تنظیم و توصیف و بازیابی اسناد

تنظیم و توصیف(سازماندهی) رکن اصلی در بازیابی دقیقِ اطلاعات است، و همچنین با دریافت این حقیقت که نیازهای اطلاعاتی در بازیابی منابع، سیاستگذار روش های ذخیره سازی و سازماندهی اطلاعات هستند، می توان با اطمینان بیشتری استدلال کرد که نحوه بازیابی اطلاعات ، در سیستم سازمان دهی اطلاعات نقش بسیار مؤثری داشته و چگونگی سازماندهی و سطح توصیف، در نوع بازیابی تاثیر بسزایی دارد.

پس هدف و نگرش به مقوله بازیابی در هر آرشیو از جمله مواردی هستند که از سویی به برنامه ها و فرآیندهای تنظیم و توصیف جهت و شکل می دهند و از سویی دیگر به تصحیح روشهای تنظیم و توصیف کمک بسیار مهم و قابل توجهی می نمایند

 به موجب اثر فزاینده دو فرآیند سازماندهی و بازیابی بر یکدیگر ، برای ایجاد راهنماهای بازیابی ناگزیر از رعایت برخی استانداردهای بین المللی هستیم. در بررسی استانداردهای بین المللی به چهار استاندارد که توسط شورای جهانی آرشیو توصیه شده است ، برمی خوریم. آنها عبارتند از :

• ISAD (G) - General International Standard   Archival    Description, 2nd ed., Madrid: International Council on Archives, 2000.

• ISAAR(CPF) – International Standard Authority Records for Corporate bodies, Persons, Families

• ISAF- International Standard For Activities/Functions of Corporate bodies

• ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings