نکته ای در ساخت سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی

وقتی تکنولوژی و روش جدیدی برای انجام فعالیتهای اداری به سازمانی معرفی می شود روشهای قدیمی و عملیاتی که برای کنترل اسناد در کلیه مراحل( تولید، دریافت، ذخیره سازی، بازیابی و نگهداری) انجام می گرفته اند از اثر بخشی کمتری برخوردار خواهند شد. اما بطور کلی در روشهای جدید و قدیم برای ذخیره و نگهداری اسناد ارزشمند دو شیوه متمرکز و غیر متمرکز اعمال می شود.

در نظام الکترونیک صرفه نظر از شیوه های متداول ، ساخت و توسعه سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی باید درقالب دو بخش محتوایی (قواعد اسناد وابسته ) و ساختاری (الزامات اجرایی سیستم ) ملاحظه شوند.