وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیویوبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
مفاهیم، قوانین، استانداردها، سمینارها و اخبار آرشیوی
چگونگی تعریف سند الکترونیکی
تعریف اسناد الکترونیکی دولتی که شامل همه نوع اطلاعات صرف نظر از فرمت ایجادی یا کاربردی در مرحله ای از کارکرد فعالیت دولتی یا تراکنش دولتی است.
باید به گونه ای باشد که بوسیله آن موارد زیر مستثنی شود:
· مواد موزه ای و کتابخانه ای که ساخته شده یا بوجود آمده و منحصرا برای ارجاع یا نمایشگاه نگهداری می شوند.
· کپی های اضافه اسناد که فقط برای راحتی در ارجاع نگهداری می شوند.
· پرونده های پردازش شده و انتشارات انبار شده
· نوارها و کپن ها یا دیگر اوراق قرضه یا مدرکی از بدهکاری ، موارد امحایی که بوسیله قوانین خاص و مربوط به خود اداره می شوند
پس یک سند الکترونیکی که به روش الکترونیکی ایجاد، گسترش، ارسال، مرتبط، دریافت یا ذخیره سازی می شود، مثل سند کاغذی، به خط مشی مدیریت اسناد در درازمدت نیازمندست.
راهکاری برای تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی
در تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی به طراحی ، ارتباط و آموزش نیاز است و زمانی که به تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی پرداخته می شود باید در سیاست خود، آمیزه ای از موارد زیر را در نظر داشت:
· چارچوب قانونی که در سازمان بکار می رود
· تمام مواردی که بایگانان نیاز داشته و در نظر دارند (منظور از بایگان: ایجاد کنندگان سند، کارمندان تکنولوژی اطلاعات، کارمندان مدیریت اسناد)
· تمام وجوه مرتبط از اسناد الکترونیکی
· مدیریت مطلوب چرخه ها و تکنولوژی
· نیازهای دسترسی و ذخیره سازی طولانی مدت ( هردو جنبه قانونی و عملکردی)
آنطور که به نظر می رسد یکپارچگی خط مشی به ارتباط بین مدیریت اسناد و عملکرد آن بستگی دارد و نیز از طریق خط مشی باید نسبت به روش اجرای مدیریت اسناد اطمینان حاصل آید به نحوی که بتواند کارهای روزانه را پشتیبانی نموده و نیازهای عملکردی بلندمدت را تامین کند و در عین حال مقتضیات قانونی را رعایت نماید.
تبیین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی
می توان از سوالات زیر به عنوان خط مشی تدوین مدیریت بهره جست. بررسی دقیق این سوالات کمک خواهد کرد تا مطمئن شدکه:
· همه بایگان ها با این پردازش موافقند و حاضر به استفاده از روند کار در این خط مشیی که تبیین شده هستند.
· خط مشی ملاحظات قانونی مثل مسئولیت پذیری عمومی، جداول زمانی تعیین تکلیف اسناد و قابل قبول بودن اسناد را رعایت کرده است.
· ایجاد حداکثر تاثیر از طریق همکاری با سازمانهای دیگر و تقویت تجربیات آنان فراهم می شود.
سوالات قابل بحث
· سازمان با چه موضوع قانونی روبروست؟ چه کسی نیاز به دسترسی به اسناد سازمان دارد(عموم، سازمان های دولتی دیگر)؟ آیا اطلاعاتی وجود دارد که باید قابل دسترسی عموم باشد؟ آیا اطلاعاتی هست که نباید عمومی باشد و طبق طبقه بندی خاص نباید برای عموم باز باشد( مثل شماره های امنیتی اجتماعی، اسناد طبقه بندی شده)؟
· آیا فقط یک جدول زمانی عمومی تعیین تکلیف وجود دارد یا به تعیین یا ایجاد جدول های زمانی متنوع برای سازمانهای مشخص نیازست که باید از قسمت توصیف اسناد جویا شد؟
· نقش گروه ها و افراد در سازمان برای اطمینان از مشارکت در چرخه ها چیست؟ چطور می توان طرح مناسب، ارتباطات و مشارکت را در میان افرادی که اسناد الکترونیکی ایجاد و استفاده می کنند ایجاد کرد؟ چه سطح کنترلی را افراد و گروه ها باید داشته باشند؟
· آیا می توان با سازمان های دولتی دیگر برای صرفه جویی در وقت و هزینه و ساده و موثر کردن روند همکاری کرد؟
· چه کاری را می توان معین و در موقعیت خود بکار بست؟
· چرخه حیات برای داده های یک سازمان چیست؟کی باید اسناد دریافت شوند؟ چطور می توان زنجیره اسنادمان را توصیف کنیم؟ در کدام مرحله از زنجیره نیاز است اسناد بطور فعال مدیریت شوند؟آیا سودی در تدوین یک مدل از کارکرد چرخه برای کمک در این بحث وجود دارد؟
· چطور از دسترس پذیری و حفاظت بلند مدت اطمینان حاصل می شود؟
· انتخاب، برای نگهداری بلند مدت چه خواهد بود؟منافع هر انتخاب چیست؟ چطور هر یک از انتخاب ها در موقعیت خاص،کار خواهند کرد؟ بودجه سازمان چقدر است؟
· سازمان چه منابع فنی دارد؟ چه مقدار از چرخه انتخابی ، می تواند خودکار باشد یا باید خودکار باشد؟
· چه نوع از چرخه ارزشیابی برای تعیین اینکه چه اسنادی برای نگهداری هستند مورد استفاده قرار خواهد گرفت؟ چطور اطمینان حاصل می شود که این چرخه همه اسنادی را که توسط قانون معین شده اند را مشخص می کند؟
· چه آموزشی برای کارمندان لازم است تا مطمئن شد که همه با سیاست و چرخه های جدید موافق شده اند؟
· چه عناصری از اسناد الکترونیکی لازم است که حفظ شوند ( مثل محتوای متن فقط، ظاهر گرافیکی، تعاملی بودن)؟
· چه فراداده هایی برای جمع آوری و حفظ لازم داریم؟
خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی
خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی[i]
ورود به عصر اطلاعات به معنی آن است که اکنون اغلب تاریخ ما در شکل الکترونیکی ثبت و ضبط می شود . فعالیت سازمانی دوایر دولتی و نیمه دولتی نیز از جمله این موارد است. به همین دلیل تدوین یک خط مشی کلی برای مدیریت اسناد الکترونیکی نه تنها لازم، بلکه از ضروریات اولیه است. خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان های دولتی و نیمه دولتی همانطور که منعکس کننده عملکرد مدیریتی مطلوب و انتخاب های تکنولوژیکی آن هاست ، باید با مقررات قانونی نیز تطابق داشته باشد .
تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی
در شروع تدوین خط مشی برای مدیریت اسناد الکترونیکی سوالات زیادی وجود دارد که باید به آن ها پاسخ گفت. برای نمونه سوال هایی نظیر سوال های زیر وجود دارد:
· چه قانونی در اسناد الکترونیکی کاربرد دارد و به عبارتی قوانین حاکم بر اسناد الکترونیکی کدامند؟
· چطور می توان از اسناد الکترونیکی استفاده کرد و چطور می توان در عین حالی که از دسترس پذیری اسناد عموم مطمئن بود ، از اسناد غیر عمومی حمایت کرد و از امنیت آن ها مطمئن شد؟
· چه کسی مسئول تدوین خط مشی مدیریت اسناد الکترونیکی ماست؟
· چطور پرونده های الکترونیکی را امحا کنیم آیا در اسناد الکترونیکی روند امحایی جایی دارد؟
· آیا ما باید اسناد الکترونیکی خود را متفاوت با اسناد کاغذی مدیریت کنیم؟
· چگونه بدانیم چه اطلاعاتی در اسناد الکترونیکی موجودست؟
· آیا کپی اسناد الکترونیکی به جای اصل ، قابل قبول است؟
آیا اسناد الکترونیکی دارای همان مشخصه های قانونی اسناد کاغذیست؟
دورنمایی از کارکرد مدل های اسناد الکترونیک
مقاله‌ی "دورنمایی از کارکرد مدل‌های اسناد الکترونیک" از سرکار خانم بهناز زرین کلکی در فصلنامه گنجینه اسناد، شماره 74 تابستان 1388 به آدرس زیر به چاپ رسید. از علاقه مندان به این مقوله دعوت می کنم برای مطالعه مقاله به آدرس زیر مراجعه کنند.
http://www.nlai.ir/LinkClick.aspx?fileticket=dh3mUilpjlQ%3d&tabid=1142&mid=3837
موانع مدیریت موفق اسناد الکترونیکی
- عدم شناخت کافی از مشکلات و مسائل مربوط به یکپارچگی و انسجام نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی در زیر بنای تکنولوژی اطلاعات سازمانی، موجب بروز خطراتی خواهد شد.
· عدم توانایی در برقراری ارتباط مؤثر در چرخه فعالیتها و یا ناتوانی در برقراری ارتباط بین دستورات و درخواستهای کاربر نهایی ، موجب پدید آمدن مشکلاتی خواهد بود.
· عدم توانایی در تحقق بخشیدن به برنامه ریزی مناسب برای نگهداری اسنادی که تلاش نرم افزار برای احاطه کردن آنهاست سبب اخلال در مدیریت خواهد شد.
· عدم توانایی در برآوردهای مالی و نیازهای اقتصادی پروژه می توانند دردسر آفرین گردد.
· عدم آموزش کافی و مؤثر در زمینه بکارگیری نرم افزار می تواند قبول و پذیرش کاربر نهایی را متزلزل و خدشه دار سازد.
فراداده(متادیتا)ی نگهداری اسناد از دیدگاه آرشیو استرالیا
آرشیو ملی استرالیا، متا دیتای نگهداری اسناد را شرح بیشتری به این مضمون نموده است:
اطلاعات سازمان یافته و یا نیمه سازمان یافته ای که می تواند تولید، مدیریت و استفاده از اسناد را در ظرف زمانی و محدوده مکانی ممکن سازد.
متا دیتای نگهداری اسناد می تواند برای شناسایی، اعتبار و سازماندهی اسناد و مردم ، چرخه ها و سیستمهایی که اسناد را خلق و مدیریت و نگهداری کرده و از آنها استفاده می کنند، کاربرد داشته باشد.
The National Archives of Australia further defines recordkeeping metadata as:
¡ Structured or semi-structured information that enables the creation, management and use of records through time and across domains.
¡ Recordkeeping metadata can be used to identify, authenticate and contextualize records and the people, processes and systems that create, manage, maintain and use them.