X
تبلیغات
پارس هاب

وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران
معرفی، اهداف، فعالیتها و مفاهیم آرشیوی، استانداردها و ... 
لینک دوستان
آخرین مطالب

هر نوع اطلاعات ثبت شده در هر سازمان که به اشکال نوشتاری ، دیداری، شنیداری و الکترونیکی قابل تنظیم و بهره برداری است .

تعریف سند از دیدگاه مدیریت آرشیو:

تشکیلاتی که مسئول گزینش ، نگهداری و ثبت اسناد واجد ارزش و نگهداری دائم و ارائه خدمات مربوط به آن می باشد . آرشیو ملی به چه مکانی و کجا گفته می شود:

آرشیوملی جایگاهی که اسناد و مدارک قابل توجه ملی و دولتی که ارزش نگهداری دائم رادارند درآن حفظ و نگهداری می گردند، البته پس از گرد آوری ، ارزشیابی ، تنظیم وتوصیف ، ذخیره سازی ، بازیابی و ....

منابع تامین کننده تاریخ نگاری: ۵ دسته

۱- منابع نقلی و ذهنی: درتاریخ شفاهی

۲-باستان شناسی

۳-ترسیمی و تصویری و عکس و نقشه و فیلم و...

۴-اسناد و مدارک مکتوب و نسخ خطی ، کتب ، جراید قدیمی، نشریات و ...

۵- اسناد و مدارک آرشیوی و تاریخی ، " وقف نامه ها ، فرامین ، احکام ، شجره نامه ها و نسب نامه ها و ...

اسناد در زندگی روزمره تولید می گردند، بنابراین احتمال خطا آن کم می باشد، به مرور زمان به آن جنبه وارزش تاریخی می دهد.(برگرفته از درس سندشناسی  استادمحسن روستایی )
[ 1390/12/15 ] [ 07:20 ب.ظ ] [ علی احسانی مقدم ]

کتاب موضوع گرا و سند منشاگراست.

تعریف سند:

برای تعریف سند دو ریشه لغوی و اصطلاحی می توان در نظر گرفت.

سند با ریشه لغوی : نوشته ای که درمقاله دعوی(دفاع) قابل استناد باشد . سند: دلیل، نوشته ،مدرک، رسید ، قبض یا چیزی که به آن اعتماد نمایند. جمع سند....اسناد. سند رسمی به سندی اطلاق می گردد که در مرجعی ذیصلاح تنظیم شده باشد و سند عادی سندی که از طریق مرجعی غیر ذیصلاح تنظیم شده باشد.

سند در معنای اصطلاحی: سندی که مراحل جاری و نیمه جاری وراکد را طی کرده باشد و قابلیت نگهداری دائم را در آرشیو ملی دارد و پژوهشگران تاریخ و سند پژوهان برای انجام پژوهشهای تاریخی...به این اسناد رجوع می نمایند. معمولا اصطلاحنامه گفته می شود . مراجعه کننده به آرشیو ملی : مورخ نام می گیرد . هر شخصی و هر رشته تحصیلی که باشد

۳ گروه مرتبط با سند و آرشیو ملی:

۱. سند پژوه: کسی که خود سند را تشریح و آنالیز می نماید و روی خود سند کار می کند.

۲.پژوهشگر سند: کسی که با سند کار می کند.

۳.مورخ: کسی که برای تحصیل علم تاریخ از تمامی منابع استفاده می نماید.

(برگرفته از درس سندشناسی  استادمحسن روستایی )

[ 1390/12/15 ] [ 07:15 ب.ظ ] [ علی احسانی مقدم ]

در مدیریت اسناد؛خط مشی معینی که سازمان تدوین و اجرا می کند منحصر بفرد خواهد بود اما همه خط مشی ها در اهداف کلی مشترکند. فرقی نمی کندخط مشی نهایی چیست، اسنادی که در خط مشی مدیریت وجود دارند باید دارای خصوصیات زیر باشند:

·        موثوق بودن: اسناد قابل وثوق، دارای اطلاعاتی هستند که می توان به آنها اعتماد کرد و اصالت دارند. یکی از نکات کلیدی در مورد موثوق بودن، مقبولیت قانونی است به این معنا که آیا اسناد به عنوان مدرک در دادگاه قابل قبول هست یا خیر؟

·        تمامیت: اسناد باید همه اطلاعات ضروری را داشته باشند تا از مفید بودنشان در طولانی مدت، اطمینان حاصل آید. همچنین نیاز است فراداده های ضروری اسناد دریافت و نگهداری شود. فراداده، داده برای داده ای  است که ارتباط بین اسناد و فعالیت سازمان و نیز ارتباط با اسناد دیگر را ثبت و ضبط می کند. فراداده شامل اجزایی نظیر ایجادگر سند، تاریخ ایجاد و ردیف اسنادی که اسناد به آنها تعلق دارند، می باشد.

·        دسترسی: می توان اسناد سازمان را به روشی دسته بندی و در محلی قرار داد تا برای همه اشخاصی که به آن ها نیاز دارند، دسترس پذیر گردد. بعضی از اسناد باید فورا دسترس پذیر باشند در حالی که برخی اینگونه نیستند. درکل اسناد باید برای عموم دسترس پذیر باشند مگر اینکه بر اساس قانون، غیر عمومی رده بندی شده باشند.

  • تداوم و دوام: سازمان ها می خواهند که اسنادشان داوم داشته و به عبارتی در تعیین تکلیف دوره ای اسناد، همه آن ها دسترس پذیر باشند و به نحو شایسته ای بر روی رسانه های فیزیکی  که دارای کیفیت خوب برای ذخیره سازی دائمی هستند، ذخیره شوند.
[ 1389/06/30 ] [ 11:53 ق.ظ ] [ بهناز زرین کلکی ]

متادیتا چیست؟

اغلب متادیتا را "داده برای داده" تعریف کرده اند. تعریف بهتر این است که بگوییم اطلاعات ساخته شده ای از یک منبع. مثلا فهرست راهنمای فروش اجناس خانگی اطلاعاتی در مورد متادیتای آن اجناس می دهد مثل : قیمت، عنوان تجاری، رنگ و ظرفیت. یا فهرست راهنمای یک کتابخانه شامل متادیتای مرتبط با کتابها است مثل : عنوان کتاب، نویسنده ، ناشر و غیره. متادیتا منابع را قابل بازیابی می کنند به این صورت که تعیین می کنند منابع در مورد چه هستند و یا چطور با ساختار توصیف شده در سریها قابل بازیابی هستند.

در بهترین حالت، متا دیتا می تواند برای شرح ساختارهای اطلاعاتی مثل استانداردهای تکنیکی و سیاستهای ارتباطی (میانجی) که بر ارتباطات تفوق دارند، بکار گرفته شوند. e-GIF به متادیتاهای خاصی که به یافتن منابع و مدیریت اسناد اهمیت می دهد و آن تعداد از عناصری که برای مدیریت اداری اطلاعات و بازیابی موفق نیاز است

متا دیتای نگهداری اسناد چیست؟

متادیتای نگهداری اسناد داده ای است که استفاده و مدیریت اسناد را تسهیل می کند. مخصوصا در کاربردهای الکترونیکی متا دیتا می تواند مفهومی از بهبود سیستم باشد و کمک کند تا لوازم نگهداری اسناد دیده شده و آنها را پوشش می دهد.

چرا متادیتای نگهداری اسناد مهم است؟

علت تهیه متادیای نگهداری اسناد و ایجاد استاندارد برای آن» این است که:

-    دولت مدرن برای استفاده بهتر از اطلاعات اداری ، سیستمها و سیاستها و همچنین سرویسهایی که برای رفع نیاز شهروندان طراحی شده است را بهم پیوند دهد.

-         استاندارد کردن سیستمهای اطلاعاتی دولتی به نحوی که از پرتال مرکزی به راحتی قابل دسترسی باشند.

-    سیستمهای جدید برای کنترل و بررسی اسناد الکترونیکی درست شده اند. اسناد اداری در قالبهای کاغذی ذخیره سازی نخواهند شد.

-    متادیتا مدیریت و یافتن اطلاعات را تسهیل می کند( اطلاعات در اشکال صفحات وب، اسناد الکترونیکی، فایلهای کاغذی و یا صفحه گستر)

فراداده ( متادیتا) در ایجاد داده مؤثر است لذا بنحوی ساخته می شود که سازگار با کلیت سازمان باشد

[ 1389/04/15 ] [ 11:24 ق.ظ ] [ بهناز زرین کلکی ]

 سیستمهای نگهداری اسناد نرم افزارهای معمولی و ساده ای نیستند که برای مدیریت اسناد طراحی شده باشند. آنها یک مجموعه منظمی از:  

  • - مردم(people)   
  • دستورات (policies)  
  • چرخه کار (procedures)  
  • ابزار (tools)  
  • تکنولوژی (technology) 
  •  تحصیلات حمایتی مداوم و در حال پیشرفت (ongoing supporting education)  
  • حفظ و نگهداری(maintenance) هستند. در ترکیب این ترکیبات می توان فعالیتهای سازمانی را بقدر کافی و به روش مناسب مستند نمود.
[ 1389/04/15 ] [ 11:17 ق.ظ ] [ بهناز زرین کلکی ]

1 2 3 >>

<

.: Weblog Themes By Iran Skin :.





Powered by WebGozar

آمار سایت
تعداد بازدید ها: 125910

چت