شورای عالی راهبردی سازمان اسناد و کتابخانه ملی تشکیل جلسه داد

به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران 

اولین جلسه شورای عالی راهبردی سازمان به ریاست دکتر صالحی تشکیل جلسه داد.

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، جلسه شورای راهبردی سازمان اسناد و کتابخانه ملی با حضور اعضاء شورا متشکل از رئیس سازمان، معاونان و مشاوران و جمعی از استادان دانشگاه در محل حوزه ریاست ساختمان کتابخانه ملی تشکیل جلسه داد.

در این جلسه ابتدا دکتر صالحی رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی، با بیان برنامه های آینده سازمان و راهبردهای سازمانی، بیان داشت: در زمینه برنامه های در حال انجام، مجموعه دانشنامه فرهنگ جزء کارهای پژوهشی سترگ است که توسط این سازمان در حال پیگیری است. همچنین تأسیس اندیشگاه کتابخانه ملی نیز از جمله اقدامات مناسب بوده است. وی ادامه داد: هم اکنون 12 مرکز استانی تأسیس شده که وضعیت برخی از آنها در جهات مختلف غیراستاندارد است و باید رسیدگی شود. دکتر صالحی همچنین از مجمع کتابخانه های بزرگ کشور که توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی راه اندازی شد و تاریخ شفاهی به عنوان دو مسئله مهم دیگر در زمینه فعالیت های سازمان متبوع یاد کرد.  

تعریف سند وآرشیو از دیدگاه مدیریت اسناد

هر نوع اطلاعات ثبت شده در هر سازمان که به اشکال نوشتاری ، دیداری، شنیداری و الکترونیکی قابل تنظیم و بهره برداری است .

تعریف سند از دیدگاه مدیریت آرشیو:

تشکیلاتی که مسئول گزینش ، نگهداری و ثبت اسناد واجد ارزش و نگهداری دائم و ارائه خدمات مربوط به آن می باشد . آرشیو ملی به چه مکانی و کجا گفته می شود:

آرشیوملی جایگاهی که اسناد و مدارک قابل توجه ملی و دولتی که ارزش نگهداری دائم رادارند درآن حفظ و نگهداری می گردند، البته پس از گرد آوری ، ارزشیابی ، تنظیم وتوصیف ، ذخیره سازی ، بازیابی و ....

منابع تامین کننده تاریخ نگاری: ۵ دسته

۱- منابع نقلی و ذهنی: درتاریخ شفاهی

۲-باستان شناسی

۳-ترسیمی و تصویری و عکس و نقشه و فیلم و...

۴-اسناد و مدارک مکتوب و نسخ خطی ، کتب ، جراید قدیمی، نشریات و ...

۵- اسناد و مدارک آرشیوی و تاریخی ، " وقف نامه ها ، فرامین ، احکام ، شجره نامه ها و نسب نامه ها و ...

اسناد در زندگی روزمره تولید می گردند، بنابراین احتمال خطا آن کم می باشد، به مرور زمان به آن جنبه وارزش تاریخی می دهد.(برگرفته از درس سندشناسی  استادمحسن روستایی )

تفاوت کتاب و سند؛تعریف سند

کتاب موضوع گرا و سند منشاگراست.

تعریف سند:

برای تعریف سند دو ریشه لغوی و اصطلاحی می توان در نظر گرفت.

سند با ریشه لغوی : نوشته ای که درمقاله دعوی(دفاع) قابل استناد باشد . سند: دلیل، نوشته ،مدرک، رسید ، قبض یا چیزی که به آن اعتماد نمایند. جمع سند....اسناد. سند رسمی به سندی اطلاق می گردد که در مرجعی ذیصلاح تنظیم شده باشد و سند عادی سندی که از طریق مرجعی غیر ذیصلاح تنظیم شده باشد.

سند در معنای اصطلاحی: سندی که مراحل جاری و نیمه جاری وراکد را طی کرده باشد و قابلیت نگهداری دائم را در آرشیو ملی دارد و پژوهشگران تاریخ و سند پژوهان برای انجام پژوهشهای تاریخی...به این اسناد رجوع می نمایند. معمولا اصطلاحنامه گفته می شود . مراجعه کننده به آرشیو ملی : مورخ نام می گیرد . هر شخصی و هر رشته تحصیلی که باشد

۳ گروه مرتبط با سند و آرشیو ملی:

۱. سند پژوه: کسی که خود سند را تشریح و آنالیز می نماید و روی خود سند کار می کند.

۲.پژوهشگر سند: کسی که با سند کار می کند.

۳.مورخ: کسی که برای تحصیل علم تاریخ از تمامی منابع استفاده می نماید.

(برگرفته از درس سندشناسی  استادمحسن روستایی )

اهداف مدیریت اسناد

در مدیریت اسناد؛خط مشی معینی که سازمان تدوین و اجرا می کند منحصر بفرد خواهد بود اما همه خط مشی ها در اهداف کلی مشترکند. فرقی نمی کندخط مشی نهایی چیست، اسنادی که در خط مشی مدیریت وجود دارند باید دارای خصوصیات زیر باشند:

·        موثوق بودن: اسناد قابل وثوق، دارای اطلاعاتی هستند که می توان به آنها اعتماد کرد و اصالت دارند. یکی از نکات کلیدی در مورد موثوق بودن، مقبولیت قانونی است به این معنا که آیا اسناد به عنوان مدرک در دادگاه قابل قبول هست یا خیر؟

·        تمامیت: اسناد باید همه اطلاعات ضروری را داشته باشند تا از مفید بودنشان در طولانی مدت، اطمینان حاصل آید. همچنین نیاز است فراداده های ضروری اسناد دریافت و نگهداری شود. فراداده، داده برای داده ای  است که ارتباط بین اسناد و فعالیت سازمان و نیز ارتباط با اسناد دیگر را ثبت و ضبط می کند. فراداده شامل اجزایی نظیر ایجادگر سند، تاریخ ایجاد و ردیف اسنادی که اسناد به آنها تعلق دارند، می باشد.

·        دسترسی: می توان اسناد سازمان را به روشی دسته بندی و در محلی قرار داد تا برای همه اشخاصی که به آن ها نیاز دارند، دسترس پذیر گردد. بعضی از اسناد باید فورا دسترس پذیر باشند در حالی که برخی اینگونه نیستند. درکل اسناد باید برای عموم دسترس پذیر باشند مگر اینکه بر اساس قانون، غیر عمومی رده بندی شده باشند.

• تداوم و دوام: سازمان ها می خواهند که اسنادشان داوم داشته و به عبارتی در تعیین تکلیف دوره ای اسناد، همه آن ها دسترس پذیر باشند و به نحو شایسته ای بر روی رسانه های فیزیکی  که دارای کیفیت خوب برای ذخیره سازی دائمی هستند، ذخیره شوند.

متادیتا چیست و متادیتای سیستم نگهداری اسناد برای چیست؟

متادیتا چیست؟

اغلب متادیتا را "داده برای داده" تعریف کرده اند. تعریف بهتر این است که بگوییم اطلاعات ساخته شده ای از یک منبع. مثلا فهرست راهنمای فروش اجناس خانگی اطلاعاتی در مورد متادیتای آن اجناس می دهد مثل : قیمت، عنوان تجاری، رنگ و ظرفیت. یا فهرست راهنمای یک کتابخانه شامل متادیتای مرتبط با کتابها است مثل : عنوان کتاب، نویسنده ، ناشر و غیره. متادیتا منابع را قابل بازیابی می کنند به این صورت که تعیین می کنند منابع در مورد چه هستند و یا چطور با ساختار توصیف شده در سریها قابل بازیابی هستند.

در بهترین حالت، متا دیتا می تواند برای شرح ساختارهای اطلاعاتی مثل استانداردهای تکنیکی و سیاستهای ارتباطی (میانجی) که بر ارتباطات تفوق دارند، بکار گرفته شوند. e-GIF به متادیتاهای خاصی که به یافتن منابع و مدیریت اسناد اهمیت می دهد و آن تعداد از عناصری که برای مدیریت اداری اطلاعات و بازیابی موفق نیاز است

متا دیتای نگهداری اسناد چیست؟

متادیتای نگهداری اسناد داده ای است که استفاده و مدیریت اسناد را تسهیل می کند. مخصوصا در کاربردهای الکترونیکی متا دیتا می تواند مفهومی از بهبود سیستم باشد و کمک کند تا لوازم نگهداری اسناد دیده شده و آنها را پوشش می دهد.

چرا متادیتای نگهداری اسناد مهم است؟

علت تهیه متادیای نگهداری اسناد و ایجاد استاندارد برای آن» این است که:

-    دولت مدرن برای استفاده بهتر از اطلاعات اداری ، سیستمها و سیاستها و همچنین سرویسهایی که برای رفع نیاز شهروندان طراحی شده است را بهم پیوند دهد.

-         استاندارد کردن سیستمهای اطلاعاتی دولتی به نحوی که از پرتال مرکزی به راحتی قابل دسترسی باشند.

-    سیستمهای جدید برای کنترل و بررسی اسناد الکترونیکی درست شده اند. اسناد اداری در قالبهای کاغذی ذخیره سازی نخواهند شد.

-    متادیتا مدیریت و یافتن اطلاعات را تسهیل می کند( اطلاعات در اشکال صفحات وب، اسناد الکترونیکی، فایلهای کاغذی و یا صفحه گستر)

فراداده ( متادیتا) در ایجاد داده مؤثر است لذا بنحوی ساخته می شود که سازگار با کلیت سازمان باشد

مؤلفه های سیستم های نگهداری اسناد:

 سیستمهای نگهداری اسناد نرم افزارهای معمولی و ساده ای نیستند که برای مدیریت اسناد طراحی شده باشند. آنها یک مجموعه منظمی از:  

• - مردم(people)   
• دستورات (policies)  
• چرخه کار (procedures)  
• ابزار (tools)  
• تکنولوژی (technology) 
•  تحصیلات حمایتی مداوم و در حال پیشرفت (ongoing supporting education)  
• حفظ و نگهداری(maintenance) هستند. در ترکیب این ترکیبات می توان فعالیتهای سازمانی را بقدر کافی و به روش مناسب مستند نمود.

فواید سیستمهای نگهداری اسناد:

سیستمهای نگهداری اسناد که بر پایه شناخت از فعالیتهای سازمانی ، احتیاجات قانونی ونیز لوازم سازمانی بنا شده باشد فواید مهم و اساسی زیر را فراهم می سازد.

سیستمهای نگهداری اسناد:

-         سطح کارآیی بهتر فعالیتها و تصمیم گیریهای درست تر را در سازمانها تقویت می کند

-         سازمانها را در تطابق با لوازم قانونی و مقررات توانمند می نماید

-         علایق و گرایشات سازمانها و حقوق کارمندانشان ، مشتریان و شهروندان را تضمین می نماید

-    علاوه بر تقویت و پشتیبانی حقوقی ، شامل مدیریت بهتر احتمالات نیز می باشد احتمالاتی که بر پایه موجودیت مدارک کاری و یا فقدان مدارک از فعالیتهای سازمانی است.

-         سازگاری، تداوم، کارآیی و بهره وری در خدمات، مدیریت برنامه ها و امور اداری را تقویت می کند.

-    اطلاعات ارزشمند و پویایی که بتوان به فرآیندهای کاری بازخورد دهد و دائما نیز اصلاح شوند را ایجادکرده و فرآیندها را آسان و خودکار می نماید.

-    از ذخیره سازی و درهم ریختگی مدارک زودگذر (ephemeral record) و یا گم شدن و یا انهدام سهوی مدارک خاص، جلوگیری به عمل می آورد.

-    به جای اینکه فقط مسئول جمع آوری اسناد قلمداد شود ، توانایی مدیریت آنها را به عنوان یک دارایی و منابع اطلاعاتی دارد .

مرحله چهارم و پنجم مدیریت سوابق

•    توصیف، مرحله چهارم چرخه مدیریت سوابق است. سیستم نگهداری اسناد، عمدتا بطور خودکار این کار را انجام می دهد در حقیقت همه اطلاعات اساسی یک سابقه هنگامی که توسط سیستم دریافت می شود، شناسایی می گردد.بنابراین توصیف، نه تنها در برگیرنده اطلاعات متنی است بلکه شامل ابرداده های مربوطه نیز خواهد بود. اطلاعات متنی عبارت از داده هایی نظیر فرستنده، آدرس، روند کاری، قابلیتهای اجرایی واحدهای سازمانی و غیره است. ابرداده نیز داده تکنیکی از رایانه و سیستمهای ارتباطی است که اسناد را تولید و به ترتیب توزیع می کنند. ابرداده ها، اگرچه ممکن است نقش اختصاصی در یک سیستم نداشته باشند اما وظیفه اساسی بر عهده دارند. توصیف اسناد در  پایین ترین سطح خود یعنی زمانی که اطلاعات دریافت می شوند و یا ارتباط کاری برقرار می گردد، می تواند بطور خودکار توسط سیستم انجام پذیرد. اما هنوز در محیط الکترونیکی، توصیف اسناد در سطح ردیف(سری) و یا دیگر سطوح بالاتر مثل توصیف مجموعه ای، توسط آرشیویستها انجام می شود.

•    مرحله پنجم: ارزشیابی اسناد، یعنی تعیین مدت زمانی که سیستم باید برای نگهداری سوابق منظور دارد، می باشد. ارزشیابی به عنوان روند ادامه فعالیت تلقی می شود. در حقیقت ارزشیابی از همان ابتدای دریافت سابقه - یعنی وقتی که تصمیم گیری میشود اطلاعات رسیده را به عنوان سند دریافت کنند و یا به عنوان دیگری غیر از سند بایگانی نمایند - آغاز شده است. ارزشیابی مورد توجه آرشیوهای الکترونیکی نیز هست البته تئوری ایجاد فضاهای فیزیکی با حذف اوراق زاید نقش مهمی را در محیط های الکترونیکی بازی نمی کند اما هزینه ذخیره سازی و نگهداری و مرمت و حتی هزینه ای که صرف مرمت اسناد نامربوط و بی فایده میشود، مورد توجه است زیرا می توان این هزینه ها را در جای بهتر دیگری صرف کرد. چرخه ارزشیابی تمام مواردی که اسناد برای حفظ آنها تولید می شوند را -  از جمله امور اداری ، مسئولیت پذیری و حافظه تاریخی-  تحت پوشش قرار می دهد.

اطلاعات و سیستم های مدیریت اطلاعات

نیاز به اطلاعات و دانشِ چگونه به کار گرفتن اطلاعات از جمله ضرورت هائی است که هر مدیری، در هر سطحی، برای بهتر انجام دادن وظایف اجرائی خود به آن محتاج است. خوشبختانه فن آوران اطلاعات با اجرا  و اداره سیستمهائی با ضریب امنیتی بالا، تلاش قابل قبولی را برای مدیریت خوب این اطلاعات آغاز کرده اند. چرا که مدیریت اطلاعات ، ابزار شایسته ای برای انواع تصمیم گیری های مدیران سازمانی است.  اما نکته حایز اهمیت در  مدیریت اطلاعات و طراحی مدل ها و یا سیستم های قابل قبول برای آن، دارای سه پیش شرط است:

 1-  این مدل ها باید  دارای ظرفیت پذیرش منابع اسنادی که در سیستم های رایانه ای سازمان های مختلف، مستقر و پراکنده شده اند، باشد

 2-  قادر به برقراری ارتباط معنا دار با سایر سیستم هایی که حاوی اطلاعات ارزشمند هستند، باشد.

3- در تعریف چرخه های مرتبط با مدیریت اسناد الکترونیکی به چرخه نگهداری اسناد و تولید فراداده های استاندارد در همه  فرآیندهای مدیریت اسناد بالخصوص در فرآیند نگهداری و تعیین تکلیف وضعیت سوابق دقت و توجه خاص گردد.

و نیز هدف اصلی در تمام تصمیم گیری هائی که برای طراحی یک سیستم انجام می گیرد، حول محور سرعت و سهولت در دستیابی به منابع اطلاعات در گردش باشد.

-    اولین مرحله از چرخه مدیریت اسناد ، در یافت سابقه  است که موجب می شود سوابق در درون سیستم قرار گیرند با کمی دقت "دریافت" در حقیقت همان ثبت نام در سیستم دستی است که گاهی اوقات به عنوان " اکتساب کردن " نیز ارجاع داده می شود. چرخه شامل گزینه ای است که می تواند سوابق را گزینش کند.

نکته: در مرحله دریافت سوابق، اطلاعات متنی و ابرداده(های) مربوطه نیز تحصیل خواهد شد.

•    مرحله دوم ذخیره سازی سابقه ها در رسانه مناسبی است که به عنوان یک یا چند فایل رایانه ای محسوب می شوند. این مرحله مستقیما پس از دریافت انجام می گیرد. ذخیره سازی باید به نحوی صورت پذیرد که هیچکس قادر به دخل و تصرف در آن نباشد. قابل اعتماد بودن ذخیره سازی، اولین قدم مؤثر و ضروری برای حفظ اصالت و قابلیت استنادی سابقه هاست.

•    در محیط های الکترونیکی در یافت و ثبت سوابق به تنهایی کافی نیست زیرا در چنین محیط هائی به راحتی می توان سابقه ای را تغییر داد.

نکته: هرگاه سابقه ای نیاز به اصلاح داشته باشد، باید اصلاحیه، همانند یک سابقه جدید، از ابتدا ایجاد گردد و به سابقه قبلی ضمیمه شود تا به این ترتیب از هرگونه دخل و تصرفی در اصل سابقه جلوگیری به عمل آید.

•    مرحله سوم تنظیم سابقه های تولید شده است برای مثال ایجاد رابطه بین سوابق، نوعی تنظیم محسوب می شود که قبلا به عنوان اتصال آرشیوی[i] شناخته می شد. این رابطه می تواند به شکل فایل و یا صورت های دیگری مانند ایجاد ردیف(ها) و یا تنظیم برحسب فعالیت (ها) که از انواع ایجاد رابطه بین سوابق قلمداد می شود، بوجود آید. یکی از ظرفیت های خوب اسناد الکترونیکی این است که امکان تنظیم آنها به چندین شکل و صورت وجود دارد. اتصال بین سابقه و چرخه ای که منجر به تولید آن شده است در کلیه موارد، بنیادی و ضروری شمرده می گردد. بطور کلی در یک سیستم نگهداری الکترونیکی به تنظیم و توصیف تواما و در کنار هم پرداخته می شود. سیستم عامل برای تنظیم های فیزیکی به صورت یکپارچه عمل می کند و تنظیم های منطقی در طرح طبقه بندی[ii] ، در خلال توصیف اسنادی برنامه ریزی می شود .

•        
[i]  - Archival bond

•         [ii]  - classification scheme

سیستم نگهداری سوابق (Record keeping-system)

این سیستم تنها یک بسته نرم افزاری نیست که از بازار خریداری شده و سپس مورد استفاده قرار گیرد. بلکه "سیستم نگهداری سوابق"، در درجه اول تفسیری از فعالیتهای اداری یک سازمان است و باید قابلیت کنترل و نگهداری سوابق و راه و روشهایی که در خلق و نگهداری سوابق سازمانی مورد نیاز قرار می گیرد را دارا باشد. بنابر این لازم است نرم افزار "سیستم نگهداری سوابق" هر سازمان، تحت شرایط و روابط سازمانی و چرخه کاری همان سازمان طراحی و بوجود آید.

در هر حال بکار گیری اجزای جدید یک مفهوم در طراحی روشها و تحلیل سیستم می تواند نقش تعیین کننده ای داشته و همچنین ارائه مشخصات واضح و روشن اجزای سیستم کاری در یک سازمان می تواند در تشخیص ساختار سیستم نگهداری سوابق، کمک قابل توجهی نماید زیرا از این ساختار، وسیله ای بوجود خواهد آمد که بتواند تغییرات لازم برای مدیریت شایسته سوابق الکترونیکی را پدید آورد.

شورای جهانی آرشیو (ایکا)[i]سیستم نگهداری سوابق را به عنوان " یک سیستم اطلاعاتی که برای مقاصدی نظیر ذخیره سازی و بازیابی سوابق، طراحی شده و برای کنترل عملیات مشخصی نظیر ایجاد، ذخیره سازی و دسترسی به سوابق با حفظ اصالت و قابلیت استنادی آنها، ساماندهی گردیده است[ii]" معرفی می نماید که مرتبط با برداشت جهانی آن و بسیار کلی بنظر می آید.

[i]  - International Council of Archives

[ii]  - "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating , storing , and accessing records , to safeguard their authenticity and reliability ", International Council of Archives , Committee on Electronic Records ,Guide for Managing Electronic Records from an Archival perspective. Paris , 1997.