سیستم نگهداری اسناد

"سیستم نگهداری اسناد" چیزی بیش از یک سیستم رایانه ای است و در واقع حمایتی برای کارکردهای اداری قلمداد می شود که به وسیله افراد و با ابزاری به نام رایانه و بر اساس روشهای متقنی که بوسیله چرخه مربوطه دنبال می شود، صورت می پذیرد 

" پرونده ها، چرخه های تولید، روشها، دانش و وسایل" مفاهیمی هستند که به کارکرد نگهداری اسناد، قالب و هویت می بخشند. 

پرونده ها (اسناد) [i] : نکته بسیار مهم، پذیرش محوریت اسناد در یک سیستم نگهداری است به این معنا که بپذیریم تمام سیستم حول محور اسناد می چرخد گرچه از نظر تئوری ممکن است آنها را جدا از سیستم بررسی کرد اما ما نمی خواهیم و نباید این جدایی را ایجاد کنیم بلکه اسناد همواره به عنوان هسته مرکزی سیستم مورد توجه و دقت واقع خواهند شد. زمانی که  اسناد تحت کنترل قرار می گیرند و به دقت ثبت و ضبط می شوند در حقیقت جملگی زیر سیستمی[ii]  از سیستم نگهداری اسناد برشمرده خواهند شد که ما آن را سیستم اسناد می نامیم. این سیستم نه تنها  می تواند شامل همه اسناد باشد بلکه شامل اجزای تفکیک شده آنها نیز هست. البته نحوه این شمولیت، بستگی تام به سازمان مربوطه و همچنین به چگونگی اجرای سیستم نگهداری خواهد داشت.

چرخه ها[iii] :  چیزی که در این جز قرار می گیرد کاربردهای رایانه ایست و به عنوان خودکار بودن بسیاری از سیستمهای کاری قلمداد می شود. در حقیقت از نگاه رایانه ای کاربرد یک نرم افزار ، یک چرخه است. اما چون در بعضی از قسمتها، چرخه های کاری بطور غیر ماشینی و به صورت دستی انجام می پذیرند پس ناگزیریم به هر دو نوع فعالیت یعنی فعالیتهای کاری بطور ماشینی و انجام امور به صورت دستی، چرخه گوییم. برای "سیستم نگهداری اسناد" در یک چرخه، مسایلی نظیر ثبت مکاتبات، روش ایجاد نظم و ترتیب، یا نحوه در اختیار قرار گرفتن اسناد برای مراجعین به صورت شاخصی مطرح است.

روشها[iv] : روشها مرتبه ای بالاتر از چرخه محسوب می شوند. آنها از مبنای تئوریک برخوردار هستند و روشهای آرشیوی در تعیین کاربردهای اساسی ماشینی در"سیستم نگهداری اسناد" دخالت مؤثر و تعیین کننده ای دارند مثل نحوه توصیف اسناد ، طبقه بندی و یا امحای اوراق که شامل ایجاد ضوابط آنها نیز خواهد شد. در "روشها" از اطلاعات تکنیکی برای ایجاد ضوابط استفاده میگردد مثلا در روش ذخیره سازی  اسناد از این اطلاعات بهره کافی برده می شود.

دانش[v] : برای اطمینان از کارکردهای "سیستم نگهداری اسناد" به دانش آرشیوی نیاز است بنابر این در کلیه مراحل مختلف سیستم نگهداری ، حضور دانش آرشیوی از ضروریات و لوازم اولیه خواهد بود. روشها نیز به نوبه خود کاربرد این دانش هستند اما برای آگاهی و اطمینان از کارکرد خوب سیستم، به دانش بیشتری نیاز است. بطور مثال دانش وآگاهی  در مورد محیط سیستم، بخشهای کاری در سازمان ، چرخه کاری مربوطه و همچنین اطلاعات و دانشی در مورد سازماندهی ساختار واحدهای سازمانی، لازم است تا از موارد مسئولیت خیز و آنچه انجام می پذیرد و یا از کسی یا چیزی که مسئولیت دارد و حتی از محیط فیزیکی سازمان، آگاهی حاصل آید و علاوه بر آنچه برشمرده شد به دانش حقوقی، اقتصادی، سیاسی، اداری هم نیاز  است تا خطوط و موازین مسئولیت پذیری شناخته شده و نوع اسنادی که باید در ارتباط با آنها تولید شوند، تعیین گردد. اطلاعات و دانش تکنیکی نیز برای نگهداری نرم افزار و یا موادی که مورد استفاده قرار می گیرند از ضروریات ابتدایی خواهد بود. سیستم می بایست به گونه ای طراحی شود که به روشنی بداند چه زمانی باید یک سند خاص، تبدیل و یا تجمیع گردد.

در مدیریت مناسب و صحیح سیستم نگهداری اسناد،  بسیار مهم است که اطلاعات و دانشهای ضروری، بطور کاملا روشن و واضح تدوین شده و قابلیت دسترسی آسان داشته باشند اما در حال حاضر در سیستم های موجود، اطلاعات و دانش از طریق راهنماها، دستورالعملها، قواعد و حتی قسمت اعظم آن از طریق تجربیات فردی حاصل می شوند[vi].

افراد، ابزار، مواد[vii] :

مواد غالبا کمتر مورد توجه بوده اند ( مواد مانند : کاغذ، جعبه ها، نوارها، فلدرها و غیره) در حالیکه باید از کیفیت مطلوبی برخوردار باشند.

ابزار چیزهایی هستند که کار انجام می دهند بجز افراد، رایانه و وسایل، ابزار محسوب می شوند.

افراد نیز دارندگان دانش و اطلاعاتی هستند که پیگیر چرخه کاری هستند.

آنچه اینجا مطرح می شود مفهوم مکانیزمی است که افراد، بخشی از آن سیستم محسوب می گردند. در حقیقت سیستم نگهداری اسناد وقتی مطلوب عمل می کند که واقع نگر بوده  و قدرت تصمیم گیری انسان در آن بیشتر از دیگر سیستمها  باشد و راحت تر بتوان چیزی را از آن سیستم حذف کرد. 

[i]  - Documents, the records

[ii]  - subsystem

[iii]  - procedures

[iv]  - Methods

[v]  - Knowledge

[vi]  - "A model for a record keeping system ", Proceedings European Expert, Meeting on Electronic Records, Jun 18, 1997.

[vii]  - People, Means, Materials