از آنجایی که توصیف و تنظیم اسناد به عنوان کلیدی راه گشا در ساماندهی و مدیریت اسناد ایفای نقش می کند و هدف اصلی آن حمایت از ساختار اصلی و بافت و شکل تولید اسناد است تا از این طریق ارزش استنادی و اصالت آنها حفظ و نگهداری شود، لذا شورای جهانی آرشیو(ایکا) اقدام به تدوین استاندارد ایساد نمود که هدف آن ایجاد شالوده اصولی بود که برای توسعه استانداردهای توصیف آرشیوی در سطح بین المللی قابل استفاده باشد. بنابر ایکا؛ چهار هدف برای استاندارد توصیف آرشیوی تعیین کرد؛ آنها عبارتند از:
1- اطمینان از ایجاد توصیفی سازگار، یکدست، مناسب و واضح یعنی بدون نیاز به شرح و توضیح
2- فراهم کننده بازیابی و تبادل اطلاعات در مورد مواد آرشیوی
3- قابلیت به اشتراک گذاردن داده های مجاز
4- ایجاد ائتلاف بین توصیف آرشیوی در مخازن مختلف که در یک نظام اطلاع رسانی واحد قرار می گیرد.
کارگروه توصیف آرشیوی ایکا بنابر اصول تدوین شده، مجموعه ای کلی از قواعد توصیف آرشیوی را که اکنون به عنوان پیش نویس استاندارد کلی بین المللی توصیف آرشیوی نام دارد، منتشر ساخت. این پیش نویس بیست و پنج عنصر متداول برای توصیف آرشیوی در دنیا را مشخص می کند و بر طبق مدل ISBD(G)[i] طرح ریزی شده است.
اولین قدم که کارگروه ملتزم به انجام آن برای ایجاد ایساد شد بررسی مقایسه ای از سه استاندارد اصلی مربوط به استاندارد داده های محتوایی [ii]شد. این استانداردها عبارت بودند از:
استاندارد داده های محتوایی انگلو امریکن، آ پی پی ام[iii] امریکا، قواعد توصیف آرشیوی[iv]کانادا و راهنمای توصیف آرشیوی[v] انگلیس.
بررسی ها نشان داد که آرشیوداران در کانادا و انگلستان در دهه اخیر پیگیر استانداردهای توصیف اسناد بوده اند اما اهداف و تئوری هایشان، آنها را به سمتی کاملا مخالف با آنچه در آمریکاست کشاند.
Ø MAD: Manual of Archival Description
(Description standards projects in Great Britain)
Ø RAD: Rules for Archival Description
(Descriptive standards projects in Canada)
Ø SAD: Standards for Archival Description
(Descriptive standards handbook in U.S.A)
APPM: Archives, Personal Papers, and Manuscripts Published by the Library of Congress in 1983
Ø DACS: Describing Archives: a Content Standard
It is the U.S. implementation of international standards (i.e., ISAD(G) and ISAAR(CPF)) for the description of archival materials and their creators
Ø EAD: Encoded Archival Description
A project initiated by the University of California, Berkeley, Library in 1993
Ø EAC: Encoded Archival Context
1993 Bentley (Historical Library at the University of Michigan ) Fellowship
ISAF- International Standard For Activities/Functions of Corporate bodies
وظیفه و ماموریت اغلب از یک سازمان به سازمان دیگری انتقال پیدا می کند.برای این که بتوانیم بافت و شکل ایجادی سند را بازشناسی نماییم، لازم است توصیف جداگانه ای از فعالیت ها داشته باشیم زیرا اگر اسناد سازمان انتقال دهنده ، تنها با همان وظیفه مشخص ، در توصیف آورده شود و ارتباط آن با مبدا جریان منقطع گردد (البته در صورتی که وجود داشته باشد) مسلما برای استفاده کننده سخت خواهد بود که بافت و شکل(Context) ایجادی سند را از ابتدا بازشناسی کند. در حالیکه این امر در فهم حقیقت بسیار موثر و کار ساز است.
بنا بر این توصیف جداگانه ولی مرتبط از فعالیت، می تواند درک از زمینه و بافت تشکیل سند را بهتر کند و می تواند در حلقه ارتباطی که با اصول ایسادی تطابق دارد نقش آفرین باشد. از ایسار به عنوان ابزاری کارآمد برای بازیابی موثر آرشیوی و همچنین بازیابی اطلاعات ایجاد کنندگان سند در سیستم توصیف آرشیوی استفاده می شود، و همین کارآیی در این نوع بازیابی ها از اهداف اولیه ایجاد استاندارد بین المللی ایسار بشمار می رود .
جدول نواحی چهار گانه توصیف در
ISDF
نواحی چهار گانه توصیف در ISDF | 1 - - ناحیه شناسایی (Identity Area) | الف- نوع (Type) ب- اشکال معتبر نام 1.2 Authorized form(s) of name 1.3 Parallel form(s) of name 1.4 Other form(s) of 1.5 Classification |
2 - ناحیه سابقه (Context Area) | 2.1 Dates 2.2 Description 2.3 History 2.4 Legislation | |
3 - ناحیه ارتباط (Relationships Area ) | 3.1 Authorized form of name/Identifier of the related function 3.2 Category of 3.3 Description of 3.4 Dates of relationship | |
4 - ناحیه کنترل Control Area)) | 4.1 Function description identifier 4.2 Institution identifiers 4.3 Rules and/or conventions 4.4 Status 4.5 Level of detail 4.6 Dates of creation, revision or deletion 4.7 Language(s) and script(s) 4.8 Sources 4.9 Maintenance notes |
تنظیم و توصیف(سازماندهی) رکن اصلی در بازیابی دقیقِ اطلاعات است، و همچنین با دریافت این حقیقت که نیازهای اطلاعاتی در بازیابی منابع، سیاستگذار روش های ذخیره سازی و سازماندهی اطلاعات هستند، می توان با اطمینان بیشتری استدلال کرد که نحوه بازیابی اطلاعات ، در سیستم سازمان دهی اطلاعات نقش بسیار مؤثری داشته و چگونگی سازماندهی و سطح توصیف، در نوع بازیابی تاثیر بسزایی دارد.
پس هدف و نگرش به مقوله بازیابی در هر آرشیو از جمله مواردی هستند که از سویی به برنامه ها و فرآیندهای تنظیم و توصیف جهت و شکل می دهند و از سویی دیگر به تصحیح روشهای تنظیم و توصیف کمک بسیار مهم و قابل توجهی می نمایند
به موجب اثر فزاینده دو فرآیند سازماندهی و بازیابی بر یکدیگر ، برای ایجاد راهنماهای بازیابی ناگزیر از رعایت برخی استانداردهای بین المللی هستیم. در بررسی استانداردهای بین المللی به چهار استاندارد که توسط شورای جهانی آرشیو توصیه شده است ، برمی خوریم. آنها عبارتند از :
ISAAR(CPF) – International Standard Authority Records for Corporate bodies, Persons, Families
هدف اصلی از تنظیم و توصیف آرشیوی حمایت از ساختار اصلی و بافت و شکل تولید اسناد است که از این طریق ارزش استنادی و اصالت آنها حفظ و نگهداری شود. اسناد که در توصیف آنها از استاندارد ایسار هم بهره جویی شده است، امکان جمع آوری اطلاعات مهمی از تولید کنندگان سند سازمانها و خاندان و اشخاص را می یابند. این دلیلی است که بطور جداگانه اما با پیوستگی توصیفی با اسناد و تولید کنندگانشان این استاندارد تولید شده است این استاندارد آرشیویست را قادر خواهد کرد تا سیستم توصیفی چند وجهی و دینامیکی را پدید آورد.
جدول نواحی سه گانه توصیف در ایسار
ISSAR
نواحی سه گانه توصیف در ISSAR | 1- ناحیه کنترل مجاز (Authority Control Area ) | الف- کد رهگیری (Identity Code) ب- نوع سند آرشیوی Type of Archival Authority Record) ) ج- مدخل معتبر (Authority Entry) د- مداخل/ مدخل موازی (Parallel Entry/Entries) ه- اصطلاح(های) غیر مرجح (Non-preferred Term (s)) د- مداخل/ مدخل مرتبط (Related Authority Entry/Entries) |
- ناحیه اطلاعات (Information Area) | الف- سازمانها ((Corporate Bodies ب- اشخاص (Persons) ج – خاندان (Families) | |
- ناحیه یادداشت (Note Area) | الف- یادداشت آرشیویست (Archivist's Note) ب- قوانین یا عرف های حرفه ای Rules or Conventions ج- تاریخ (Date) |
1 – ناحیه شرح شناسایی :(Identity Statement Area)
در این ناحیه تلاش می گردد برای سند یک شناسنامه منحصر بفرد تولید شود تا بوسیله آن، واحد توصیفی مورد نظر بطور خاص و ویژه با توصیف خود ارتباط برقرار کند. به همین منظور باید مؤلفه ها بگونه ای انتخاب شوند که تأمین کننده مقصود باشند.
2- ناحیه سابقه: (Context Area)
در این قسمت به سوابق اداری و آرشیوی اسناد و همچنین مشخصات ایجاد کننده سند پرداخته می شود.
3 – ناحیه محتوا و ساختار :(Content and Structure Area)
وظیفه این ناحیه شناسایی محتوا و ارائه اطلاعات مختصر و کافی از چگونگی ساختار واحد توصیف است تا با این اطلاعات کاربر بتواند با کلیات محتوایی و ساختاری واحد توصیف آشنا شده و روند تحقیقات خود را تخمین بزند.
4 – ناحیه شرایط دسترسی و استفاده:
(Condition of Access and Use Area)
در این ناحیه به شرایط دسترسی اسناد و همچنین به آن دسته از خصوصیات ساختاری سند پرداخته می شود که در بدو امر تسهیلات استفاده و دست یابی به اسناد را تسریع می کند.
5 – ناحیه اسناد پیوسته و متحد :(Allied Materials Area)
در این ناحیه به وجود و یا عدم وجود نسخه های اصلی و کپی ، ضمایم و پیوستها، نحوه انتشار پرداخته می شود و عناصر توصیف در این ناحیه موقعیتهای فوق را معلوم می کنند.
6 - ناحیه تذکرات: (Notes Area)
وظیفه این ناحیه اطلاع رسانی از مواردی است که در هیچ یک از نواحی دیگر بیان نشده است.
7 – ناحیه کنترل توصیف: (Description Control Area)
این ناحیه فعالیتهای آرشیویست را در فرآیند توصیف کنترل کرده و یادآور قوانین و مقررات و تاریخ استخراج اطلاعات توصیفی است که بوسیله آرشیویست تولید شده اند.
جدول نواحی هفت گانه توصیف
نواحی هفت گانه توصیف | 1 - ناحیه شرح شناسایی (Identity Statement Area) | الف- کدهای ارجاعی (Reference code(s)) ب – عنوان (Title) ج – تاریخ ( و یا تاریخ ها) (Date(s)) د – سطح توصیف (Level of description) ه - کمیت و نوع رسانه واحد توصیف( اعم از حجم، وسعت، اندازه و مقدار و......) (Extent and medium of the unit of description(quantity, bulk, or size) |
2 - ناحیه سابقه (Context Area) | الف - نام تولید کننده Name of creator(s))) ب- تاریخچه اداری (Administrative/Biographical history) ج - سابقه آرشیوی (Archival history) د - منبع بی واسطه دریافت و یا انتقال (Immediate source of acquisition or transfer) | |
3 - ناحیه محتوا و ساختار (Content and Structure Area) | الف - گستره و محتوا (Scope and content) ب - ارزشیابی ، امحا و برنامه های زمان بندی تعیین تکلیف (Appraisal, destruction and scheduling infprmation) ج – احتمال افزایش (Accruals) د – سیستم تنظیم (System of arrangement) | |
4 - ناحیه شرایط دسترسی و استفاده (Condition of Access and Use Area) | الف – شرایط دسترسی(Conditions governing accss) ب – شرایط تولید دوباره ( کپی، اسکن و......) (Conditions governing reproduction) ج - زبان و یا خط متن سند (Language/scripts of material) د - خصوصیات فیزیکی و نیازمندیهای تکنیکی (Physical characteristics and technical requirements) ه – راهنماهای بازیابی (Finding aids) | |
5 - ناحیه اسناد پیوسته (Allied Materials Area) | الف - وجود و محل اصل اسناد (Existence and location of original) ب - وجود و محل کپی اسناد(Existence and location of copies) ج – واحدهای مرتبط توصیفی(Related units of description) د – تذکر انتشار(Publication note) | |
6 - ناحیه تذکرات (Notes Area) | الف – نکته(Note) | |
7 - ناحیه کنترل توصیف (Description Control Area) | الف – تذکرات آرشیویست(Archivist's note) ب – قوانین و یا قراردادها(Rules or Conventions) ج - تاریخ توصیف و یا تاریخ های توصیف(Date(s) of descriptions) |