کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد مشتل بر موارد زیر است
- منشا سند
- جای نما
- عنوان-کلی،بصورت خلاصه،توصیفی
- دوره تاریخی :قاجاریه، ناصری، سوم جمادی الثانی1313 ق.
- وابستگی اقلیمی (مبدا-مقصد)
- زبان
- خط نستعلیق ، شکسته
- عناصر سندی ، تحمیدیه، مهر، طغرا،توشیح،مهر،دفتری کردن،خط ترقین(نوحیه)، خطبه،درهامش،سجلات
- آرایه های هنری: تذهیب ، تشعیر،مطلا،ترنج،اسلیمی،جقه.
- شرح محتوایی سند: که بایستی واژه بندی صورت گیرد. ایجاد خلاصه گوئی و دوری ازاطناب.....که مفهومی به نام تناسب ایجاد می گردد در فهرست نویسی اسناد بیشتر از چکیده نویسی تلگرافی استفاده می گردد.
- توصیفگرها: نمایه ها یا واژکانی هستند که یا اسم خاص هستند یا مکان جغرافیایی و یا موضوعی اند . مهمترین توصیفگرتاریخ است . دومین توصیفگر اقلیم است سومین خود سند است چهارمین رجال و پنجمین موضوعی است .رابطه توصیفگربا شرح محتوائی عنوان بسیار مهم است .
- تعداد برگ (سند) ، صفحه برای کتاب به کار برده می شود مثلا اگر یک برگ داشته باشیم پشت آن یک مهر باشد می شود یک برگ ، دوصفحه / دوبرگ باشد و یکی از آنها پشتش مهر باشد می شود 2برگ و 3صفحه.
سیستم آرشیوی هر کشوری با توجه به شرایط موجودیت است .
13.شرایط فیزیکی سند، سئوال این است یعنی آیا سند نیاز به مرمت دارد یا خیر؟.
14.شرایط دسترسی به سند یا پرونده .
15.ملاحظات(یادداشت).
16.ضمایم