تفاوت منشاء سند با پدیدآور

تفاوت منشأ سند با پدیدآور

فاطمه اسفندیاری⁽¹⁾

قدر مسلم به لحاظ ماهوی میان مفهوم پدیدآور و منشأ سند تفاوت اساسی وجود دارد. زیرا براساس قواعد استاندارد و بین‌المللی توصیف آرشیوی (ISAD) منشأ مخصوص اسناد آرشیوی است و از دیگر سوی، پدیدآور مربوط به فهرست‌نویسی کتاب و کتابداری است که بکارگیری این مفهوم برای اسناد تاریخی و آرشیوی مناسب نیست و باعث نوعی شبیه‌سازی خلط‌گونه میان علم کتابداری و علوم آرشیوی خواهد شد. زیرا منظور از آرشیو: ضبّاطی⁽²⁾- ضبط و محل بایگانی نامه‌ها و نوشته‌های اداری و دولتی است و نیز منظور از آرشیویست هم بایگان است که از نوشته‌های اداری و نهادهای دولتی و مؤسسات اجرایی و غیره نگاه می‌دارد تا در هنگام نیازمندی بتوان به آسانی از آنها استفاده کرد⁽³⁾. بنابراین اصل منشأ در طبقه‌بندی اسناد آرشیوی، موجب سازمان‌گرایی و عامل پدیدآور در رده‌های مختلف دانش بشری باعث موضوع‌گرایی نسبت به کتاب و منابع مختلف علوم کاربردی خواهد بود.

پدیدآور/ پدیدآورنده: این اصطلاح مخصوص علم کتابداری است و به طور مشخص به شخص یا تنالگان اطلاق می‌شود که مسئول تألیف یا تدوین کتاب یا دیگر انتشارات به جز نشریات ادواری است و معمولاً از ویراستار، مترجم، کاتب و جز آن متمایز می‌گردد. گرچه گاه برای مقاصد فهرست‌نویسی به همه آنها پدیدآورنده گفته می‌شود. اما در معنای گسترده‌تر اصطلاح پدیدآور را می‌توان به هنرمند موسیقی‌دان یا عکاسی که اثری اصیل آفریده باشد، نیز اطلاق کرد. پدیدآورنده از نظر قانونی مسئول اثر است و حق مؤلف نیز به او تعلق می‌گیرد. افزون بر آن شخصی که آثار چند نویسنده را برمی‌گزیند و گرد هم می‌آورد (گردآورنده یا ویرایشگر) ممکن است پدیدآور آن مجموعه نامیده شود. همچنین می‌توان سازمانی را که به نام آن یا با اجازة آن اثری منتشر می‌شود پدیدآور آن اثر دانست. لهذا پدیدآور به پدیدآورندگان گروهی (پدیدآور مشترک)، پدیدآور تنالگانی، پدیدآور شخصی و پدیدآور کلاسیک تقسیم می‌شود⁽⁴⁾.

بنابراین اصلی‌ترین عنصر فهرست و یا توصیف کتاب سرشناسه پدیدآور و نیز مهم‌ترین عامل فهرست‌نویسی تحلیلی‌کتاب، موضوع و یا موضوعاتی است که کتاب حول محور آن تدوین یافته و پدیدآور با زمینه‌های مشخص و کنترل شده اثری را که برگرفته از دانش بشری است خلق می‌سازد. از این روی در فهرست‌نویسی کتاب اصل بر موضوع است و در اسناد آرشیوی اصل بر منشأیی است که به طور طبیعی موجب تولید سند و پروندة اداری شده است. سند می‌تواند توسط شخص و یا توسط سازمان‌های اجرایی و کارگزاری به اشکال مختلف: نامه‌های اداری، دستورالعمل‌ها، گزارشات، خط و مشی‌ها، بخشنامه‌ها و غیره تولید شوند.

اصل بوجود آمدن اسناد مبتنی بر فعالیت‌های روزمره آحاد مردم در تعاملات اجتماعی، اقتصادی و سیاسی و فراتر از آن سیستم و نظام اداری هر کشوری است که به طور طبیعی و بر مبنای روابط و فعالیت‌های سازمانی تولید و سیستم بایگانی را بر این اساس پایه‌ریزی می‌کنند و پس از طی مراحل مختلف بایگانی، شامل: جاری، نیمه جاری و راکد به آرشیو ملی منتقل می‌شوند. با این وصف اسناد آرشیوی با تکیه بر محل تولیدشان سازمان‌گرا و وظیفه‌گرا هستند، چرا که اسناد آرشیوی برحسب وظایف سازمانی و تصمیمات متخذه اداری ایجاد و ساماندهی می‌شوند. طبقه‌بندی تنظیم و توصیف آنها براساس منشأ و نظم اوّلیه اسناد صورت می‌گیرد⁽⁵⁾.

تنظیم و توصیف اسناد براساس منشأ: در فهرست‌نویسی اسناد و مراعات اصول تنظیم و توصیف آرشیوی که جمیع صاحب‌نظران و نظریه‌پردازان حوزة آرشیو نسبت بدانها اتفاق نظر دارند به ویژه دو اصل اساسی «حفظ اصالت منشأ اسناد» و نیز «حفظ نظم و ترتیب اوّلیه» آنها ضروری به نظر می‌رسد. براساس این اصول تمامیت و نظم و ترتیب اوّلیه هر پرونده می‌باید حفظ شود و از هرگونه تغییر و دخل و تصرف در آن خودداری گردد و هر مجموعه اسنادی می‌بایست همواره به نام منشأ ایجاد و یا دریافت آن ثبت و ضبط شوند و بر این اساس است که از توصیف و تنظیم موضوعی اسناد و یا اِعمال سلایق شخصی نسبت به جداسازی و یا در همکرد صفحات پرونده‌های اداری که توالی تاریخی صفحات آنها مبین سیر طبیعی تشکیل آنها و گردش مکاتبات انجام شده در روند جاری اداری (وظایف و تشکیلات) به شمار می‌آید؛ خودداری نماییم. توضیح اینکه ادغام اسناد متنی (شخصی) اهدایی و خریداری شده که معمولاً به صورت تک‌برگ می‌باشد و اساساً اطلاق عنوان پرونده به آنها موضوعیت ندارد با شرط حفظ منشأ نیز وحدت موضوع و یا لااقل سنخیت داشتن موضوعات با یکدیگر بلامانع و از شمول ضوابط حفظ نظم اولیه خارج می‌باشد و منشأ این گونه اسناد فرد و یا افرادی است که این نوع اسناد را به سازمان آرشیو اهدا و یا در معرض فروش قرار می‌دهند⁽⁶⁾.

آنچنان که اشاره شد، پایه و اساس طبقه‌بندی اسناد براساس حفظ منشأ و رعایت نظم اوّلیه پرونده‌ها و اسناد بایگانی‌هاست و این موضوع برای تمامی مراکز آرشیوی سایر نقاط دنیا پذیرفته و جهان شمول بوده است؛ برخلاف آثار مکتوب و کتب چاپی و ... که مبنای توصیف و تحلیل آن بر پایه موضوعات رده‌های کنگره و روش دیویی و یا اسلوب‌های نوین دیگری خواهد بود که بخصوص کتابخانه کنگره آمریکا دنبال می‌کند. در ادامه به این نکته نیز پافشاری می‌نمایم که سیستم نرم‌افزار رسا که بر پایه علوم کتابداری و براساس شناسه پدیدآور طراحی شده، آنگونه که انتظار می‌رود نمی‌تواند اطلاعات اسنادی را بازیافت و اجزاء و مصادیق و محتوای انواع سند تاریخی و نمایه‌های توصیفگر تاریخی را دریافت دارد. و اطلاق لفظ پدیدآور با آن شرحی که به طور مختصر بیان داشتیم برای فرایند فهرست‌نویسی اسناد قابل قبول نیست و شبیه‌سازی دو علم مجزای آرشیو و کتابداری را در بر خواهد داشت. چرا که همان‌گونه که بیان شد آرشیویست‌ها در طبقه‌بندی اسناد منشأگرا و کتابداران در طبقه‌بندی کتب موضوع‌گرا هستند⁽⁷⁾.

پی‌نوشت:

1.        کارشناس‌ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، [e-mail]

2.         ضبّاطی: بایگانی

3.         ن. ک: روستایی، محسن (1385). تاریخ نخستین فرهنگستان ایران به روایت اسناد همراه با واژه‌های مصوب و گمشدة فرهنگستان (1314- 1320ش.)، تهران: نشر نی، ص 362.

4.         ن. ک: سلطانی، پوری ؛ راستین، فروردین (1379). دانشنامه کتابداری و اطلاع‌رسانی، فارسی- انگلیسی و انگلیسی- فارسی، تهران: فرهنگ معاصر، صص 82-83.

5.         ن. ک: رسیدگی به اسناد دولت فدرال امریکا (1379). ترجمه رضا مهاجر، در مرحله چاپ، صص 29- 38.

6.      ن. ک:  آیین‌نامة پیشنهادی نحوة تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی (1385). گروه تدوین اصطلاحات مدیریت طبقه‌بندی و نمایه‌سازی اسناد، فصلنامه تحقیقات تاریخی گنجینه اسناد، سال شانزدهم، دفتر اول، شمارة 61، صص 98-  101.

7.         برگرفته از نظرات برخی از فهرست‌نویسان اسناد تاریخی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران.