| ش | ی | د | س | چ | پ | ج |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
| 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
| 29 |
قوانین توصیفی رهنمودهای کلی ای هستند که مسیر توصیف مواد آرشیوی را مشخص می کنند اما برای اینکه توصیف مواد از یک طرح و نقشه واحد پیروی نماید لازم است اجزا و عناصر مؤثر در توصیف معلوم و دسته بندی شوند زیرا با دسته بندی و ایجاد نواحی مشخص توأم با تعیین مؤلفه ها و زیرشاخه های لازم در هر ناحیه، نه تنها می توان ذخیره سازی را بهتر و دقیق تر انجام داد و از هیچ عنصر اطلاعاتی غافل نشد، بلکه برای تبادل و یا انتقال اطلاعات پردازش شده، راحتر برنامه ریزی کرد. عناصر توصیف مطابق با آنچه در "ایساد (جی)ISAD " آمده است به هفت ناحیه تقسیم می شود و هر یک نیز زیر شاخه های مناسب خود را دربردارند. البته ذکر این نواحی تنها برای آشنایی است و هر یک از کشورها بنا بر مقتضیات بومی خود می توانند قسمتی و یا تمام آنها را بکار گیرند. استفاده از این نواحی به منظور تسهیل در تبادلات کشوری و نیز بین المللی، بسیار مهم است و هر مرکز آرشیوی برای استاندارد سازی شیوه های تنظیم و پردازش خود ناگزیر از تبعیت خواهد بود ناگفته نماند استاندارد کلی ای که شورای جهانی آرشیو برای توصیف مواد آرشیوی ارائه می کند دارای قوانین و عناصری است که بدون در نظر گرفتن شکل و یا نوع رسانه ماده آرشیوی، به بیان دستورات و راهکارها می پردازد و بصورت عام کاربرد شایسته دارند.
با توجه به نقش فرآیندهای تنظیم و توصیف در رهگیری اطلاعات، می توان بی تردید گواهی داد که جلوه بیرونی سازماندهی اسناد در شکل راهنماهای بازیابی ارائه می شوند. این راهنماها می توانند الکترونیکی و یا چاپی باشند. البته با آنچه از کارکرد راهنماهای بازیابی بدست می آید و با توجه به شکل گیری و روند روبه تکامل آنها بخوبی می توان دریافت که مبنای نظری وتئوریک در راهنماهای بازیابی در آرشیو بسیار ساده است. زیرا مواد اولیه آرشیو - مخصوصا مواد آرشیوی انتقال یافته از سازمانهای دولتی(حکومتی) و غیر دولتی(غیر حکومتی) که از سیستم های بایگانی خاص استفاده می کنند- خودشان بر طبق نظم خاص فیزیکی مرتب شده اند و این نظم، بطور طبیعی نشانگر سیستمی است که به صورت ارگانیک و در اثر عملکرد اجرایی خود ، چنین پرونده هایی تولید نموده و با نظمی از پیش تعیین شده و هدفمند در کنار هم نگهداری کرده است. با دقت به جایگیری پرونده ها در بایگانی و همچنین چیدمان اجزای یک پرونده در یک فایل که براساس روشها و یا پیش فرضهایی نظیر تقدم زمانی، نیاز کاری، کاربری و روزمرگی اطلاعات انجام گرفته و سپس بایگانی شده اند، می توان نظم موجود را درک کرد.