سیستم نگهداری سوابق (Record keeping-system)

این سیستم تنها یک بسته نرم افزاری نیست که از بازار خریداری شده و سپس مورد استفاده قرار گیرد. بلکه "سیستم نگهداری سوابق"، در درجه اول تفسیری از فعالیتهای اداری یک سازمان است و باید قابلیت کنترل و نگهداری سوابق و راه و روشهایی که در خلق و نگهداری سوابق سازمانی مورد نیاز قرار می گیرد را دارا باشد. بنابر این لازم است نرم افزار "سیستم نگهداری سوابق" هر سازمان، تحت شرایط و روابط سازمانی و چرخه کاری همان سازمان طراحی و بوجود آید.

در هر حال بکار گیری اجزای جدید یک مفهوم در طراحی روشها و تحلیل سیستم می تواند نقش تعیین کننده ای داشته و همچنین ارائه مشخصات واضح و روشن اجزای سیستم کاری در یک سازمان می تواند در تشخیص ساختار سیستم نگهداری سوابق، کمک قابل توجهی نماید زیرا از این ساختار، وسیله ای بوجود خواهد آمد که بتواند تغییرات لازم برای مدیریت شایسته سوابق الکترونیکی را پدید آورد.

شورای جهانی آرشیو (ایکا)[i]سیستم نگهداری سوابق را به عنوان " یک سیستم اطلاعاتی که برای مقاصدی نظیر ذخیره سازی و بازیابی سوابق، طراحی شده و برای کنترل عملیات مشخصی نظیر ایجاد، ذخیره سازی و دسترسی به سوابق با حفظ اصالت و قابلیت استنادی آنها، ساماندهی گردیده است[ii]" معرفی می نماید که مرتبط با برداشت جهانی آن و بسیار کلی بنظر می آید.

[i]  - International Council of Archives

[ii]  - "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating , storing , and accessing records , to safeguard their authenticity and reliability ", International Council of Archives , Committee on Electronic Records ,Guide for Managing Electronic Records from an Archival perspective. Paris , 1997.