کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد

کاربرگ تنظیم و توصیف اسناد مشتل بر موارد زیر است

1. منشا سند
2. جای نما
3. عنوان-کلی،بصورت خلاصه،توصیفی
4. دوره تاریخی :قاجاریه، ناصری، سوم جمادی الثانی1313 ق.
5. وابستگی اقلیمی (مبدا-مقصد)
6. زبان
7. خط نستعلیق ، شکسته
8. عناصر سندی ، تحمیدیه، مهر، طغرا،توشیح،مهر،دفتری کردن،خط ترقین(نوحیه)، خطبه،درهامش،سجلات
9. آرایه های هنری: تذهیب ، تشعیر،مطلا،ترنج،اسلیمی،جقه.
10. شرح محتوایی سند: که بایستی واژه بندی صورت گیرد. ایجاد خلاصه گوئی و دوری ازاطناب.....که مفهومی به نام تناسب ایجاد می گردد در فهرست نویسی اسناد بیشتر از چکیده نویسی تلگرافی استفاده می گردد.
11. توصیفگرها: نمایه ها یا واژکانی هستند که یا اسم خاص هستند یا مکان جغرافیایی و یا موضوعی اند . مهمترین توصیفگرتاریخ است . دومین توصیفگر اقلیم است سومین خود سند است چهارمین رجال و پنجمین موضوعی است .رابطه توصیفگربا شرح محتوائی عنوان بسیار مهم است .
12. تعداد برگ (سند) ، صفحه برای کتاب به کار برده می شود مثلا اگر یک برگ داشته باشیم پشت آن یک مهر باشد می شود یک برگ ، دوصفحه / دوبرگ باشد و یکی از آنها پشتش مهر باشد می شود 2برگ و 3صفحه.

سیستم آرشیوی هر کشوری با توجه به شرایط موجودیت است .

13.شرایط فیزیکی سند، سئوال این است یعنی آیا سند نیاز به مرمت دارد یا خیر؟.

14.شرایط دسترسی به سند یا پرونده .

15.ملاحظات(یادداشت).

16.ضمایم