وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیویوبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیویرونمایی کتاب آشنایی با آرشیو های جهان
به گزارش روابط عمومی انتشارات هزاره ققنوس آقای دکتر کیانوش کیانی ، در سفری که به کشور فرانسه داشت، در پاریس با آقای دیوید لیچ دبیر کل جدید شورای جهانی آرشیوها نشستی صمیمانه را برگزار نمود.
در این دیدار، کتاب آشنایی با آرشیوهای جهان که به تازگی توسط انتشارات هزاره ققنوس به زیور طبع آراسته شده و کاری مشترک از دکتر کیانی و شهبازی مدیر کل جمع آوری،نگهداری و تنظیم آثار ایثارگران (مرکز اسناد ایثارگران) است توسط آقای لیچ رونمایی گردید. در این کتاب که با همکاری مرکز اسناد ایثارگران منتشر شده است بطور مختصر پانزده مرکز آشیوی در جهان معرفی شده است.
بخش اول این کتاب به معرفی شورای جهانی آرشیو(ایکا) ، کنفرانس بین المللی میزگردآرشیوی (سیترا) و شعبه غیر اروپایی شورای جهانی آرشیو(ستواربیکا) می پردازد.
کتاب آشنایی با آرشیو های جهان در 214 صفحه وزیری و با قیمت پشت جلد 2800 تومان در تیراز 2000 نسخه در اختیار علاقمندان قرار گرفته است.
یادآوری دومین همایش ملی آرشیوی ایران
با توجه به مقارن شدن پایان مهلت ارسال مقاله برای دومین همایش ملی آرشیوی ایران، با آزمون دکتری و کارشناسی ارشد دانشگاهها و تقاضای تعدادی از ارائه دهندگان مقاله برای تمدید این زمان، بدینوسیله به اطلاع دوستان و همراهانی که چکیده ارسالی مقاله شان در همایش پذیرفته شده می رساند، مهلت ارسال اصل مقاله تا پانزدهم اسفند ماه 1388 تمدید شده است.
دبیر خانه دومین همایش ملی آرشیوی ایران
لینکهای درج خبر برگزاری دومین همایش ملی آرشیوی:
http://www.nlai.ir/Default.aspx?tabid=231&ctl=Details&mid=847&ItemID=2459
تبریک میلاد حضرت محمد (ص)
ز احمد تا احد یک میم فرق است
جهانی اندر این یک میم غرق است
میلاد فرخنده و با سعادت حضرت محمد (ص) را پیشاپیش به همه مسمانان جهان به خصوص هموطنان عزیز تبریک و تهنیت عرض میکنیم.
نویسندگان وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران
حضرت محمد (ص) در عام الفیل به سال 570 میلادی در روز جمعه 17 ربیع الاول قدم به عرصه این جهان خاکی نهاد و با وجودش عالمی را از جهل و گمراهی نجات بخشید. او عرش نشینی بود که با فرش نشینان همراه گشت تا آنان را هم با خود به عرش ببرد. (سایت رسول نور)
هدیه این روز وبلاگ ما به شما عزیزان دو فایل محافظ صفحه نمایش رایانه با محتوای میلاد حضرت محمد (ص) میباشد. امیدواریم مورد رضایت شما دوستان واقع شود. (منبع فایلها از سایت تبیان)
دانلود کنید:
راهاندازی پایگاه تحلیلی خبری کتابداری و اطلاع رسانی ایران
نسخه آزمایشی پایگاه تحلیلی و خبری کتابداری و اطلاع رسانی ایران با نام مخفف "لیزنا" راهاندازی شد.
به گزارش خبرنگار مهر، نسخه آزمایشی این پایگاه به همت گروهی از کتابداران ایران با هدف متمرکز کردن اطلاعات و اخبار حوزه کتابداری و اطلاع رسانی راهاندازی و افتتاح شده و مسئولان آن در نظر دارند از 12 اسفند رسما کار سایت را آغاز کنند.
اهدافی که برای فعالیت این پایگاه خبری در نظر گرفته شده گردآوری و ارائه اطلاعات مرتبط با علوم کتابداری و اطلاع رسانی، جمع آوری و ارائه اطلاعات مرتبط با فناوریهای نوین، اطلاعرسانی در زمینه همایشهای مرتبط با علوم کتابداری و اطلاع رسانی، اطلاع رسانی در زمینه کارگاههای آموزشی است.
پایگاه خبری "لیسنا" این امکان را برای بازدیدکنندگان در نظر گرفته که در صورت تمایل اخبار مرتبط با موضوع کتابداری را به نشانی info@lisna.ir ارسال کنند تا در سایت مورد استفاده قرار گیرد.
دورنمایی از کارکرد مدل های اسناد الکترونیک
مقالهی "دورنمایی از کارکرد مدلهای اسناد الکترونیک" از سرکار خانم بهناز زرین کلکی در فصلنامه گنجینه اسناد، شماره 74 تابستان 1388 به آدرس زیر به چاپ رسید. از علاقه مندان به این مقوله دعوت می کنم برای مطالعه مقاله به آدرس زیر مراجعه کنند.
http://www.nlai.ir/LinkClick.aspx?fileticket=dh3mUilpjlQ%3d&tabid=1142&mid=3837
تبریک
جناب آقای غلامرضاعزیزی
انتصاب شایسته شمارا به سمت ریاست پژوهشکده اسناد ،سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران تبریک گفته توفیق شمارادر خدمت به ایران اسلامی از درگاه خداوند مسئلت دارم.
بیست و چهارمین دوره MBA یکساله ماهان
سالی که یک عمر برای شما باقی خواهد ماندآشنایی با MBA
این رشته کاربردی و آموزشی ابتدا در آمریکا و کشورهای صنعتی و سپس به سرعت در کشورهای در حال توسعه مانند ایران، ترویج یافته است. بر خلاف رشته های مدیریت که ماهیت تئوریک و توصیفی دارند، MBA دارای ماهیت کاملا کاربردی و تجویزی است. وقتی سازمان شما در بحران بسر میبرد، برای برون رفت از این بحران به تئوری احتیاج ندارید، بلکه به راهکارهای عملی و تجویزی نیاز دارید که سازمانتان را با کمترین هزینه و در مدت زمان مناسب از بحران خارج کند. همچنین زمانی که به راه اندازی کسب و کارتان فکر میکنید، تئوریها راه گشا نخواهند بود. بلکه شما نیاز دارید که بدانید واقعا باید چکار کنید؟ این دقیقا همان ویژگی MBA است. در واقع دوره MBA این امکان را به شما میدهد تا محیطها و چالشهای واقعی مدیریت را تجربه و مهارتهای کاربردی لازم را برای پیشرفت شغلی خود کسب کنید.
برخی از این مهارتها عبارتند از:1. اداره و راهبری مؤثر و کارآمد سازمان یا یک بخش تخصصی از آن نظیر بخش های تولیدی، بازاریابی و فروش، اطلاعات و مالی
2. ایجاد تحول در یک بخش تخصصی سازمان
3. طراحی، هدایت و رهبری تحول در کل سازمان پس از کسب تجارب عملی در مدیریت
4. کارآفرینی با ایجاد فعالیت های جدید در درون سازمان و یا ایجاد سازمانهای جدید
5. ارائه خدمات مشاوره ای و مطالعاتی در زمینه های مزبور به مدیران سازمانهای اقتصادی و اجتماعی
6. تصمیم گیری سریع و صحیح
7. فرصت یابی و تبدیل تهدیدات به فرصتها
افرادیکه در این دوره پذیرفته میشوند، پس از فراگرفتن دانش مدیریت و تمرین مهارتهای مدیریتی در این دوره، نیروهای ارزنده ای خواهند شد که می توانند با ترکیب دانش تخصصی و مدیریتی خود در جهت تحقق هدفهای بالا نقش مهمی در بهبود مدیریت جامعه و همچنین کسب و کار خود ایفا نمایند.
در این راستا، موسسه آموزش عالی ماهان، به عنوان اولین Business School و برگزار کننده دوره های یکساله مدیریت راهبردی کسب و کار (1 – Year MBA) در ایران، در طی 5 سال، توانسته است نزدیک به 1400 دانش پذیر را که غالبا مدیران و کارشناسان ارشد سازمانهای دولتی و خصوصی می باشند، تحت پوشش خدمات آموزش عالی خود قرار دهد و از این میان بیش از 70 درصد آنها توانسته اند با موفقیت در این دوره ها فارغ التحصیل شوند. سایر دانشپذیران نیز در حال تحصیل و گذراندن این دوره های مدیریتی اثربخش هستند.
برخی از ویژگیهای ماهان عبارتند از:1. جزء 100 برند برتر ایران و همچنین برند برتر خدمات آموزشی کشور در سال 88
2. اعطای گواهی نامه پایان دوره از وزارت علوم با قابلی ت ترجمه رسمی قوه قضاییه و تاییدیه وزارت امور خارجه
3. امکان ادامه تحصیل فارغ التحصیلان ماهان در خارج از کشور
4. همکاری با دانشگاههای بین المللی معتبر مورد تائید وزارت علوم در رشته MBA
5. کاربردی و مهارتی بودن دوره
6. ترفیع سازمانی و اعطای Grade به کارکنان محترم دولت که فارغ التحصیل ماهان می باشند ( طبق مجوز اداره توسعه منابع انسانی وتحول اداری وزارت کشور )
بیست و چهارمین دوره MBA یکساله ماهان از 3دی ماه آغاز خواهد گردید. از شما دعوت میشود تا با ثبت نام در این دوره، تحول مثبت در کسب و کارتان را تجربه و علاوه بر علم مدیریت، هنر و مهارت مدیریت را نیز کسب نمائید. مشاورین MBA ماهان، به صورت حضوری و یا تلفنی آماده هستند تا هرگونه اطلاعات لازم در خصوص این دوره را در اختیار شما دوست عزیز قرار دهند.
مرحله چهارم و پنجم مدیریت سوابق
• توصیف، مرحله چهارم چرخه مدیریت سوابق است. سیستم نگهداری اسناد، عمدتا بطور خودکار این کار را انجام می دهد در حقیقت همه اطلاعات اساسی یک سابقه هنگامی که توسط سیستم دریافت می شود، شناسایی می گردد.بنابراین توصیف، نه تنها در برگیرنده اطلاعات متنی است بلکه شامل ابرداده های مربوطه نیز خواهد بود. اطلاعات متنی عبارت از داده هایی نظیر فرستنده، آدرس، روند کاری، قابلیتهای اجرایی واحدهای سازمانی و غیره است. ابرداده نیز داده تکنیکی از رایانه و سیستمهای ارتباطی است که اسناد را تولید و به ترتیب توزیع می کنند. ابرداده ها، اگرچه ممکن است نقش اختصاصی در یک سیستم نداشته باشند اما وظیفه اساسی بر عهده دارند. توصیف اسناد در پایین ترین سطح خود یعنی زمانی که اطلاعات دریافت می شوند و یا ارتباط کاری برقرار می گردد، می تواند بطور خودکار توسط سیستم انجام پذیرد. اما هنوز در محیط الکترونیکی، توصیف اسناد در سطح ردیف(سری) و یا دیگر سطوح بالاتر مثل توصیف مجموعه ای، توسط آرشیویستها انجام می شود.
• مرحله پنجم: ارزشیابی اسناد، یعنی تعیین مدت زمانی که سیستم باید برای نگهداری سوابق منظور دارد، می باشد. ارزشیابی به عنوان روند ادامه فعالیت تلقی می شود. در حقیقت ارزشیابی از همان ابتدای دریافت سابقه - یعنی وقتی که تصمیم گیری میشود اطلاعات رسیده را به عنوان سند دریافت کنند و یا به عنوان دیگری غیر از سند بایگانی نمایند - آغاز شده است. ارزشیابی مورد توجه آرشیوهای الکترونیکی نیز هست البته تئوری ایجاد فضاهای فیزیکی با حذف اوراق زاید نقش مهمی را در محیط های الکترونیکی بازی نمی کند اما هزینه ذخیره سازی و نگهداری و مرمت و حتی هزینه ای که صرف مرمت اسناد نامربوط و بی فایده میشود، مورد توجه است زیرا می توان این هزینه ها را در جای بهتر دیگری صرف کرد. چرخه ارزشیابی تمام مواردی که اسناد برای حفظ آنها تولید می شوند را - از جمله امور اداری ، مسئولیت پذیری و حافظه تاریخی- تحت پوشش قرار می دهد.
اطلاعات و سیستم های مدیریت اطلاعات
نیاز به اطلاعات و دانشِ چگونه به کار گرفتن اطلاعات از جمله ضرورت هائی است که هر مدیری، در هر سطحی، برای بهتر انجام دادن وظایف اجرائی خود به آن محتاج است. خوشبختانه فن آوران اطلاعات با اجرا و اداره سیستمهائی با ضریب امنیتی بالا، تلاش قابل قبولی را برای مدیریت خوب این اطلاعات آغاز کرده اند. چرا که مدیریت اطلاعات ، ابزار شایسته ای برای انواع تصمیم گیری های مدیران سازمانی است. اما نکته حایز اهمیت در مدیریت اطلاعات و طراحی مدل ها و یا سیستم های قابل قبول برای آن، دارای سه پیش شرط است:
1- این مدل ها باید دارای ظرفیت پذیرش منابع اسنادی که در سیستم های رایانه ای سازمان های مختلف، مستقر و پراکنده شده اند، باشد
2- قادر به برقراری ارتباط معنا دار با سایر سیستم هایی که حاوی اطلاعات ارزشمند هستند، باشد.
3- در تعریف چرخه های مرتبط با مدیریت اسناد الکترونیکی به چرخه نگهداری اسناد و تولید فراداده های استاندارد در همه فرآیندهای مدیریت اسناد بالخصوص در فرآیند نگهداری و تعیین تکلیف وضعیت سوابق دقت و توجه خاص گردد.
و نیز هدف اصلی در تمام تصمیم گیری هائی که برای طراحی یک سیستم انجام می گیرد، حول محور سرعت و سهولت در دستیابی به منابع اطلاعات در گردش باشد.
- اولین مرحله از چرخه مدیریت اسناد ، در یافت سابقه است که موجب می شود سوابق در درون سیستم قرار گیرند با کمی دقت "دریافت" در حقیقت همان ثبت نام در سیستم دستی است که گاهی اوقات به عنوان " اکتساب کردن " نیز ارجاع داده می شود. چرخه شامل گزینه ای است که می تواند سوابق را گزینش کند.
نکته: در مرحله دریافت سوابق، اطلاعات متنی و ابرداده(های) مربوطه نیز تحصیل خواهد شد.
• مرحله دوم ذخیره سازی سابقه ها در رسانه مناسبی است که به عنوان یک یا چند فایل رایانه ای محسوب می شوند. این مرحله مستقیما پس از دریافت انجام می گیرد. ذخیره سازی باید به نحوی صورت پذیرد که هیچکس قادر به دخل و تصرف در آن نباشد. قابل اعتماد بودن ذخیره سازی، اولین قدم مؤثر و ضروری برای حفظ اصالت و قابلیت استنادی سابقه هاست.
• در محیط های الکترونیکی در یافت و ثبت سوابق به تنهایی کافی نیست زیرا در چنین محیط هائی به راحتی می توان سابقه ای را تغییر داد.
نکته: هرگاه سابقه ای نیاز به اصلاح داشته باشد، باید اصلاحیه، همانند یک سابقه جدید، از ابتدا ایجاد گردد و به سابقه قبلی ضمیمه شود تا به این ترتیب از هرگونه دخل و تصرفی در اصل سابقه جلوگیری به عمل آید.
• مرحله سوم تنظیم سابقه های تولید شده است برای مثال ایجاد رابطه بین سوابق، نوعی تنظیم محسوب می شود که قبلا به عنوان اتصال آرشیوی[i] شناخته می شد. این رابطه می تواند به شکل فایل و یا صورت های دیگری مانند ایجاد ردیف(ها) و یا تنظیم برحسب فعالیت (ها) که از انواع ایجاد رابطه بین سوابق قلمداد می شود، بوجود آید. یکی از ظرفیت های خوب اسناد الکترونیکی این است که امکان تنظیم آنها به چندین شکل و صورت وجود دارد. اتصال بین سابقه و چرخه ای که منجر به تولید آن شده است در کلیه موارد، بنیادی و ضروری شمرده می گردد. بطور کلی در یک سیستم نگهداری الکترونیکی به تنظیم و توصیف تواما و در کنار هم پرداخته می شود. سیستم عامل برای تنظیم های فیزیکی به صورت یکپارچه عمل می کند و تنظیم های منطقی در طرح طبقه بندی[ii] ، در خلال توصیف اسنادی برنامه ریزی می شود .
•
[i] - Archival bond
• [ii] - classification scheme
سیستم نگهداری سوابق (Record keeping-system)
این سیستم تنها یک بسته نرم افزاری نیست که از بازار خریداری شده و سپس مورد استفاده قرار گیرد. بلکه "سیستم نگهداری سوابق"، در درجه اول تفسیری از فعالیتهای اداری یک سازمان است و باید قابلیت کنترل و نگهداری سوابق و راه و روشهایی که در خلق و نگهداری سوابق سازمانی مورد نیاز قرار می گیرد را دارا باشد. بنابر این لازم است نرم افزار "سیستم نگهداری سوابق" هر سازمان، تحت شرایط و روابط سازمانی و چرخه کاری همان سازمان طراحی و بوجود آید.
در هر حال بکار گیری اجزای جدید یک مفهوم در طراحی روشها و تحلیل سیستم می تواند نقش تعیین کننده ای داشته و همچنین ارائه مشخصات واضح و روشن اجزای سیستم کاری در یک سازمان می تواند در تشخیص ساختار سیستم نگهداری سوابق، کمک قابل توجهی نماید زیرا از این ساختار، وسیله ای بوجود خواهد آمد که بتواند تغییرات لازم برای مدیریت شایسته سوابق الکترونیکی را پدید آورد.
شورای جهانی آرشیو (ایکا)[i]سیستم نگهداری سوابق را به عنوان " یک سیستم اطلاعاتی که برای مقاصدی نظیر ذخیره سازی و بازیابی سوابق، طراحی شده و برای کنترل عملیات مشخصی نظیر ایجاد، ذخیره سازی و دسترسی به سوابق با حفظ اصالت و قابلیت استنادی آنها، ساماندهی گردیده است[ii]" معرفی می نماید که مرتبط با برداشت جهانی آن و بسیار کلی بنظر می آید.
[i] - International Council of Archives
[ii] - "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating , storing , and accessing records , to safeguard their authenticity and reliability ", International Council of Archives , Committee on Electronic Records ,Guide for Managing Electronic Records from an Archival perspective. Paris , 1997.