگونگی پردازش اطلاعات آنها دارد. بی شک کیفیت مطلوب و کمیت قابل قبول آرشیوها ، نتیجه اقدامات صحیح در شناسایی و فراهم آوری و همچنین توازن منطقی در گزینش حاملهای اطلاعاتی و نیز توانایی در حفظ انسجام مجموعه ای آنهاست. اطلاعات با ارزش و مرتبط، درونمایه مجموعه های موضوعی هستند که تنها از راه شناساییِ روند پیدایش آنها، می توان جمع آوری ویا فعالیت بعدی را ساماندهی کرد. درک و شناخت از چگونه بوجود آمدن منابع اطلاعاتی، رهنمود گویایی برای ردیابی و دست یابی به اطلاعات مورد نظر است. بنابر این   مجموعه های موضوعی، زمانی می تواند به صورت مجموعه ای خود کفا ، همه نیازهای پژوهشی استفاده کنندگان خود را تامین کند که اطلاعات موجود، به نحو شایسته ای گردآوری شده باشند. امروزه همه آرشیوها برای شناسایی، اهمیت ویژه ای قایل هستند زیرا شناسایی و یافتن منابع اطلاعاتی یکی از ارکان مهم در گردآوری و گزینش اطلاعاتِ باارزش محسوب می شود و طبیعتا دارای مراحلی است. لذا هر کاربر آرشیو که قصد فعالیت در زمینه جمع آوری و فراهم آوری منابع را دارد لازم است از استانداردها و رویه های معمول که با علوم متعددی در آمیخته است، کسب آگاهی نماید.