گزارش نحوة برگزاری همایش آرشیو برای همه

سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در روزهای شانزدهم و هفدهم اردیبهشت ماه سال 1388 میزبان نخستین همایش ملی آرشیوی با عنوان همایش آرشیو برای همه بود. در این دو روز سخنرانان، 25 مقاله در خصوص  محورهای همایش را ارائه کردند.

در هنگام برگزاری نشست سواربیکا در حاشیة همایش شورای جهانی آرشیو در کوالالامپور، با عنایت به آنکه ایران از ده سال قبل ریاست سواربیکا را بر عهده داشت و نیز با توجه به اعلام آمادگی سازمان اسناد و کتابخانة ملی ایران، مقرر گردیده بود تا نشست رؤسا و معاونان آرشیو ملی کشورهای عضو سواربیکا در اردیبهشت سال 1388 در تهران برگزار شود. پس از طرح مطلب در معاونت اسناد ملی ایران، طرح برگزاری نشست تهیه و تدوین گردید. در این طرح، از آنجا که برخی نشست‌های قبلی سواربیکا همراه با نشست علمی برگزار شده بود، پیشنهاد گردید تا نشست علمی  سواربیکا نیز همزمان با نشست هیات اجرایی و مجمع عمومی، برگزار گردد.

در جلسة شورای اجرایی نشست سواربیکا 1388، با نظر دکتر خسروی معاون محترم اسناد ملی ایران مقرر شد به جای برگزاری نشست علمی سواربیکا با شرکت افراد محدود، همایشی آرشیوی در سطحی ملی با هدفِ اصلیِ دانش‌افزایی در حوزة‌ آرشیو برگزار شود.

این چنین استدلال شد که بهترین یادمان روز اسناد ملی سال 1388 می‌تواند از یکسو برگزاری نخستین همایش ملی آرشیوی و کارنامة علمی این همایش -که به یادگار می‌ماند- باشد و از سوی دیگر ایجاد سنت برگزاری همایش آرشیوی به مناسبت روز اسناد ملی در مقیاس کشوری، با محور توسعة مباحث آرشیوی.

پس از تهیه و تأیید طرح برگزاری همایش، از سازمان‌های مرتبط و افراد ذی تأثیر و اشخاص علاقمند داخل و خارج از سازمان برای تشکیل جلسه‌های هیئت علمی همایش دعوت به عمل آمد:

مؤسسه ها و سازمانهای خارج از سازمان: مرکز اسناد انقلاب اسلامی، کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی، اداره کل آرشیوهای سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران، سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی و مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه، گروه‌های تاریخ دانشگاه اصفهان و تهران و موسسة مطالعات تاریخ معاصر ایران.

متأسفانه تعدادی از افراد و نمایندگان مؤسسه‌های دعوت شده در جلسة تعیین اعضای هیئت علمی همایش حاضر نشدند.

در جلسة بعد، فراخوان همایش نهایی شد و در مطبوعات و در وب‌گاه سازمان منتشر گشت. به منظور اطلاع رسانی بیشتر، متن فراخوان در وب‌گاه سازمان کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی و شماری از وبلاگ‌های اسنادی و کتابداری -مانند وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران (در 24 مهر1387)، وبلاگ گفتگو (در 27 مهر 1387) و وبلاگ گروهی اسناد و مطبوعات- قرار گرفت.

شایان ذکر است، برخی خبرگزاری‌ها نیز مانند ایبنا، کتاب نیوز، خبرگزاری مهر(28 مهر 1387)، باشگاه اندیشه و خبر فارسی، خبر برگزاری همایش را در وب‌گاه خویش قرار دادند. در پی آن، پیام‌هایی برای یادآوری برگزاری همایش، در وبلاگ گروهی آرشیویست‌ها (مورخ 13 آذر1387) و وبلاگ‌های مرتبط دیگر  قرار داده شد.

در فراخوان همایش اعلام شد که سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران در نظر دارد با همکاری سایر آرشیوهای مهم کشور همزمان با برگزاری نشست اجرایی اتحادیة جنوب و غرب آسیای شورای جهانی آرشیو (سواربیکا) در اردیبهشت 1388 در تهران، همایشی تخصصی در سطح ملی با عنوان «آرشیو برای همه» برگزار کند. هدف از برگزاری این همایش دانش‌افزایی در حوزة آرشیوداری، همگرایی و همکاری هر چه بیشتر آرشیوها و امکان تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور اعلام شد. محورهای همایش در فراخوان این گونه آمده بود: آرشیوها، کتابخانه‌ها و موزه‌ها: وجوه اشتراک و افتراق، همگرایی در آرشیوهای کشور(نوشتاری، دیداری و شنیداری): بایدها و نبایدها، نقش آرشیو در پژوهش‌ها، لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور، مدیریت اسناد الکترونیک، آرشیوهای انقلاب و دفاع مقدس در ایران، فرایندهای آرشیو (گردآوری و ارزشیابی، پردازش و توصیف، حفظ و نگهداری، ارائه خدمات و اطلاع رسانی)، آموزش آرشیوداری و اهمیت آرشیوهای خصوصی (خانوادگی- مجموعه ها).

در ادامه، از سازمان‌ها و مؤسسه‌‌های مرتبط با آرشیو و اسناد درخواست شد تا یکی از کارشناسان خبرة خود را برای عضویت در شورای اجرایی همایش معرفی کنند. با معرفی نمایندگان مؤسسه‌ها و سازمان‌های یادشده، شورای اجرایی همایش نیز شکل گرفت.

تا زمان پایان ارسال چکیده -و کمی پس از آن- تعداد 132 عدد چکیده مقاله به دبیرخانه همایش رسید. این مقالات توسط 149 نفر (خواه نویسندة همکار و خواه یک نفر، نویسندة چند چکیده)، با سطح تحصیلات و تخصص‌های گوناگون -به طور عمده کتابداری و پس از آن، تاریخ- (دکتری 15 نفر، دانشجوی دکتری 12 نفر، کارشناسی ارشد 47 نفر، دانشجوی کارشناسی ارشد 47 نفر، کارشناس 40 نفر، دانشجوی مقطع کارشناسی 2 نفر و کاردان 1 نفر)، نگاشته شده بود.

پس از اعلام داوری چکیدة مقالات، با توجه به مقارن شدنِ پایان زمان مهلت ارسال مقاله برای همایش آرشیو برای همه، با آزمون دکتری و کارشناسی ارشد دانشگاه‌ها و تقاضای تعدادی از ارائه دهندگان مقاله برای تمدید این زمان، مهلت ارسال اصل مقاله تا پانزدهم اسفند ماه 1387 تمدید شد.

گنجایش سالن همایش ساختمان آرشیو ملی (در حدود 250 نفر) از یک سو، و استقبال از همایش (با توجه به تعداد چکیده مقاله و اصل مقاله‌های رسیده) و نیز برگزاری همزمان همایش و نشست اجرایی شورای جهانی آرشیو شاخه جنوب و غرب آسیا (سواربیکا) از سوی دیگر، موجب شد تا شورای اجرایی همایش تصمیم بگیرد به منظور برگزاری شایستة همایش (اختصاص فضای مناسب برای همایش، پذیرایی و مواردی از این دست)، اقدام به ثبت نام اینترنتی از علاقه‌مندان شرکت در همایش کند. این امر از طریق وب‌گاه سازمان متبوع و نیز وبلاگ‌های مرتبط (از جمله وبلاگ گروهی آرشیویست‌ها در تاریخ 21 اسفند 1387) به اطلاع همگان رسید. تا ابتدای اردیبهشت ماه بیش از سیصد و پنجاه نفر، مبادرت به ثبت نام اینترنتی کردند. با توجه به تعداد افراد ثبت نام کرده، از سوی شورای محترم مدیران مقرر گردید تعداد شرکت کنندگان همکاران سازمانی و نیز میهمانان سایر دستگاه‌های دولتی و وابسته به دولت و به‌ویژه رابطان اسناد مشخص شود. به همین منظور از ادارات کل معاونت اسناد ملی و دستگاه‌ها خواسته شد تا نمایندة خود را برای شرکت در همایش به سازمان معرفی کنند.

در هماهنگی به عمل آمده با اداره کل محترم تدارکات و خدمات عمومی، برای سهولت در امور مربوط به پذیرش و پذیرایی شرکت کنندگان در همایش، امر صدور کارت و راهنمایی شرکت‌کنندگان به سالن‌های همایش، پذیرایی، اهدای هدایای تهیه شده -توسط سازمان و سازمان‌های همکار-، و اعطای گواهی حضور به بخش خصوصی سپرده شد.

در نهایت، ساختمان آرشیو ملی ایران (ساختمان گنجینة اسناد) در روزهای شانزدهم و هفدهم اردیبهشت ماه سال 1388 میزبان نخستین همایش ملی آرشیوی با عنوان همایش آرشیو برای همه بود. در این دو روز سخنرانان، 25 مقاله در خصوص  محورهای همایش را ارائه کردند.

به پایان آمد این دفتر حکایت همچنان باقی  

منتظر مشارکت همه شما در دومین همایش ملی آرشیوی هستیم