فراداده(متادیتا)ی مدیریت و نگهداری اسناد، داده ای است که استفاده و مدیریت اسناد را تسهیل می کند. مخصوصا در کاربردهای الکترونیکی متا دیتا می تواند مفهومی از بهبود سیستم باشد و کمک کند تا لوازم مدیریت و نگهداری اسناد دیده شوند.
متا دیتای مدیریت و نگهداری اسناد ابزاری است که شرح و توصیف اسناد، کاربر و فعالیتهای کاری را به بهترین ومناسب ترین توضیحات، ممکن می سازد تا اطمینان حاصل کند از:
- قابلیت دسترسی بهترین اطلاعات
- بهبود روش مدیریت اسناد
- حسابرسی بیشتر در کارکرد شغلی
نکته: متادیتا در فرمهای مختلف و شکلهای گوناگون بکار می رود.
به خاطر داشته باشید که متادیتا می تواند در دو نوع سنتی و الکترونیکی مدیریت و نگهداری اسناد بکار گرفته شود. بکارگیری آنها بستگی به احتیاجات فعالیتهای کاری سازمانها دارد.
ایزو 15489 متا دیتای نگهداری اسناد را چنین تعریف می کند:
داده ای که شکل(زمینه) ، محتوا و ساختار اسناد و مدیریت آنها را در ظرف زمان شرح می دهد.
¡
ISO 15489, defines recordkeeping
metadata as:
¡Data describing context, content and structure of records and their management through time.
نرم افزار خوب تنها یک جزء سازنده از مدیریت اطلاعات الکترونیکی است مدیریت الکترونیکی موفق اطلاعات در یک سازمان اجزا دیگری دارد که عبارتند از:
· چارچوب خط مشی ها :
همراه با آماده سازی نرم افزار با روشهای نگهداری رایانه ای اسناد، ضروری است مدیریت اطلاعات موجود تحلیل شود و سیاستهای امنیتی سیستم بررسی و تدوین گردد و قوانینی برای پرداختن به نواحی که نیاز به بازنگری دارند، بوجود آید و بالاخره فاصله بین قابلیتهای نرم افزاری و سیاستهای مرتبط با مسئولیت نگهداری ، بازیابی و امحا اسناد از دیدگاه های مختلف کارکنان برآورد شود . سیاستهای کاری راهنماهای خوبی برای ساخت نرم افزاری است که می تواند اطلاعات کاری را مدیریت کند و دارای ابزارهایی نظیر طرح توصیفی و مدلهای ابرداده هاست.
· تحلیل چرخه کاری:
بازنگری مهندسی سیستم، بر آماده سازی هر تکنولوژی اطلاعاتی مقدم و ارجح است و شامل شناسایی ، بیان نقشها و ظرفیت جایگزینی مسئولیتها می باشد.
· مدیریت تغییر:
آماده سازی یک سازمان برای این که بتواند فعالیتهایش را بطور خودکار انجام دهد، تنها منجر به تحول در روشهایی که چرخه فعالیت را به اتمام می رسانند، نمی شود بلکه نقش و وظایف کاربر نهایی را نیز تغییر می دهد. آماده کردن مولفه های انسانی برای این دگر گونی بر هر نوع آماده سازی فنی تقدم و ارجحیت دارد.
· تداوم و پایداری:
توسعه و نگهداری از سیستمهای خودکار ، بطور کلی به بودجه سازمانی وابسته است وقتی باید اقدام به نگهداری اسناد به صورت خودکار کرد که به عنوان بخشی از توسعه سازمانی ، ادامه حیات ، فعالیت و نگهداری از سیستم ماشینی وجود داشته باشد.
وقتی تکنولوژی و روش جدیدی برای انجام فعالیتهای اداری به سازمانی معرفی می شود روشهای قدیمی و عملیاتی که برای کنترل اسناد در کلیه مراحل( تولید، دریافت، ذخیره سازی، بازیابی و نگهداری) انجام می گرفته اند از اثر بخشی کمتری برخوردار خواهند شد. اما بطور کلی در روشهای جدید و قدیم برای ذخیره و نگهداری اسناد ارزشمند دو شیوه متمرکز و غیر متمرکز اعمال می شود.
در نظام الکترونیک صرفه نظر از شیوه های متداول ، ساخت و توسعه سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی باید درقالب دو بخش محتوایی (قواعد اسناد وابسته ) و ساختاری (الزامات اجرایی سیستم ) ملاحظه شوند.
"سیستم نگهداری اسناد" چیزی بیش از یک سیستم رایانه ای است و در واقع حمایتی برای کارکردهای اداری قلمداد می شود که به وسیله افراد و با ابزاری به نام رایانه و بر اساس روشهای متقنی که بوسیله چرخه مربوطه دنبال می شود، صورت می پذیرد
" پرونده ها، چرخه های تولید، روشها، دانش و وسایل" مفاهیمی هستند که به کارکرد نگهداری اسناد، قالب و هویت می بخشند.
پرونده ها (اسناد) [i] : نکته بسیار مهم، پذیرش محوریت اسناد در یک سیستم نگهداری است به این معنا که بپذیریم تمام سیستم حول محور اسناد می چرخد گرچه از نظر تئوری ممکن است آنها را جدا از سیستم بررسی کرد اما ما نمی خواهیم و نباید این جدایی را ایجاد کنیم بلکه اسناد همواره به عنوان هسته مرکزی سیستم مورد توجه و دقت واقع خواهند شد. زمانی که اسناد تحت کنترل قرار می گیرند و به دقت ثبت و ضبط می شوند در حقیقت جملگی زیر سیستمی[ii] از سیستم نگهداری اسناد برشمرده خواهند شد که ما آن را سیستم اسناد می نامیم. این سیستم نه تنها می تواند شامل همه اسناد باشد بلکه شامل اجزای تفکیک شده آنها نیز هست. البته نحوه این شمولیت، بستگی تام به سازمان مربوطه و همچنین به چگونگی اجرای سیستم نگهداری خواهد داشت.
چرخه ها[iii] : چیزی که در این جز قرار می گیرد کاربردهای رایانه ایست و به عنوان خودکار بودن بسیاری از سیستمهای کاری قلمداد می شود. در حقیقت از نگاه رایانه ای کاربرد یک نرم افزار ، یک چرخه است. اما چون در بعضی از قسمتها، چرخه های کاری بطور غیر ماشینی و به صورت دستی انجام می پذیرند پس ناگزیریم به هر دو نوع فعالیت یعنی فعالیتهای کاری بطور ماشینی و انجام امور به صورت دستی، چرخه گوییم. برای "سیستم نگهداری اسناد" در یک چرخه، مسایلی نظیر ثبت مکاتبات، روش ایجاد نظم و ترتیب، یا نحوه در اختیار قرار گرفتن اسناد برای مراجعین به صورت شاخصی مطرح است.
روشها[iv] : روشها مرتبه ای بالاتر از چرخه محسوب می شوند. آنها از مبنای تئوریک برخوردار هستند و روشهای آرشیوی در تعیین کاربردهای اساسی ماشینی در"سیستم نگهداری اسناد" دخالت مؤثر و تعیین کننده ای دارند مثل نحوه توصیف اسناد ، طبقه بندی و یا امحای اوراق که شامل ایجاد ضوابط آنها نیز خواهد شد. در "روشها" از اطلاعات تکنیکی برای ایجاد ضوابط استفاده میگردد مثلا در روش ذخیره سازی اسناد از این اطلاعات بهره کافی برده می شود.
دانش[v] : برای اطمینان از کارکردهای "سیستم نگهداری اسناد" به دانش آرشیوی نیاز است بنابر این در کلیه مراحل مختلف سیستم نگهداری ، حضور دانش آرشیوی از ضروریات و لوازم اولیه خواهد بود. روشها نیز به نوبه خود کاربرد این دانش هستند اما برای آگاهی و اطمینان از کارکرد خوب سیستم، به دانش بیشتری نیاز است. بطور مثال دانش وآگاهی در مورد محیط سیستم، بخشهای کاری در سازمان ، چرخه کاری مربوطه و همچنین اطلاعات و دانشی در مورد سازماندهی ساختار واحدهای سازمانی، لازم است تا از موارد مسئولیت خیز و آنچه انجام می پذیرد و یا از کسی یا چیزی که مسئولیت دارد و حتی از محیط فیزیکی سازمان، آگاهی حاصل آید و علاوه بر آنچه برشمرده شد به دانش حقوقی، اقتصادی، سیاسی، اداری هم نیاز است تا خطوط و موازین مسئولیت پذیری شناخته شده و نوع اسنادی که باید در ارتباط با آنها تولید شوند، تعیین گردد. اطلاعات و دانش تکنیکی نیز برای نگهداری نرم افزار و یا موادی که مورد استفاده قرار می گیرند از ضروریات ابتدایی خواهد بود. سیستم می بایست به گونه ای طراحی شود که به روشنی بداند چه زمانی باید یک سند خاص، تبدیل و یا تجمیع گردد.
در مدیریت مناسب و صحیح سیستم نگهداری اسناد، بسیار مهم است که اطلاعات و دانشهای ضروری، بطور کاملا روشن و واضح تدوین شده و قابلیت دسترسی آسان داشته باشند اما در حال حاضر در سیستم های موجود، اطلاعات و دانش از طریق راهنماها، دستورالعملها، قواعد و حتی قسمت اعظم آن از طریق تجربیات فردی حاصل می شوند[vi].
افراد، ابزار، مواد[vii] :
مواد غالبا کمتر مورد توجه بوده اند ( مواد مانند : کاغذ، جعبه ها، نوارها، فلدرها و غیره) در حالیکه باید از کیفیت مطلوبی برخوردار باشند.
ابزار چیزهایی هستند که کار انجام می دهند بجز افراد، رایانه و وسایل، ابزار محسوب می شوند.
افراد نیز دارندگان دانش و اطلاعاتی هستند که پیگیر چرخه کاری هستند.
آنچه اینجا مطرح می شود مفهوم مکانیزمی است که افراد، بخشی از آن سیستم محسوب می گردند. در حقیقت سیستم نگهداری اسناد وقتی مطلوب عمل می کند که واقع نگر بوده و قدرت تصمیم گیری انسان در آن بیشتر از دیگر سیستمها باشد و راحت تر بتوان چیزی را از آن سیستم حذف کرد.
[i] - Documents, the records
[ii] - subsystem
[iii] - procedures
[iv] - Methods
[v] - Knowledge
[vi] - "A model for a record keeping system ", Proceedings European Expert, Meeting on Electronic Records, Jun 18, 1997.
[vii] - People, Means, Materials
بدون شک هر سازمانی(دولتی وغیر دولتی)، اسناد خود را مدیریت می کند پس به دلایل کاملا واضحی به نگهداری و حفاظت این اسناد می اندیشد. بنابر این"سیستم نگهداری اسناد" می تواند در هر سازمان و یا اداره ای وجود داشته باشد. امانکته اصلی انتخاب سیستمی کارآ با قابلیت پاسخگویی به نیازهای عملیاتی اجرایی ادارات و یا سازمانهاست.
گام نخست در تعیین "سیستم نگهداری اسناد"[1] بررسی مفهومی آن است زیرا نمی توان صرفا "خودکار بودن سیستم" را در نظر داشت. این سیستم تنها یک بسته نرم افزاری نیست که از بازار خریداری شده و سپس مورد استفاده قرار گیرد. بلکه "سیستم نگهداری اسناد"، در درجه اول تفسیری از فعالیتهای اداری یک سازمان است و باید قابلیت کنترل و نگهداری اسناد و راه و روشهایی که در خلق و نگهداری اسناد سازمانی مورد نیاز قرار می گیرد را دارا باشد. بنابر این لازم است نرم افزار "سیستم نگهداری اسناد" هر سازمان، تحت شرایط و روابط سازمانی و چرخه کاری همان سازمان طراحی و بوجود آید.
در هر حال بکار گیری اجزای جدید یک مفهوم در طراحی روشها و تحلیل سیستم می تواند نقش تعیین کننده ای داشته و همچنین ارائه مشخصات واضح و روشن اجزای سیستم کاری در یک سازمان می تواند در تشخیص ساختار سیستم نگهداری اسناد، کمک قابل توجهی نماید زیرا از این ساختار، وسیله ای بوجود خواهد آمد که بتواند تغییرات لازم برای مدیریت شایسته اسناد الکترونیکی را پدید آورد.
شورای جهانی آرشیو (ایکا)[2]سیستم نگهداری اسناد را به عنوان " یک سیستم اطلاعاتی که برای مقاصدی نظیر ذخیره سازی و بازیابی اسناد، طراحی شده و برای کنترل عملیات مشخصی نظیر خلق، ذخیره سازی و دسترسی به اسناد با حفظ اصالت و قابلیت استنادی آنها، ساماندهی گردیده است[3]" معرفی می نماید که مرتبط با برداشت جهانی آن و بسیار کلی بنظر می آید. اما توضیحی که از سیستم نگهداری اسناد داده می شود با توجه به تعریف جهانی آن بر دو قسمت مهم استوار است.
قسمت اول بر اساس مشخصات جزیی تری تبیین می شود این اجزا عبارت از معانی چرخه ها، روشها، دانشها، وسایل ، پرونده ها و اسنادی که یک سازمان در عملیات نگهداری خود مورد توجه قرار داده و یا به آنها شکل می بخشد، خواهد بود. در این قسمت که شامل معنی مفاهیمی چون " پرونده ها، چرخه های تولید، روشها، دانش و وسایل" است، به کارکرد نگهداری اسناد، قالب و هویت داده می شود.
در قسمت دوم، فعالیتهایی که باید در درون "سیستم نگهداری اسناد" انجام پذیرد، تعیین می گردد و در واقع به عمل نگهداری ، شکل و صورت داده می شود.[4]
[1] - Recordkeeping system
[2] - International Council of Archives
[3] - "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating , storing , and accessing records , to safeguard their authenticity and reliability ", International Council of Archives , Committee on Electronic Records ,Guide for Managing Electronic Records from an Archival perspective. Paris , 1997.
[4] - Peter Horsman, "Electronic Recordkeeping",The Recordkeeping System as framework for the Management of Electronic Records, Amsterdam 2001.