مدیریت اسناد الکترونیکی

بدون شک هر سازمانی(دولتی وغیر دولتی)، اسناد خود را مدیریت می کند پس به دلایل کاملا واضحی  به نگهداری و حفاظت این اسناد می اندیشد. بنابر این"سیستم نگهداری اسناد"  می تواند در هر سازمان و یا اداره ای وجود داشته باشد. امانکته اصلی انتخاب سیستمی کارآ با قابلیت پاسخگویی به نیازهای عملیاتی اجرایی ادارات و یا سازمانهاست.

گام نخست در تعیین "سیستم نگهداری اسناد"[1] بررسی مفهومی آن است زیرا نمی توان صرفا "خودکار بودن سیستم" را در نظر داشت. این سیستم تنها یک بسته نرم افزاری نیست که از بازار خریداری شده و سپس مورد استفاده قرار گیرد. بلکه "سیستم نگهداری اسناد"، در درجه اول تفسیری از فعالیتهای اداری یک سازمان است و باید قابلیت کنترل و نگهداری اسناد و راه و روشهایی که در خلق و نگهداری اسناد سازمانی مورد نیاز قرار می گیرد را دارا باشد. بنابر این لازم است نرم افزار "سیستم نگهداری اسناد" هر سازمان، تحت شرایط و روابط سازمانی و چرخه کاری همان سازمان طراحی و بوجود آید.

در هر حال بکار گیری اجزای جدید یک مفهوم در طراحی روشها و تحلیل سیستم می تواند نقش تعیین کننده ای داشته و همچنین ارائه مشخصات واضح و روشن اجزای سیستم کاری در یک سازمان می تواند در تشخیص ساختار سیستم نگهداری اسناد، کمک قابل توجهی نماید زیرا از این ساختار، وسیله ای بوجود خواهد آمد که بتواند تغییرات لازم برای مدیریت شایسته اسناد الکترونیکی را پدید آورد.

شورای جهانی آرشیو (ایکا)[2]سیستم نگهداری اسناد را به عنوان " یک سیستم اطلاعاتی که برای مقاصدی نظیر ذخیره سازی و بازیابی اسناد، طراحی شده و برای کنترل عملیات مشخصی نظیر خلق، ذخیره سازی و دسترسی به اسناد با حفظ اصالت و قابلیت استنادی آنها، ساماندهی گردیده است[3]" معرفی می نماید که مرتبط با برداشت جهانی آن و بسیار کلی بنظر می آید. اما توضیحی که از سیستم نگهداری اسناد داده می شود با توجه به تعریف جهانی آن بر دو قسمت مهم استوار است.

قسمت اول بر اساس مشخصات جزیی تری تبیین می شود این اجزا عبارت از معانی چرخه ها، روشها، دانشها، وسایل ، پرونده ها و اسنادی که یک سازمان در عملیات نگهداری خود مورد توجه قرار داده و یا به آنها شکل می بخشد، خواهد بود. در این قسمت که شامل معنی مفاهیمی چون " پرونده ها، چرخه های تولید، روشها، دانش و وسایل" است، به کارکرد نگهداری اسناد، قالب و هویت داده می شود.

در قسمت دوم، فعالیتهایی که باید در درون "سیستم نگهداری اسناد" انجام پذیرد، تعیین می گردد و در واقع به عمل نگهداری ، شکل و صورت داده می شود.[4]

---

[1]  - Recordkeeping system

[2]  - International Council of Archives

[3]  - "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating , storing , and accessing records , to safeguard their authenticity and reliability ", International Council of Archives , Committee on Electronic Records ,Guide for Managing Electronic Records from an Archival perspective. Paris , 1997.

[4] - Peter Horsman, "Electronic Recordkeeping",The Recordkeeping System as framework for the Management of Electronic Records,  Amsterdam 2001.