فراداده(متا دیتا)ی سیستم نگهداری اسناد چیست؟

فراداده(متادیتا)ی مدیریت و نگهداری اسناد، داده ای است که استفاده و مدیریت اسناد را تسهیل می کند. مخصوصا در کاربردهای الکترونیکی متا دیتا می تواند مفهومی از بهبود سیستم باشد و کمک کند تا لوازم مدیریت و نگهداری اسناد دیده شوند.

متا دیتای مدیریت و نگهداری اسناد ابزاری است که شرح و توصیف اسناد، کاربر و فعالیتهای کاری را به بهترین ومناسب ترین توضیحات، ممکن می سازد تا اطمینان حاصل کند از:

-        قابلیت دسترسی بهترین اطلاعات

-        بهبود روش مدیریت اسناد

-        حسابرسی بیشتر در کارکرد شغلی

نکته: متادیتا در فرمهای مختلف و شکلهای گوناگون بکار می رود.

به خاطر داشته باشید که متادیتا می تواند در دو نوع سنتی و الکترونیکی مدیریت و نگهداری اسناد بکار گرفته شود. بکارگیری آنها بستگی به احتیاجات فعالیتهای کاری سازمانها دارد. 

ایزو 15489 متا دیتای نگهداری اسناد را چنین تعریف می کند:

داده ای که شکل(زمینه) ، محتوا و ساختار اسناد و مدیریت آنها را در ظرف زمان شرح می دهد.  

¡

ISO 15489, defines recordkeeping

metadata as:

¡Data describing context, content and structure of records and their management through time.