فواید سیستمهای نگهداری اسناد:

سیستمهای نگهداری اسناد که بر پایه شناخت از فعالیتهای سازمانی ، احتیاجات قانونی ونیز لوازم سازمانی بنا شده باشد فواید مهم و اساسی زیر را فراهم می سازد.

سیستمهای نگهداری اسناد:

-         سطح کارآیی بهتر فعالیتها و تصمیم گیریهای درست تر را در سازمانها تقویت می کند

-         سازمانها را در تطابق با لوازم قانونی و مقررات توانمند می نماید

-         علایق و گرایشات سازمانها و حقوق کارمندانشان ، مشتریان و شهروندان را تضمین می نماید

-    علاوه بر تقویت و پشتیبانی حقوقی ، شامل مدیریت بهتر احتمالات نیز می باشد احتمالاتی که بر پایه موجودیت مدارک کاری و یا فقدان مدارک از فعالیتهای سازمانی است.

-         سازگاری، تداوم، کارآیی و بهره وری در خدمات، مدیریت برنامه ها و امور اداری را تقویت می کند.

-    اطلاعات ارزشمند و پویایی که بتوان به فرآیندهای کاری بازخورد دهد و دائما نیز اصلاح شوند را ایجادکرده و فرآیندها را آسان و خودکار می نماید.

-    از ذخیره سازی و درهم ریختگی مدارک زودگذر (ephemeral record) و یا گم شدن و یا انهدام سهوی مدارک خاص، جلوگیری به عمل می آورد.

-    به جای اینکه فقط مسئول جمع آوری اسناد قلمداد شود ، توانایی مدیریت آنها را به عنوان یک دارایی و منابع اطلاعاتی دارد .