استاتدارد توصیف آی اس دی اف

نواحی توصیف در ایسار

نواحی توصیف در ایساد

چرخه مدیریت اسناد الکترونیکی

  

انواع سوابق اداری در محیط الکترونیکی

 

(برای وضوح بیشتر بر روی نمودار کلیک فرمایید)

مارک آ ام سی((Archival & Manuscript Control (AMC)

بحث از طبیعت خاص اطلاعات معتبر آرشیوی از اواسط دهه 1980 حداقل در آمریکا تاحدودی با توسعه فرمت مارک ای ام سی شروع شد . . با ظهور مارک- آ ام سی در آمریکا ثبت عناصر توصیف، در 545 فیلد برای منابع آرشیوی تا حدی مدون شد اما تعیین محتوا در سطح زیر  مجموعه وجود نداشت. در طراحی موثرترین راه برای توصیف و دسترسی به مواد آرشیوی در شکلی، مبتنی بر سامانه‌ای با زیربنای مارکی ، تعدادی از آرشیوداران معتقدند که قالب مارک برای اسناد ممکن است برای ثبت و ضبط، اتصال و انتقال اطلاعات  یک موتور مناسبی نباشد .

مارک شامل فیلدهایی است که بخشی از شناسایی محتوا و پیوست هایی که برای اطلاعات معتبر آرشیوی مورد نیاز است را فراهم می کند.  مخصوصا از ردیابهایی مثل see (4XX) و

 see also(5XX) ، ارجاع تاریخ (655) ( history reference (665))،

( (source data found note (670)،

( biographical or historical data note (678)) می توان بهره جست. استفاده اولیه از این فرمت برای کنترل واژگان در سرفصل ها و رویه ها و همچنین معرفی محتواست و این خصوصیت آن را برای برآورده شدن کامل نیازهای عاملیت[ii] در اطلاعات معتبر آرشیوی،  غیر کافی می گرداند.[iii]

---

[ii] - functionality needed

[iii] - (See the sample MARC authority record for the Harvard University A.M. Program in Regional Studies--Russia, Eastern Europe, and Central Asia

استانداردهای توصیف؛ در برخی از کشورهای جهان

MAD: Manual of Archival Description  

    (Description standards projects in Great Britain)  

RAD: Rules for Archival Description 

(Descriptive standards projects in Canada) 

SAD: Standards for Archival Description 

 (Descriptive standards handbook in U.S.A) 

APPM: Archives, Personal Papers, and Manuscripts  

Published by the Library of Congress in 1983 

DACS: Describing Archives: a Content Standard  

It is the U.S. implementation of international standards (i.e., ISAD(G) and ISAAR(CPF)) for the description of archival materials and their creators  

 EAD: Encoded Archival Description  

A project initiated by the University of California, Berkeley, Library in 1993 

EAC: Encoded Archival Context 

 1993 Bentley (Historical Library at the University of Michigan ) Fellowship

رابطه مدیریت پیشینه ها

  مدیریت سوابق(پیشینه ها) سازمانی رابطه مستقیم با چرخه های کاری؛شرایط و روابط سازمانی دارد. (برای وضوح بیشتر؛ لطفا بر روی نمودار کلیک کنید) 

ارتباط میان ماهیت و نوع پیشینه ها با روش ها

گرایشات متعدد،مهم و متفاوت در سازمان ها موجب می شود تا تفاوت هایی در ماهیت و نوع پیشینه ها و روش های تولید، بازیابی، استفاده، مدیریت، کنترل و ارتباط بین پیشینه ها بوجود آید. همانطور که در نمودار ملاحظه می گردد بین ماهیت و نوع پیشینه ها با مجموعه روش ها ارتباط مستقیمی برقرار است.

قواعد توصیف آرشیوی شورای جهانی آرشیو

عده ای از آرشیویست ها احساس کردند که بدون یک استاندارد جداگانه برای اطلاعات معتبر آرشیوی[i] ، حرفه به خطر می افتد زیرا بدون استاندارد بطور معمول و در عمل، اختلاط بین اطلاعات صحیح و توصیف اسناد تقویت می شود. به همین دلیل کمیته تدوین استاندارد توصیفی ایکا اقدام به تدوین استاندارد جداگانه ای به نام ایسار نمود. ایسار با علم به اینکه نفش اسناد معتبر برای کنترل لغات چیست شروع شد و همچنین شامل اطلاعاتی است که ضرورتا و مستقیما مرتبط با عملکرد اسناد نیست ولی اجازه می دهد اطلاعات مرتبط با تاریخچه، عملکرد و ارتباطات یک سازمان، شخص  یا خاندان که می تواند در شناسایی این عناصر در سامانه های بازیابی بکار رود ، ضبط شوند. و همچنین شامل اطلاعاتی است که برای تفسیر بافت و زمینه اسناد کاربرد دارد.

در هر حال کمیته توصیف شورای جهانی آرشیو (ایکا) اقدام به ایجاد چهار استاندارد کرد که عبارتند از :ایساد[ii]، ایسار[iii]، آی اس دی ااف[iv]، اس دیاه[v].

---

[i] - archival authority information

[ii] - ISAD (G) - General International Standard   Archival    Description, 2nd ed., Madrid: International Council on Archives, 2000.

[iii] - ISAAR(CPF) – International Standard Authority Records for Corporate bodies, Persons, Families

[iv] - ISAF- International Standard For Activities/Functions of Corporate bodies-

[v] - ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings